Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei Advergo Group

Advergo Group; Mainz; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen in Rheinland-Pfalz sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, um die Leitung in ihrem Alltag zu unterstützen. In dieser Rolle koordinieren Sie Termine, priorisieren den Mailverkehr und helfen bei der Dokumentenverwaltung. Ein wichtiger Teil der Aufgaben ist das professionelle Management vertraulicher Informationen. Wir bieten ein modernes Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, einen MacBook privat zu nutzen.

Leistungen

Apple-Setup: MacBook privat nutzbar

Moderner Arbeitsplatz mit ergonomischen Möbeln

Top-Tools für die Arbeit

Moderne Büroumgebung mit Getränken und Snacks

Qualifikationen

• 2–3 Jahre Erfahrung in Assistenz-/Office-Management-Rolle.
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch (C1+) und gute Englischkenntnisse.
• Diskret und zuverlässig im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Aufgaben

• Kalender- und Terminmanagement inkl. Vor-/Nachbereitung von Meetings.
• E-Mail- und Posteingang professionell priorisieren, filtern und beantworten.
• Unterstützung im Vertrags- und Dokumentenmanagement.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Priorisierungsfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

CRM

Jobbeschreibung

Als Assistenz der Geschäftsführung halten Sie unserer Leitung den Rücken frei und sorgen dafür, dass Entscheidungen schnell, fundiert und gut vorbereitet getroffen werden können. Sie koordinieren Termine, steuern Informationen zwischen Teams und externen Partnern und behalten auch in dynamischen Phasen den Überblick.

Aufgaben

• Kalender- und Terminmanagement inkl. Vor-/Nachbereitung von Meetings
• E-Mail- und Posteingang professionell priorisieren, filtern und beantworten
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachhalten von To-dos der Geschäftsführung
• Unterstützung im Vertrags- und Dokumentenmanagement (Ablage, Fristen, Versionen)
• Erstellung und Pflege von CRM-/Kontaktlisten sowie Meeting-Pipelines

Qualifikation

-> Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

-> 2–3 Jahre Erfahrung in Assistenz-/Office-Management-Rolle

-> Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) & sicher im Kalender-/Reisemanagement

-> Starke Organisations- und Priorisierungsfähigkeit, proaktiver Arbeitsstil

-> Stilsichere Kommunikation in Deutsch (C1+) und gute Englischkenntnisse

-> Diskret, zuverlässig, souverän im Umgang mit vertraulichen Informationen

Benefits

• Apple-Setup: MacBook (und Headset/Monitor), privat nutzbar im vertraglich geregelten Rahmen
• Moderner Arbeitsplatz: höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle, 2–3 Monitore
• Top-Tools: CRM, KI- & Automations-Workflows, klare Playbooks
• Arbeitsumfeld vor Ort: modernes Büro, gute Anbindung, Getränke & Snacks

Wenn Sie Freude daran haben, Strukturen zu schaffen, vorausschauend zu denken und der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten, passen Sie perfekt zu uns.