Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) | Projektmanagement & Mandatskoordination

SEG Personal GmbH; Göttingen; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

SEG Personal GmbH in Göttingen sucht eine Executive Assistenz, die eigenständig interne Projekte steuert, Suchmandate koordiniert und ausgewählte Aufgaben in der Vertriebsassistenz übernimmt.

Ich führe die fachliche Kundenberatung. Sie bereiten Gespräche vor und sorgen dafür, dass die vereinbarten Schritte umgesetzt werden. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium wird vorausgesetzt.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium ist Voraussetzung.
• Sie haben Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren koordinierten Rolle.
• Sie kommunizieren klar, freundlich und verbindlich – am Telefon, per E-Mail und im persönlichen Gespräch.
• Loyalität und Diskretion sind Ihnen wichtig. Sie halten Absprachen ein, gehen sorgfältig mit vertraulichen Informationen um und sprechen Probleme frühzeitig an.
• Sie setzen Prioritäten, behalten auch bei mehreren laufenden Vorgängen den Überblick und arbeiten sorgfältig mit Daten und Unterlagen.
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel, und nutzen Microsoft Teams für Besprechungen und Zusammenarbeit.
• Sie setzen KI-Tools sinnvoll ein, etwa für Textentwürfe oder die Gesprächsvorbereitung. Sie prüfen die Ergebnisse vor der Weiterverwendung und schützen vertrauliche Kunden- und Kandidatendaten.

Responsibilities

• Interne Projekte steuern: Sie planen die Umsetzung, stimmen Zuständigkeiten und Termine ab und behalten den Fortschritt im Blick.
• Suchmandate koordinieren: Sie organisieren die Übergabe von der Beratung an das Recruiting, stimmen Gesprächstermine mit Kliniken und Kandidat ab und holen ausstehende Rückmeldungen ein.
• Exposés erstellen: Sie bereiten Informationen zu Kliniken und Führungspositionen für Stellenexposés auf.
• In Kandidatenexposés stellen Sie berufliche Stationen, Qualifikationen und Führungserfahrung übersichtlich dar.
• Die Datenbank pflegen: Sie halten Kunden- und Kandidatendaten aktuell, dokumentieren Gesprächsstände und prüfen Einträge auf Vollständigkeit.
• Die Geschäftsführung unterstützen: Sie bereiten Kundengespräche und Entscheidungsunterlagen vor, halten Vereinbarungen fest und behalten offene Aufgaben im Blick.
• Den Vertrieb punktuell unterstützen: Sie erfassen Kundenanfragen, bereiten Angebote zur Freigabe vor und fassen bei offenen Angeboten nach.

Skills

MS Office & Teams

Projektmanagement

Diskretion

Organisationsfähigkeit

Kundenberatung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Microsoft Office

Microsoft Teams

Job description

Wie findet eine Klinik die passende Chefärztin oder den passenden Chefarzt?

Bei SEG Personal beraten wir Kliniken und andere Einrichtungen im Gesundheitswesen und begleiten sie bei der Besetzung medizinischer Führungspositionen und weiterer Schlüsselrollen.

Für die Zusammenarbeit mit mir suchen wir eine Executive Assistenz, die interne Projekte eigenständig steuert, laufende Suchmandate koordiniert und ausgewählte Aufgaben in der Vertriebsassistenz übernimmt.

Ich führe die fachliche Kundenberatung. Sie bereiten die Gespräche vor und sorgen dafür, dass die vereinbarten Schritte umgesetzt werden.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium ist Voraussetzung.
• Sie haben Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren koordinierenden Rolle. Erfahrung in der Personalberatung, im Gesundheitswesen oder in der Vertriebsassistenz ist willkommen.
• Sie kommunizieren klar, freundlich und verbindlich – am Telefon, per E-Mail und im persönlichen Gespräch.
• Loyalität und Diskretion sind Ihnen wichtig. Sie halten Absprachen ein, gehen sorgfältig mit vertraulichen Informationen um und sprechen Probleme frühzeitig an.
• Sie setzen Prioritäten, behalten auch bei mehreren laufenden Vorgängen den Überblick und arbeiten sorgfältig mit Daten und Unterlagen.
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel, und nutzen Microsoft Teams für Besprechungen und Zusammenarbeit.
• Sie setzen KI-Tools sinnvoll ein, etwa für Textentwürfe oder die Gesprächsvorbereitung. Sie prüfen die Ergebnisse vor der Weiterverwendung und schützen vertrauliche Kunden- und Kandidatendaten.

• Interne Projekte steuern: Sie planen die Umsetzung, stimmen Zuständigkeiten und Termine ab und behalten den Fortschritt im Blick. Wenn etwas ins Stocken gerät, klären Sie mit den Beteiligten den nächsten Schritt.
• Suchmandate koordinieren: Sie organisieren die Übergabe von der Beratung an das Recruiting, stimmen Gesprächstermine mit Kliniken und Kandidat ab und holen ausstehende Rückmeldungen ein.
• Exposés erstellen: Sie bereiten Informationen zu Kliniken und Führungspositionen für Stellenexposés auf. In Kandidatenexposés stellen Sie berufliche Stationen, Qualifikationen und Führungserfahrung übersichtlich dar.
• Die Datenbank pflegen: Sie halten Kunden- und Kandidatendaten aktuell, dokumentieren Gesprächsstände und prüfen Einträge auf Vollständigkeit.
• Die Geschäftsführung unterstützen: Sie bereiten Kundengespräche und Entscheidungsunterlagen vor, halten Vereinbarungen fest und behalten offene Aufgaben im Blick.
• Den Vertrieb punktuell unterstützen: Sie erfassen Kundenanfragen, bereiten Angebote zur Freigabe vor und fassen bei offenen Angeboten nach Absprache nach.

Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsführung zusammen, übernehmen Verantwortung für eigene Projekte und gestalten mit, wie wir bei SEG Personal Kundenanfragen bearbeiten und Suchmandate organisieren.

Ich freue mich, Sie kennenzulernen.

Marcel Seguin

Geschäftsführer

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