Assistenz der Geschäftsführung (w / m / d)

Zentrum für selbstbestimmtes Leben Norddeutschland e.V.; Kiel; Hybrid; Vertraulich; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine soziale Organisation in Norddeutschland sucht einen/eine Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) in Kiel. Die Position umfasst 19,5 Stunden pro Woche. Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung der Geschäftsführung, Büroorganisation, Außenkommunikation, und Veranstaltungsmanagement. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelorabschluss haben sowie gute MS-Office und kommunikative Fähigkeiten vorweisen. Flexible Arbeitszeiten sowie Weiterbildungsmöglichkeiten werden angeboten.

Leistungen

Flexibles Arbeiten

Berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten

Engagiertes Team

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Bachelorstudium.
• Berufserfahrung im Office-Management ist wünschenswert.
• Strukturierte und schnelle Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben.
• Büroorganisation und Terminkoordination.
• Außenkommunikation und Bearbeitung von Kommunikationskanälen.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Organisationsfähigkeit

Multitaskingfähigkeit

Englischkenntnisse

Deutsche Sprachkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelor in Wirtschaft

Tools

Computerkenntnisse

Jobbeschreibung

Für unsere Hauptgeschäftsstelle in Kiel suchen wir ab sofort einen/eine Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) Die Stelle umfasst 19,5 Stunden/Woche und ist befristet bis zum 31. Dezember 2025. Jedoch sind wir an einer langfristigen Beschäftigung interessiert.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei den täglichen administrativen, bürokratischen und organisatorischen Aufgaben
• Büroorganisation (Terminkoordination, Materialbestellung, Posteingang, Aktenablage, Wiedervorlage)
• Außenkommunikation und Bearbeitung von anderen Kommunikationskanälen (z.B. Telefon, Mail usw.)
• operatives Tagesgeschäft (Erstellen von Schreiben, Präsentationen, Besprechungsvorlagen, Datensätze, Entwurf von Verträgen und Angeboten, Bereitstellung von wichtigen Dokumenten und Unterlagen)
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellen von Protokollen sowie Reiseorganisation und Abrechnung
• Kommunikation mit den Mitarbeitenden sowie Netzwerk- und Kooperationspartnern und kompetente Vertretung der Geschäftsführung
• Veranstaltungsmanagement
• Mitwirkung bei der Vorbereitung, Nachbereitung und Durchführung von Projekten (Projektmanagement)
• Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen und Unterstützung bei der strategische Beratung, Recherche und Aufbereitung von relevanten Informationen und Daten

Qualifikation

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Bachelorstudium in einem wirtschaftschaftlichen oder kommunikationswissenschatflichen Studiengang
• Berufserfahrung im Office-Management (wünschenswert)
• sichere Kenntnisse der MS-Office-Programme und gute IT Kenntnisse
• sichere Rechtschreibung sowie sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Strukturierte und schnelle Arbeitsweise, ausgezeichnetes Zeitmanagement, Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Multitaskingfähigkeit und Flexibilität
• hohes Maß an Qualitätsbewusstsein
• gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit im sozialen Bereich
• Vergütung in Anlehnung an TVL E8 Stufe 3 (Tabelle 2025)
• Arbeiten in einem engagierten Team
• Mitarbeit in einem Verein, der sich für die Selbstbestimmung und Teilhabe für Menschen mit Behinderung einsetzt
• berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• flexible Arbeitszeiten
• einen Arbeitsplatz in der Landeshauptstadt Kiel und im Homeoffice

Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 24.10.2025 per E-Mail an die Geschäftsführung Saskia Fox. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!