Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Liquam GmbH; Elmshorn; Hybrid; EUR 20,000 - 31,000; Part time

Benefits offered by this job

Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsfü

Einblick in Strategie und Führung

Zuschuss zur Altersvorsorge

Moderner Büroraum und Teamevents

Job summary

Liquam GmbH in Elmshorn sucht eine loyale Assistenz der Geschäftsführung, die sich auf das Wesentliche konzentriert: Termine, Korrespondenz und Organisation. Du unterstützt direkt die Geschäftsführer, damit sie sich auf Kunden und Projekte fokussieren können.

Zu deinen Aufgaben gehören Terminvorbereitung, Abstimmung, Reisplanung, Abrechnungsvorbereitung und die Koordination mit Partnern. Du arbeitest im Büro in Elmshorn; Homeoffice ist Ausnahme, kurze Wege sind wichtig.

Qualifications

• Erfahrung in einer Assistenzposition ist hilfreich, aber keine Voraussetzung.
• Du arbeitest absolut vertraulich mit sensiblen Informationen.
• Du kommunizierst klar und freundlich auf Deutsch und Englisch.

Responsibilities

• Terminmanagement und Nachhalten von Zusagen der Geschäftsführung.
• Vorbereitung von Terminen, Entscheidungen und Präsentationen.
• Unterstützung im Vertrieb: Angebote erstellen und nachhalten.
• Mitwirkung im Abrechnungsprozess: Leistungsnachweise prüfen und Rechnungen vorbereiten.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen.
• Vorbereitung von Personal- & Recruiting-Unterlagen.

Skills

Terminkoordination

Terminplanung

Vertraulichkeit

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Kundenkorrespondenz

Rechnungsprüfung

Reiseplanung

AssistenzGeschäftsführung

Proaktives Denken

Tools

KI-Werkzeuge

Job description

Du arbeitest direkt für die beiden Geschäftsführer und sorgst dafür, dass sie sich auf Kunden und Unternehmen konzentrieren können. Reine Routine automatisieren wir, das ist schließlich unser Geschäft. Bei dir liegt, was sich nicht automatisieren lässt: mitdenken, nachhalten, abstimmen, entscheiden, was jetzt wichtig ist.

• Du behältst den Überblick über Termine, Zusagen und offene Themen der Geschäftsführung und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
• Du bereitest Termine, Entscheidungen und Präsentationen so vor, dass die Geschäftsführung direkt damit arbeiten kann.
• Du unterstützt im Vertrieb: Angebote erstellen und nachhalten, Kundenkorrespondenz, Abstimmung mit Interessenten.
• Du wirkst im Abrechnungsprozess mit unseren Kunden mit: Du stellst Leistungsnachweise zusammen, prüfst sie auf Plausibilität, bereitest Rechnungen vor und klärst Rückfragen, bis die Abrechnung beim Kunden durch ist.
• Du planst und buchst Geschäftsreisen der Geschäftsführung und denkst dabei mit: Anschlüsse, Puffer vor Kundenterminen, Unterlagen und Umbuchungen, wenn sich etwas verschiebt.
• Du übernimmst vertrauliche Themen aus Personal und Recruiting, von der Kandidatenkommunikation bis zur Vorbereitung von Unterlagen.
• Du bist Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Kunden und Dienstleistern und klärst vieles, bevor es auf dem Tisch der Geschäftsführung landet.
• Du erkennst wiederkehrende Abläufe und automatisierst sie mit unseren KI-Werkzeugen, statt sie jede Woche neu von Hand zu erledigen.
• Du übernimmst Sonderthemen, die gerade anfallen, von der Veranstaltung bis zur Recherche.

Dein Profil

• Du siehst Arbeit, ohne dass man dich darauf hinweist und erledigst sie.
• Dir reicht das Ziel einer Aufgabe. Den Weg dorthin findest du selbst und fragst nach, wenn es wirklich nötig ist.
• Du gehst absolut vertraulich mit dem um, was du erfährst: Personal, Zahlen, Kunden, Entscheidungen, die noch nicht bekannt sind.
• Du arbeitest im Büro in Elmshorn. Die Rolle lebt von kurzen Wegen und davon, dass du mitbekommst, was ansteht; Homeoffice ist bei dieser Funktion die Ausnahme, nicht die Regel.
• Du arbeitest gründlich und zuverlässig. Was du zusagst, ist erledigt.
• Du kommunizierst klar und freundlich, schriftlich wie mündlich, auch gegenüber Kunden und Geschäftsführern anderer Unternehmen.
• Du gehst selbstverständlich mit digitalen Werkzeugen um und hast Lust, KI für deine eigene Arbeit zu nutzen.
• Du sprichst sehr gutes Deutsch und gutes Englisch.
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion ist hilfreich, aber keine Voraussetzung. Wichtiger ist, wie du arbeitest.

• Du siehst Arbeit, ohne dass man dich darauf hinweist und erledigst sie.
• Dir reicht das Ziel einer Aufgabe. Den Weg dorthin findest du selbst und fragst nach, wenn es wirklich nötig ist.
• Du gehst absolut vertraulich mit dem um, was du erfährst: Personal, Zahlen, Kunden, Entscheidungen, die noch nicht bekannt sind.
• Du arbeitest im Büro in Elmshorn. Die Rolle lebt von kurzen Wegen und davon, dass du mitbekommst, was ansteht; Homeoffice ist bei dieser Funktion die Ausnahme, nicht die Regel.
• Du arbeitest gründlich und zuverlässig. Was du zusagst, ist erledigt.
• Du kommunizierst klar und freundlich, schriftlich wie mündlich, auch gegenüber Kunden und Geschäftsführern anderer Unternehmen.
• Du gehst selbstverständlich mit digitalen Werkzeugen um und hast Lust, KI für deine eigene Arbeit zu nutzen.
• Du sprichst sehr gutes Deutsch und gutes Englisch.
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion ist hilfreich, aber keine Voraussetzung. Wichtiger ist, wie du arbeitest.

Was uns wichtig ist:

Diese Stelle ist eine Vertrauensposition. Du bist näher an der Geschäftsführung als alle anderen im Unternehmen, erfährst vielleicht von Ideen und Überlegungen, bevor sie spruchreif sind. Deine Loyalität gilt der Geschäftsführung und das bleibt so, auch beim Mittagessen mit Kollegen. Das ist keine einfache Rolle und nicht jedem liegt sie. Wer sie gut ausfüllt, steht hinter dem Unternehmen, denkt wie ein Mitinhaber über die eigene Aufgabe und macht uns das Leben spürbar leichter. Dafür bekommst du unser volles Vertrauen und einen Einblick in die Führung eines Unternehmens, den kaum eine andere Position bietet.

Unsere Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit den Geschäftsführern und Gründern von Liquam
• Einblick in Strategie, Vertrieb und Führung eines Technologie- und Beratungsunternehmens
• 20 bis 30 Wochenstunden, Verteilung nach Absprache
• Arbeit mit den neuesten KI-Werkzeugen, auch für deine eigenen Aufgaben
• Strukturiertes Onboarding, exzellentes Arbeitsequipment, moderne Büroräume, Teamevents und Zuschuss zur Altersvorsorge

• Direkte Zusammenarbeit mit den Geschäftsführern und Gründern von Liquam
• Einblick in Strategie, Vertrieb und Führung eines Technologie- und Beratungsunternehmens
• 20 bis 30 Wochenstunden, Verteilung nach Absprache
• Arbeit mit den neuesten KI-Werkzeugen, auch für deine eigenen Aufgaben
• Strukturiertes Onboarding, exzellentes Arbeitsequipment, moderne Büroräume, Teamevents und Zuschuss zur Altersvorsorge

Möglicher Einstieg in die Beratung:

Wenn du gerade im Masterstudium bist, es gerade abgeschlossen hast oder dich beruflich neu orientieren möchte und dich Technologie und Beratung interessieren, kann diese Stelle dein Einstieg sein: Du lernst unsere Kunden, Projekte und Arbeitsweise aus nächster Nähe kennen und kannst bei Interesse fachlich mitarbeiten. Voraussetzung ist das nicht und im Mittelpunkt steht die Assistenz der Geschäftsführung, nicht die Projektarbeit.

Wir sind Liquam – Seit über zehn Jahren optimieren wir Prozesse und digitale Ansätze unserer Kunden oder entwickeln neue Lösungen.
Unser kreatives und dynamisches Team besteht aus klugen Köpfen in den Bereichen Beratung, Entwicklung, Marketing und Administration. Was uns vereint, ist die Begeisterung für die digitale Ökonomie und die Chancen, die sie Unternehmen bietet. In einer Welt, die von Technologie bestimmt wird, zeigen wir Unternehmen den Weg zu neuen Erfolgen.