Assistenz der Geschäftsführung (m / w / d) Bereich Kommunikation

Elflein Service GmbH; Bamberg; Vor Ort; EUR 30.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Dienstleistungsfirma in Deutschland sucht einen Mitarbeiter für die Koordination von Terminen und die Betreuung von Gästen. Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung des E-Mail-Eingangs, die Dokumentation von Meetings und die Unterstützung bei Dienstreisen. Bewerber sollten enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und das Management von interner Kommunikation bevorzugen. Die Stelle befindet sich in Bamberg.

Aufgaben

• Verlässliche Termin- und Fristenkoordination für den geschäftsführenden Gesellschafter.
• Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern am Standort.
• Übernahme der Telefonkoordination für den geschäftsführenden Gesellschafter.
• Bearbeitung des zentralen E-Mail-Eingangs sowie der Ein- und Ausgangspost.
• Dokumentation und Protokollierung von Meetings und Besprechungen.
• Unterstützung bei der geschäftlichen Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen.
• Planung und Organisation von Dienstreisen.
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Weiterentwicklung der internen Kommunikation in Abstimmung mit dem Marketing.
• Eigenverantwortliche Umsetzung interner Kommunikationsaufgaben.
• Koordination der Bedarfsermittlung, Bestellung, Ausgabe und Rücknahme von Dienstkleidung.

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Verlässliche Termin- und Fristenkoordination für den geschäftsführenden Gesellschafter
• Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern am Standort in professionellem Rahmen während der Geschäftszeiten (Mo–Fr, 8–17 Uhr)
• Übernahme der Telefonkoordination für den geschäftsführenden Gesellschafter
• Bearbeitung des zentralen E-Mail-Eingangs sowie der Ein- und Ausgangspost
• Dokumentation und Protokollierung von Meetings und Besprechungen
• Unterstützung bei der geschäftlichen Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Planung und Organisation von Dienstreisen, einschließlich Hotelbuchungen, Transfers und Rahmenprogrammen
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien am Standort Bamberg
• Weiterentwicklung der internen Kommunikation in Abstimmung mit dem Marketing
• Eigenverantwortliche Umsetzung interner Kommunikationsaufgaben (z.B. Ein- / Austritte, Jubiläen)
• Erstellung und Pflege interner Kommunikationsmittel und -vorlagen
• Projektbezogene Unterstützung im Marketing, z.B. bei der Auswahl von Kundengeschenken
• Eigenständige Planung, Durchführung und Nachbereitung von internen Veranstaltungen sowie Unterstützung bei externen Veranstaltungen, wie z.B. Fachmessen
• Koordination der Bedarfsermittlung, Bestellung, Ausgabe und Rücknahme von Dienstkleidung in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und externen Dienstleistern für ca. 1000 Mitarbeitende im gewerblichen Bereich