Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Liquam GmbH; Kölln-Reisiek; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Direkte Zusammenarbeit

Einblick in Strategie

20–30 Wochenstunden

KI-Werkzeuge

Ausstattung & Teamevents

Résumé du poste

Liquam GmbH sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Elmshorn. Sie arbeiten eng mit den Geschäftsführern zusammen, planen Termine, erstellen Präsentationen und unterstützen Vertrieb und Abrechnung. Die Rolle erfordert Diskretion, Eigeninitiative und den Umgang mit sensiblen Informationen.

Arbeitsort ist das Büro in Elmshorn mit Fokus auf kurze Wege; Homeoffice ist die Ausnahme. Sie arbeiten mit modernen KI-Werkzeugen, um repetitive Prozesse zu automatisieren, und übernehmen

Qualifications

• Assistenzfunktion: Erfahrungen wünschenswert, aber nicht Voraussetzung.
• Diskretion und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen.
• Selbstständiges, sorgfältiges Arbeiten und klare Kommunikation.

Responsabilités

• Unterstützung der Geschäftsführung: Termine, Absprachen, Präsentationen vorbereiten.
• Kundenkorrespondenz, Angebotsverfolgung und Abstimmung mit Interessenten.
• Mitwirkung im Abrechnungsprozess: Leistungsnachweise prüfen, Rechnungen vorbereiten.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen; Puffer und Unterlagen berücksichtigen.
• Daten und Unterlagen vertraulich behandeln; Schnittstelle zwischen GF, Team, Kunden und Dienstleistern.
• Automatisierung wiederkehrender Abläufe mit KI-Werkzeugen.
• Allgemeine Assistenz: Sonderthemen, Organisation von Terminen.

Connaissances

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikation

Deutsch fließend

Englischkenntnisse

Outils

KI-Werkzeuge

Description du poste

Deine Aufgaben

Du arbeitest direkt für die beiden Geschäftsführer und sorgst dafür, dass sie sich auf Kunden und Unternehmen konzentrieren können. Reine Routine automatisieren wir, das ist schließlich unser Geschäft. Bei dir liegt, was sich nicht automatisieren lässt: mitdenken, nachhalten, abstimmen, entscheiden, was jetzt wichtig ist.

• Du behältst den Überblick über Termine, Zusagen und offene Themen der Geschäftsführung und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
• Du bereitest Termine, Entscheidungen und Präsentationen so vor, dass die Geschäftsführung direkt damit arbeiten kann.
• Du unterstützt im Vertrieb: Angebote erstellen und nachhalten, Kundenkorrespondenz, Abstimmung mit Interessenten.
• Du wirkst im Abrechnungsprozess mit unseren Kunden mit: Du stellst Leistungsnachweise zusammen, prüfst sie auf Plausibilität, bereitest Rechnungen vor und klärst Rückfragen, bis die Abrechnung beim Kunden durch ist.
• Du planst und buchst Geschäftsreisen der Geschäftsführung und denkst dabei mit: Anschlüsse, Puffer vor Kundenterminen, Unterlagen und Umbuchungen, wenn sich etwas verschiebt.
• Du übernimmst vertrauliche Themen aus Personal und Recruiting, von der Kandidatenkommunikation bis zur Vorbereitung von Unterlagen.
• Du bist Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Kunden und Dienstleistern und klärst vieles, bevor es auf dem Tisch der Geschäftsführung landet.
• Du erkennst wiederkehrende Abläufe und automatisierst sie mit unseren KI-Werkzeugen, statt sie jede Woche neu von Hand zu erledigen.
• Du übernimmst Sonderthemen, die gerade anfallen, von der Veranstaltung bis zur Recherche.

Dein Profil

• Du siehst Arbeit, ohne dass man dich darauf hinweist und erledigst sie.
• Dir reicht das Ziel einer Aufgabe. Den Weg dorthin findest du selbst und fragst nach, wenn es wirklich nötig ist.
• Du gehst absolut vertraulich mit dem um, was du erfährst: Personal, Zahlen, Kunden, Entscheidungen, die noch nicht bekannt sind.
• Du arbeitest im Büro in Elmshorn. Die Rolle lebt von kurzen Wegen und davon, dass du mitbekommst, was ansteht; Homeoffice ist bei dieser Funktion die Ausnahme, nicht die Regel.
• Du arbeitest gründlich und zuverlässig. Was du zusagst, ist erledigt.
• Du kommunizierst klar und freundlich, schriftlich wie mündlich, auch gegenüber Kunden und Geschäftsführern anderer Unternehmen.
• Du gehst selbstverständlich mit digitalen Werkzeugen um und hast Lust, KI für deine eigene Arbeit zu nutzen.
• Du sprichst sehr gutes Deutsch und gutes Englisch.
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion ist hilfreich, aber keine Voraussetzung. Wichtiger ist, wie du arbeitest.

Was uns wichtig ist:

Diese Stelle ist eine Vertrauensposition. Du bist näher an der Geschäftsführung als alle anderen im Unternehmen, erfährst vielleicht von Ideen und Überlegungen, bevor sie spruchreif sind. Deine Loyalität gilt der Geschäftsführung und das bleibt so, auch beim Mittagessen mit Kollegen. Das ist keine einfache Rolle und nicht jedem liegt sie. Wer sie gut ausfüllt, steht hinter dem Unternehmen, denkt wie ein Mitinhaber über die eigene Aufgabe und macht uns das Leben spürbar leichter. Dafür bekommst du unser volles Vertrauen und einen Einblick in die Führung eines Unternehmens, den kaum eine andere Position bietet.

Unsere Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit den Geschäftsführern und Gründern von Liquam
• Einblick in Strategie, Vertrieb und Führung eines Technologie- und Beratungsunternehmens
• 20 bis 30 Wochenstunden, Verteilung nach Absprache
• Arbeit mit den neuesten KI-Werkzeugen, auch für deine eigenen Aufgaben
• Strukturiertes Onboarding, exzellentes Arbeitsequipment, moderne Büroräume, Teamevents und Zuschuss zur Altersvorsorge

Möglicher Einstieg in die Beratung:

Wenn du gerade im Masterstudium bist, es gerade abgeschlossen hast oder dich beruflich neu orientieren möchte und dich Technologie und Beratung interessieren, kann diese Stelle dein Einstieg sein: Du lernst unsere Kunden, Projekte und Arbeitsweise aus nächster Nähe kennen und kannst bei Interesse fachlich mitarbeiten. Voraussetzung ist das nicht und im Mittelpunkt steht die Assistenz der Geschäftsführung, nicht die Projektarbeit.

Über uns

Wir sind Liquam – Seit über zehn Jahren optimieren wir Prozesse und digitale Ansätze unserer Kunden oder entwickeln neue Lösungen. Unser kreatives und dynamisches Team besteht aus klugen Köpfen in den Bereichen Beratung, Entwicklung, Marketing und Administration. Was uns vereint, ist die Begeisterung für die digitale Ökonomie und die Chancen, die sie Unternehmen bietet. In einer Welt, die von Technologie bestimmt wird, zeigen wir Unternehmen den Weg zu neuen Erfolgen.