Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Thalia / buch.de internetstores AG; Münster; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Company Bike

ÖPNV-Vergünstigung

Personalrabatt

Zusammenfassung

Thalia / buch.de internetstores AG in Münster sucht eine engagierte Assistenz der Direktoren im Bereich eCommerce, die zuverlässig die Geschäftsleitung unterstützt und Termine koordiniert. Sie arbeiten eigenständig, strukturiert und erstellen Berichte, während Sie engen Kontakt zu Teams in eCommerce, Marketing und IT pflegen.

Sie arbeiten proaktiv, verantwortungsbewusst und sind belastbar, flexibel und priorisieren sicher, um die Geschäftsleitung effizient zu unterstützen.

Qualifikationen

• - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsleitungs- oder Executive-Ebene.
• - Sehr gute Kenntnisse in MS Office / Microsoft 365, insbesondere Teams, Outlook, PowerPoint und Excel.
• - Idealerweise Erfahrung im eCommerce-, Digital-, Marketing- oder IT-Umfeld.
• - Selbstständig, strukturiert und proaktiv, mit hoher Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.
• - Kommunikationsstark, souverän und durchsetzungsfähig, mit Freude an Prozessverbesserung und aktiver Mitgestaltung.

Aufgaben

• - Kalender- & Terminmanagement: Termine koordinieren, Dienstreisen planen und Reisekostenabrechnungen betreuen.
• - Korrespondenz & Unterlagen: E-Mails bearbeiten, Unterlagen aufbereiten und Informationen griffbereit halten.
• - Meeting- & Veranstaltungsorganisation: Organisation von Meetings, Workshops und Reviews inklusive Protokoll-Tracking.
• - Erstellung von Präsentationen & Reports: Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen erstellen und pflegen.
• - Koordination & Nachverfolgung: Offene Punkte im Blick behalten, Deadlines erinnern, Abstimmungen sicherstellen.
• - Schnittstellenfunktion: Zentrale Anlaufstelle zwischen Direktoren und Teams in eCommerce, Marketing und IT.

Kenntnisse

Assistenz auf Geschäftsleitungs- oder-

MS Office / Microsoft 365

Termin- und Kalenderorganisation

Kommunikationsstärke

Priorisierung & Flexibilität

Eigenständigkeit & Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office / Microsoft 365

Jobbeschreibung

Gestalte mit uns eine Welt, in der Inhalt zählt.

Bei Thalia glauben wir daran, dass Bücher und Geschichten Menschen bereichern und verbinden. Seit über 100 Jahren schaffen wir Raum für Ideen und Inhalte, die bewegen und inspirieren – in unseren über 570 Buchhandlungen, online und digital. Wir möchten, dass Lesen einfach zugänglich und erlebbar ist, und begleiten unsere Kundinnen und Kunden auf ihrem persönlichen Weg zu neuen Welten und Perspektiven.

Unser Team von rund 7.000 Mitarbeitenden lebt diesen Anspruch jeden Tag. Wir übernehmen Verantwortung, teilen Wissen, lernen voneinander und wachsen gemeinsam. Wenn du Lust hast, Teil eines Teams zu sein, das das Lesen liebt und mit Leidenschaft daran arbeitet, den Zugang zu wertvollen Inhalten für alle Menschen zu ermöglichen, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Werde Teil unserer Thalia-Erfolgstory und bringe deine Ideen und deine Begeisterung aktiv ein – für eine Welt, in der Inhalt zählt.

Deine Mission bei uns

Als Assistenz unserer Direktoren im Bereich eCommerce bist du die organisatorische Stütze der Geschäftsleitung– zuverlässig, strukturiert und vorausschauend. Du sorgst dafür, dass der Alltag der Direktoren reibungslos läuft und sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Deine Aufgaben bei uns

• Kalender- & Terminmanagement: Du planst, koordinierst und priorisierst die Termine der Direktoren, organisierst Dienstreisen und kümmerst dich um die zugehörigen Reisekostenabrechnungen.
• Korrespondenz & Unterlagen: Du bearbeitest eingehende E-Mails, bereitest Unterlagen auf und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen geordnet und griffbereit sind.
• Meeting- & Veranstaltungsorganisation: Du übernimmst die vollständige Organisation von Meetings, Workshops und Reviews – von der Einladung über die Raumplanung bis zur Nachbereitung mit Protokoll und To-do-Tracking.
• Erstellung von Präsentationen & Reports: Du erstellst und pflegst Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung.
• Koordination & Nachverfolgung: Du behältst offene Punkte im Blick, erinnerst an Deadlines und sorgst dafür, dass Abstimmungen zwischen den beteiligten Teams nicht ins Stocken geraten.
• Schnittstellenfunktion: Du bist die zentrale Anlaufstelle zwischen den Direktoren und den Teams aus eCommerce, Marketing und IT – intern wie extern.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsleitungs- oder Executive-Ebene.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office / Microsoft 365, insbesondere Teams, Outlook, PowerPoint und Excel.
• Idealerweise Erfahrung im eCommerce-, Digital-, Marketing- oder IT-Umfeld.
• Selbstständig, strukturiert und proaktiv, mit hoher Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.
• Kommunikationsstark, souverän und durchsetzungsfähig, mit Freude an Prozessverbesserung und aktiver Mitgestaltung.
• Du bist belastbar, flexibel und sicher im Priorisieren – und stehst uns an 5 Tagen pro Woche mit mindestens 35 Stunden zur Verfügung.

Das bieten wir dir

Neben vielen klassischen Vorteilen wie Company Bike, ÖPNV-Vergünstigung oder Personalrabatt findest du bei uns:

• Gestaltungsspielraum: Verwirkliche deine Ideen und gestalte aktiv die Zukunft von Thalia mit.
• Persönliches Wachstum: Profitiere von diversen Weiterbildungsangeboten und individuellen Karrierewegen.
• Sinnstiftende Arbeit: Dein Einsatz hat direkten Einfluss auf unsere digitale Kompetenz – insbesondere in den Bereichen eCom, IT-Security & -Maintenance.
• Agiles Arbeiten und moderne Unternehmenskultur: Arbeite flexibel und eigenverantwortlich in einem offenen, dynamischen Umfeld.
• Teamspirit: Erlebe Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung auf allen Ebenen.
• Vielfalt und Offenheit: Wir schätzen unterschiedliche Perspektiven und fördern Diversität.
• Treiber des Wandels: Gestalte als Teil von #TeamThalia mit uns die Transformation unseres Unternehmens.

In der Welt der Bücher ist Platz für jede Geschichte und jede Perspektive. Bei Thalia sind wir fest davon überzeugt, dass Vielfalt und eine Kultur der Wertschätzung entscheidende Antriebskräfte für Kreativität und Innovation sind. Daher begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen jeglicher Herkunft, Religion, Geschlechtsidentität, sexuellen Orientierung, Alter und Fähigkeiten. Auch Teilzeit-Anstellungen sind bei uns herzlich willkommen.