Assistenz der Geschäftsführung / Office Management mit AI-Fokus (m/w/d)

signTEK GmbH & Co. KG; Mannheim; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Jobrad

Flexible Arbeitszeiten

Kaffee & Getränke

Job summary

signTEK GmbH & Co. KG in Mannheim sucht eine engagierte Assistenz bzw. Office-Management-Fachkraft. Du koordinierst Termine, betreust Buchhaltungsvorbereitungen, Rechnungen und Versicherungen und entwickelst Abläufe mithilfe von KI-Tools weiter.

Du bringst Organisationstalent, Eigeninitiative und Diskretion mit und hast Freude daran, das Büroalltag reibungslos zu gestalten. Flexible Arbeitszeiten und eine moderne Arbeitsumgebung gehören dazu.

Qualifications

• Kaufmännische Grundlage: Erfahrung in Assistenz, Office Management oder kaufmännischer Verwaltung.
• Eigeninitiative: Prioritäten setzen und Aufgaben zuverlässig abschließen.
• Zahlenverständnis: Interesse an wirtschaftlichen Zusammenhängen und Genauigkeit bei Zahlen.
• AI-Mindset: Bereitschaft, Arbeit zu vereinfachen und digitale Werkzeuge auszuprobieren.
• Diskretion und Sorgfalt: Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Serviceorientierung und Bereitschaft anzupacken: Alltag erleichtern und kleines mit anpacken.

Responsibilities

• Mitdenken und vorausplanen: Prioritäten verstehen, Termine koordinieren, Konflikte lösen.
• Verwaltung verstehen: Versicherungen, Personalabrechnung, Rechnungen, vorbereitende Buchhaltung.
• Abläufe weiterentwickeln: KI-Tools testen, Prozesse automatisieren, Anforderungen beschreiben.
• Zahlen im Blick behalten: Abweichungen analysieren und Ursachen prüfen.
• Büroalltag organisieren: Ordnung, Ordnung, Sauberkeit sicherstellen; kleinere Aufgaben übernehmen.

Skills

Eigeninitiative

Zahlenverständnis

Discretion

Serviceorientierung

AI-Mindset

Organisatorische Fähigkeiten

Job description

Deine Aufgaben Das erwartet dich

• Mitdenken und vorausplanen: Du verstehst unsere Prioritäten, koordinierst Termine und löst Konflikte im vereinbarten Rahmen. Du klärst Rückfragen direkt, hältst offene Themen nach und bringst bei Problemen Lösungsvorschläge mit.
• Verwaltung verstehen: Du betreust Versicherungen, die Vorbereitung der Personalabrechnung, Kundenrechnungen und vorbereitende Buchhaltung. Dabei arbeitest du sorgfältig mit Zahlen, Unterlagen und Fristen.
• Abläufe weiterentwickeln: Du recherchierst, probierst auch neue KI-Tools aus und automatisierst wiederkehrende Prozesse. Du beschreibst Anforderungen klar und prüfst neue Lösungen. Qualität und Vertraulichkeit bleiben dabei in deiner Verantwortung.
• Zahlen im Blick behalten: Du erkennst Abweichungen bei Projektstunden und Budgets, Überstunden, Auslastung oder BWA-Werten. Du gehst möglichen Ursachen nach und schlägst frühzeitig Alarm – mit einem konkreten Hinweis auf die mögliche Auswirkung.
• Den Büroalltag im Blick behalten: Du sorgst mit dafür, dass unser Büro ordentlich und einladend bleibt. Du erkennst, wenn etwas liegen geblieben ist, und packst selbst an – ob ein Tisch abgewischt, Geschirr weggeräumt, ein Mülleimer geleert oder die Mikrowelle ausgewischt werden muss. Die regelmäßige Reinigung übernehmen Reinigungskräfte; die kleinen Handgriffe zwischendurch gehören zu deinem Alltag.

Du sorgst dafür, dass der Alltag funktioniert

Du hast ein Auge dafür, was im Büro gebraucht wird, erkennst Handlungsbedarf und kümmerst dich selbstständig darum. Du organisierst Dienstleister, koordinierst Termine und sorgst für ein ordentliches, gut ausgestattetes Arbeitsumfeld. Kleinere praktische Aufgaben erledigst du bei Bedarf selbst.

Auch organisatorische Unterstützung und Besorgungen für die Geschäftsführung gehören zu deiner Rolle. Dabei arbeitest du diskret, zuverlässig und mit einem guten Gespür dafür, was gerade wichtig ist.

Dein Profil Das bringst du mit

• Kaufmännische Grundlage: Erfahrung in Assistenz, Office Management oder kaufmännischer Verwaltung und Interesse daran, unser Geschäft zu verstehen.
• Eigeninitiative: Du setzt Prioritäten und schließt Aufgaben zuverlässig ab. Du erkennst, was du selbst entscheiden kannst und wann du die Geschäftsführung einbindest.
• Zahlenverständnis: Du interessierst dich für wirtschaftliche Zusammenhänge und siehst genauer hin, wenn Zahlen nicht passen. Du musst kein ausgebildeter Controller sein.
• AI-Mindset: Du willst Arbeit vereinfachen und automatisieren, liest dich in neue Themen ein und probierst digitale Werkzeuge aus. Programmierkenntnisse sind keine Voraussetzung.
• Diskretion und Sorgfalt: Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und kommunizierst klar und verbindlich.
• Serviceorientierung und die Bereitschaft anzupacken: Du hast Freude daran, anderen den Alltag zu erleichtern, und fühlst dich für ein gepflegtes Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Du siehst, was gebraucht wird, und erledigst auch kleine praktische Aufgaben selbstverständlich, ohne erst darum gebeten werden zu müssen.

Wie du bei uns arbeitest

Du bekommst klare Zuständigkeiten und Entscheidungsspielräume. Innerhalb dieses Rahmens handelst du eigenständig, bündelst Rückfragen und stößt Verbesserungen an. Wir haben bereits viele Abläufe mit KI und Automatisierung verändert. Du greifst diese Ansätze auf und entwickelst sie weiter. Für uns zeigt sich gute Assistenz darin, dass der Alltag funktioniert, wichtige Themen rechtzeitig sichtbar werden und unsere Organisation mit dir besser wird.

Warum wir? Das wartet auf dich

• AI First im Alltag: Du gestaltest unsere Arbeitsweise mit und bringst eigene Ideen für bessere Abläufe ein.
• Moderne Ausstattung: Ergonomische Arbeitsplätze und hochwertige Hardware unterstützen deine Arbeit.
• Flexible Arbeitszeiten: Du stimmst deine Arbeitszeiten mit dem Team ab.
• Drinks und Food: Im Büro gibt es warmes Mittagessen, Kaffee und Mineralwasser.
• Zentral in Mannheim: Unser Büro liegt wenige Gehminuten vom Hauptbahnhof und der Straßenbahn entfernt.
• Weitere Leistungen: Jobrad und betriebliche Altersvorsorge ergänzen unser Angebot.

Über uns Digital Business. Unsere DNA.

KI kann heute fast alles – außer 20 Jahre Erfahrung erfinden. Genau die liefern wir seit 2006: ganzheitliche Lösungen, feste Ansprechpartner, kurze Wege. Und den Kontext für jeden Prompt.

Bei signTEK entwickeln wir seit rund 20 Jahren anspruchsvolle E-Commerce-Lösungen. Jetzt bauen wir unsere gesamte Arbeitsweise konsequent in Richtung AI First um – von der Entwicklung über das Projektmanagement bis zur Verwaltung.

Begonnen mit zwei Mitarbeitern, heute ein Full-Service-Team mit 15+ IT-Expert:innen. Dazwischen: 20 Jahre Kontext – und langfristige Partnerschaften mit unseren Kunden.