Assistenz der Geschäftsstellenleitung / Teamassistenz (m/w/d) - Hochschulforum Digitalisierung

Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft e.V.; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Organisation im Bildungsbereich in Berlin sucht eine Assistenz in Voll- oder Teilzeit zur Unterstützung der Geschäftsstellenleitung. Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, die Bearbeitung von Anfragen sowie die Unterstützung bei Veranstaltungen. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung oder ein relevantes Studium vorweisen und Interesse an digitalen Themen haben.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Mobiles Arbeiten

Inhouse-Seminare

ÖPNV-Zuschuss

13. Gehalt

betriebliches Altersvorsorge

Qualifikationen

• Erste Praxiserfahrung in einer Assistenzrolle, idealerweise im Bildungs- oder Non-Profit-Bereich.
• Interesse an digitalen Transformationsthemen und schnelle Auffassungsgabe.
• Professionelles Auftreten und stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsstellenleitung bei der Organisation von Terminen.
• Beantwortung von externen Anfragen und Korrespondenz.
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Teamarbeit

Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Hochschulstudium

Tools

MS Office

CRM

ERP

Jobbeschreibung

Teil-/Vollzeit

ab sofort

Berlin

Über uns

Seit mehr als 100 Jahren gestaltet der Stifterverband gemeinsam mit seinen Mitgliedern, Förderern und Partnern das Bildungs- und Wissenschaftssystem in Deutschland. Das Ziel: Bildung und Wissenschaft zu verbessern, die Innovationskraft der Gesellschaft zu stärken - unabhängig, gemeinwohlorientiert, partnerschaftlich.
Das Hochschulforum Digitalisierung (HFD) ist der bundesweite Think-&-Do-Tank zur digitalen Transformation an Hochschulen. Seit 2014 vernetzt es Akteur:innen aus Hochschulen, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, macht Entwicklungen sichtbar und erprobt innovative Lösungsansätze. Das HFD ist eine gemeinsame Initiative von Stifterverband, CHE Centrum für Hochschulentwicklung und Hochschulrektorenkonferenz (HRK). Gefördert wird es vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR).

Das HFD sucht am Standort Berlin zur Verstärkung seines Teams eine Assistenz in Voll- oder Teilzeit. Die Stelle ist bis zum 31.12.2029 befristet.

Aufgaben

Unterstützung der HFD-Geschäftsstelle mit Schwerpunkt Persönliche Assistenz der Leitung und Stakeholdermanagement bei:

• Organisation und Koordination von Terminen, Kalender und Emails der Geschäftsstellenleitung
• Beantwortung von externen Anfragen und Stakeholder-Korrespondenz
• Unterstützung der Leitung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Versand von Serien-Emails
• Recherche, Aufbereitung von Unterlagen und Erstellung von Präsentationen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
• Unterstützung des Stakeholder-Managements, Verteiler- und Datenbankpflege
• Unterstützung des Office-Managements und teaminternen Wissensmanagements
• Unterstützung des projektbezogenen Beschaffungswesens und ordnungsgemäße Prüfung und Abwicklung von Rechnungen
• Unterstützung bei Veranstaltungen und Sonderaufgaben
• Enge Zusammenarbeit mit allen Teammitgliedern und insbesondere mit der Geschäftsstelle und dem Assistenzpool

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Hochschulstudium im Bereich Kommunikationsmanagement, Betriebswirtschaft, Politik und Verwaltung oder vergleichbar
• Erste Praxiserfahrung in einer Assistenzrolle (zum Beispiel Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Office Manager (m/w/d) oder Projektassistenz), idealerweise im Bildungs-, Forschungs- oder Non-Profit-Bereich
• Ausgeprägte Motivation und Organisationsgeschick, Leitung und Team bestmöglich zu unterstützen, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und einer proaktiven Arbeitsweise
• Interesse an den Kernthemen des Programmbereichs Digitale Transformation, schnelle Auffassungsgabe und Freude an neuen Herausforderungen
• Professionelles Auftreten und stilsichere Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Kollaborations- und Präsentationstools; Bereitschaft sich in neue Systeme (CRM, ERP, Wissenmanagement) einzuarbeiten
• Freude an der Gestaltung effizienter administrativer Prozesse und am Wissensmanagement in einem dynamischen, kollegialen Umfeld

Was wir bieten

• Mitgestaltung & Teilhabe – Flache Hierarchien, aktive Mitwirkung & engagierte Betriebsräte
• Gestaltungsspielraum – Eigene Ideen einbringen, neue Lösungen entwickeln & umsetzen
• Weiterbildung – Inhouse-Seminare, individuelle Fortbildungen & Wissenstransfer
• Work-Life-Balance – Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub & mobiles Arbeiten
• Familie & Beruf – Homeoffice, Sonderurlaub & kostenfreier PME-Familienservice
• Attraktive Standorte – Arbeitsplätze im Herzen Berlins
• Moderne Arbeitsumgebung – Neue Technologien & motiviertes Team
• Mobilität – ÖPNV-Zuschuss & Dienstradleasing mit JobRad
• Gesundheit – Verpflegungszuschuss, Gesundheitsworkshops & kostenlose Impfungen
• Vergütung – 13. Gehalt, Urlaubsgeld & betriebliche Altersvorsorge

Für diese Ausschreibung gibt es keine Bewerbungsfrist. Solange diese Ausschreibung auf unserer Homepage ist, können Sie sich gern bewerben.

Wir können das Bildungs- und Wissenschaftssystem nur gemeinsam gestalten. Unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion oder Weltanschauung, Alter oder sexueller Identität - bei uns haben alle Menschen die gleichen Chancen. Der freie Platz in unserem Team könnte Ihrer sein. Fügen Sie bitte Ihrer Bewerbung Angaben zu Ihrem Gehaltswunsch sowie Ihrem frühestmöglichen Eintrittsdatum hinzu.

Kontakt

Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft
Maria Munzel-Wolters
Baedekerstraße 1
45128 Essen
T 0201 8401-145

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