Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Diginet GmbH & Co. KG; Köln; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Onboarding Week

Mentoringsprogramm

Kulturförderung

Weiterbildung

Deutschland-Ticket Zuschuss

Aktienprogramm

Job summary

Pixum sucht eine zuverlässige Unterstützung für das CEO-Team in Köln. Du bist Teil des People Teams, sicherst Office-Management und Assistenz, koordinierst Kalender, Meetings und Dienstreisen und betreust Vertragsprozesse.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung sowie internen Teams und externen Partnern zusammen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Du bringst serviceorientierte Erfahrung mit, idealerweise aus kaufmännischer Umgebung oder Assistenz, hast eine abgeschlossene Ausbildung

Qualifications

• Erfahrung in einer serviceorientierten Position mit direkter Zusammenarbeit auf Geschäftsführungsebene.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (Wirtschaft/HR).
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch; gute Englischkenntnisse.
• Organisations- und Priorisierungstalent; strukturierte Arbeitsweise.
• Souveränes Auftreten gegenüber Führungskräften.

Responsibilities

• CEO Support: Kalenderplanung, Meetings und Dienstreisen koordinieren.
• Meeting Organisation inkl. Offsites planen und Fristen im Blick behalten.
• Vertragsmanagement, Fuhrparkbetreuung, Empfang vertreten und Office unterstützen.
• Office-Projekte umsetzen, Tools einführen und Prozesse verbessern.
• Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Partnern.

Skills

Organisationstalent

Kalender-Management

Meeting-Organisation

Vertragsmanagement

Projektmanagement

Deutsch und Englisch Kommunikation

Office-Management

Education

Kaufmännische Ausbildung

Wirtschaft/HR Studium

Eventmanagement Ausbildung

Tools

Office/Google Anwendungen

Tabellenkalkulation

Projektmanagement-Tools

Job description

Info

Du bist ein echtes Organisationstalent, erfahren im Umgang mit Geschäftsleitern und liebst es, im Herzen des Geschehens zu arbeiten? Dann bist du bei Pixum genau richtig! Du hältst unserem CEO Thomas und dem Management den Rücken frei und stellst als Teil unseres People Teams (bestehend aus HR, Office Management und Assistenz) sicher, dass unser Geschäftsbetrieb und unternehmensweite Prozesse reibungslos laufen. Du arbeitest direkt an den Themen der Geschäftsleitung mit, steuerst die Zusammenarbeit mit internen Teams, Führungskräften sowie externen Partnern und setzt eigene Projekte um.

Deine Aufgaben

• CEO SUPPORT: Du schaffst Thomas und der Geschäftsleitung im Daily Business den nötigen Freiraum für strategische Themen: Dafür priorisierst du seinen Kalender, koordinierst Meetings und Dienstreisen, bereitest Rechnungen zur Freigabe vor und unterstützt zuverlässig bei rechtlichen Fragestellungen sowie administrativen Aufgaben.
• MEETING ORGANISATION:Du organisierst Meetings für die Geschäftsleitung, bereitest sie vor und nach und behältst vereinbarte Aufgaben und Fristen im Blick. Außerdem planst du Offsites, besondere Events und andere Abstimmungen der GL intern genauso wie extern.
• OPERATIONAL SERVICES & VERTRAGSMANAGEMENT:Du sorgst dafür, dass unsere Geschäftsleitung den Geschäftsbetrieb stabil, geregelt und effizient aufrechterhalten kann. Du betreust unseren Fuhrpark, bist verantwortlich für die Pflege und das Nachhalten unseres Vertragsmanagements. Bei Bedarf vertrittst du zudem unseren Empfang und unterstützt das Office Management.
• PROJECTS & PROCESSES:Du setzt eigene Office-Projekte um, führst neue Tools und Abläufe ein und verbesserst bestehende Prozesse. Beispielsweise koordinierst du Projekte rund um Vermietung und Dienstleister, sodass unser Office sicher und funktionsfähig bleibt – von Inventar und Infrastruktur-Umbauten, über Reparaturen bis zum Brandschutz.

Dein Profil

• Du bringst einschlägige Erfahrung aus einer serviceorientierten Position und der direkten Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung mit – idealerweise aus dem kaufmännischen Umfeld oder dem Assistenzbereich
• Du bringst eine abgeschlossene Ausbildung (z.B. kaufmännischer Bereich, Eventmanagement) oder ein Studium (z.B. Wirtschaft, HR) mit.
• Du trittst souverän auf, kommunizierst klar und vertrittst deine Themen auch gegenüber Führungskräften verbindlich. Dabei stellst du dich auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Arbeitsweisen ein.
• Dir liegt es, Ordnung in komplexe Themen zu bringen, erkennst auch bei unklaren Fragestellungen schnell, worauf es ankommt und findest strukturierte Lösungen.
• Du behältst auch bei neuen Anforderungen und mehreren parallelen Projekten den Überblick. Du erkennst frühzeitig, wo Handlungsbedarf besteht, setzt die richtigen Prioritäten und handelst proaktiv.
• Du arbeitest sicher mit Office- bzw. Google-Anwendungen, Tabellen und Projektmanagement-Tools und findest dich schnell in neue Systeme ein.
• Du kommunizierst verhandlungssicher auf Deutsch und gut auf Englisch.

Deine Benefits

• TEAM: Ein achtköpfiges Team, das sich riesig auf dich freut!
• ONBOARDING:Gut strukturiert u.a. mit der Pixum Onboarding-Week, Patenprogramm, Einarbeitungs- und Probezeitleitfäden.
• CULTURE: Wir gestalten Pixum! Das nehmen wir wörtlich, jede:r kann sich einbringen, Projekte und Ideen pitchen, damit sich selbst und Pixum weiterentwickeln.
• DEVELOPMENT:Interne Schulungsangebote, eigene digitale Learning Plattform & vielseitige Schulungen in unserer Unternehmensgruppe.
• MOBILITÄT:Zuschuss zum Deutschland-Ticket, Shared Parking System und individuelles Dienstfahrrad-Leasing.
• AI FOCUS: Wir nutzen AI, um echten Mehrwert zu schaffen. Für unsere Kunden. Für unsere Teams. Für Pixum. Jedes Jahr veranstalten wir einen AI Day und einen Innovation Day. Mit dem AI Pass haben wir aktuell mehrere AI-Trainings für alle Mitarbeitenden, die laufend erweitert werden.
• COFFEE & FOOD LOVE: Bei uns gibt’s High-End Siebträger-Espressomaschinen, breakfast for free daily, Kantine, Pizza‑Ofen, Hofmanns‑Gerichte uvm., zudem bezuschusst Pixum dein Mittagessen.
• HEALTH: Physiologische Massagen in der Weihnachtszeit, Employee Assistance Programm, sportliche Firmenevents (u.a. B2Run, Köln Marathon) und Zuschuss zu deiner Urban Sports Mitgliedschaft.
• GAMING FUN:Kicker, Playstation 5 und Nintendo Switch im Office.
• KIDS & FAMILY: Bei Betreuungslücken kann Dein Kind einfach mit zu Pixum in unseren Eltern-Kind-Raum kommen. Du erhältst 5 bezahlte Kind-Krank‑Tage und unsere Babytime gibt frischgebackenen Eltern in den ersten 14 Tagen zusätzliche Flexibilität.
• WHAT ELSE? Corporate Benefits, Aktienprogramm, Vergünstigungen bei Kölner Kooperationspartnern (u.a. Museum Ludwig), Rabatte bei unseren Marken Pixum & artboxONE für dich und deine Freunde, Fotodrucker-Stationen im Office.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung oder Behinderung. Vielfalt bereichert unser Team und fördert Innovation. Werde Teil unserer dynamischen und offenen Unternehmenskultur! Zur besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers verzichtet.

Dein Kontakt

Janina Jansen - People Experience Managerin