Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

ZV Komm. Verkehrssicherheit; Bayern; Vor Ort; EUR 39.000 - 47.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung & LOB

Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

Zweckverband Kommunale Verkehrssicherheit Oberpfalz sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) am Standort Amberg. Sie arbeiten direkt der Geschäftsführung zu, übernehmen eigenverantwortlich Projekte und treiben Digitalisierung sowie Qualitätsmanagement voran.

Die Position erfordert Organisationsgeschick, Diskretion und eine hohe Eigeninitiative. Die Bezahlung erfolgt nach TVöD Entgeltgruppe 8. Arbeiten Sie in einem modernen, bürgernahen Umfeld.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische/verwaltungsnahe Berufsausbildung.
• Zusatzqualifikation in Organisation, Office- oder Praxismanagement, Qualitäts-/Projekt-/Prozessmanagement.
• Mehrjährige berufliche Erfahrung in einer organisatorisch/administrativ geprägten Tätigkeit.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben.
• Koordination Termine, Besprechungen und interne Abstimmungen; Aufgaben und Fristen nachverfolgen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Unterlagen, Präsentationen, Recherchen und Entscheidungsgrundlagen.
• Vertrauliche Vorgänge aus dem Bereich der Geschäftsführung bearbeiten; Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern.
• Eigenständige Übernahme abgegrenzter Projekte der Geschäftsführung von Planung bis Umsetzung.
• Aufbau/Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements mit Ziel ISO 9001.
• Arbeitsabläufe dokumentieren und Prozesse digitaler und effizienter gestalten.
• Unterstützung bei Digitalisierungsprojekten und Einführung neuer digitaler Anwendungen, Automatisierungen und KI-Lösungen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Digitale Affinität

MS Office

Eigeninitiative

Diskretion

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Zusatzqualifikation Organisation/Office/Qualitätsmanagement

Jobbeschreibung

DU FINDEST, VERWALTUNG DARF AUCH MODERN, DIGITAL UND PRAGMATISCH SEIN? WIR AUCH.

Der Zweckverband Kommunale Verkehrssicherheit Oberpfalz ist ein moderner kommunaler Dienstleister mit Sitz in Amberg. Wir übernehmen für unsere Mitgliedskommunen Aufgaben der kommunalen Verkehrsüberwachung und des kommunalen Ordnungsdienstes und entwickeln unsere Organisation kontinuierlich weiter.

Für die unmittelbare Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG (M/W/D)

Schwerpunkt Organisation, Digitalisierung und Qualitätsmanagement

IN VOLLZEIT AM STANDORT AMBERG

Die Stelle ist unmittelbar der Geschäftsführung zugeordnet. Dich erwartet keine klassische Sekretariatsstelle: Neben der Organisation des Geschäftsführungsbereichs übernimmst Du eigene Aufgaben und Projekte und wirkst unmittelbar an der Weiterentwicklung des Zweckverbands mit. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Unsere Anforderungen

• eine erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige Berufsausbildung in einem kaufmännischen, administrativen, organisatorischen, verwaltungsnahen oder dienstleistungsorientierten Berufsfeld,
• zusätzlich eine abgeschlossene und nachgewiesene berufliche Zusatzqualifikation insbesondere in den Bereichen Organisation, Office- oder Praxismanagement, Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Prozessmanagement, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich,
• mehrjährige praktische Berufserfahrung in einer organisatorisch bzw. administrativ geprägten Tätigkeit,
• praktische Erfahrung in der Organisation und Koordination von Arbeitsabläufen,
• ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und eine ausgeprägte digitale Affinität,
• ein sehr gutes Organisationsvermögen und Du arbeitest auch dann strukturiert, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen,
• ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit,
• die Fähigkeit, Dich schnell und selbstständig in neue Themen und Aufgabenstellungen einzuarbeiten,
• ein besonders hohes Maß an Diskretion, Integrität und Loyalität, da Du unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammenarbeitest und regelmäßig Einblick in vertrauliche Personal-, Organisations- und Entscheidungsprozesse erhältst,
• die Bereitschaft, Dich fachlich kontinuierlich weiterzuentwickeln und bei Bedarf insbesondere den Verwaltungslehrgang I (VL I) der Bayerischen Verwaltungsschule zu absolvieren.

BESONDERS FREUEN WIR UNS, WENN DU

• bereits praktische Erfahrung im Qualitätsmanagement oder bei der Dokumentation und Optimierung von Prozessen gesammelt hast,
• schon einmal digitale Anwendungen eingeführt, betreut oder organisatorisch begleitet hast,
• Erfahrung mit digitalen Termin- und Kommunikationslösungen, Automatisierungen, KI-Anwendungen oder vergleichbaren Werkzeugen mitbringst,
• bereits eigenständig kleinere Projekte oder Veränderungsprozesse begleitet hast,
• Erfahrung in der Koordination eines Teams oder bei der Anleitung von Auszubildenden oder neuen Mitarbeitenden hast,
• Veränderungen nicht nur mitmachst, sondern gerne selbst mitgestaltest.

Ihre Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsführung unmittelbar bei organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Besprechungen und interne Abstimmungen und sorgst dafür, dass Aufgaben, Entscheidungen und Fristen zuverlässig nachverfolgt werden.
• Du bereitest Besprechungen, Unterlagen, Präsentationen, Recherchen und Entscheidungsgrundlagen vor und nach.
• Du bearbeitest vertrauliche Vorgänge aus dem unmittelbaren Bereich der Geschäftsführung und bist dabei eine verlässliche Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern.
• Du übernimmst eigenständig abgegrenzte Projekte der Geschäftsführung und begleitest diese von der Planung bis zur Umsetzung.
• Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf dem Aufbau und der Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagements mit dem Ziel einer Zertifizierung nach ISO 9001.
• Du nimmst Arbeitsabläufe auf, dokumentierst Prozesse und wirkst daran mit, diese einfacher, digitaler und effizienter zu gestalten.
• Du begleitest Digitalisierungsprojekte und unterstützt bei der Einführung neuer digitaler Anwendungen, Automatisierungen und KI-Lösungen.
• Du unterstützt Mitarbeitende bei organisatorischen und anwendungsbezogenen Fragen rund um neu eingeführte digitale Lösungen.
• Darüber hinaus übernimmst Du Sonderaufgaben und Recherchen für die Geschäftsführung und arbeitest dich eigenständig in neue Themen ein.

Wir bieten

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit direkt bei der Geschäftsführung,
• moderne Arbeitsbedingungen und zeitgemäße digitale Arbeitsmittel,
• Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten im Rahmen unserer betrieblichen Regelungen,
• gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten einschließlich verwaltungsbezogener Qualifizierung,
• eigene Projekte mit echtem Gestaltungsspielraum,
• kurze Entscheidungswege und direkten Einblick in nahezu alle Bereiche des Zweckverbands,
• die Möglichkeit, die Digitalisierung und das Qualitätsmanagement unseres Zweckverbands aktiv mit aufzubauen,
• und natürlich spitzenmäßige Kollegen ;-)
• Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen
• Jahressonderzahlung & zusätzliche leistungsorientierte Bezahlung (LOB)
• Vergünstigungen & Mitarbeiterrabatte
• Vielfältige Firmenevents
• 30 Tage Urlaub & arbeitsfreie Tage am 24.12, 31.12 und Faschingsdienstag
• Überstundenausgleich
• Übernahme der ÖPNV-Fahrtkosten
• Bike-Leasing
• Gleitende Arbeitszeiten & mobiles Arbeiten
• Top-Ausstattung in Sachen Dienstkleidung & Technik
• Interne & externe Fort- und Weiterbildungen
• Bürohundetag

Die Bezahlung erfolgt entsprechend dem TVöD (Tarifvertrag öffentlicher Dienst) Entgeltgruppe 8 (Gehaltsspanne: 3.486,40 € - 4.230,97 €) und den Sozialleistungen des öffentlichen Diensts. Darüber hinaus bieten wir eine attraktive betriebliche Altersvorsorge.

Wöchentliche Arbeitszeit: 40 Stunden. Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf 2 Jahre.

Bei Quereinsteigern wird die Bereitschaft zur Teilnahme am VL I vorausgesetzt.

Bewerbungsunterlagen

• Bewerbungsanschreiben, bezogen auf die konkrete Stellenausschreibung
• lückenloser tabellarischer Lebenslauf
• einschlägige Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
• Nachweise über die geforderten Zusatzqualifikationen und weitere Fortbildungen sowie vorhandene Arbeitszeugnisse

Bei Vorliegen einer Schwerbehinderung ist die Kopie des Schwerbehindertenausweises oder bei einem Grad der Behinderung von weniger als 50 v. H. der Gleichstellungsbescheid nach § 68 Abs. 2 Sozialgesetzbuch IX erforderlich. Schwerbehinderte Bewerber werden bei gleicher Eignung und Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt berücksichtigt.

Der Zweckverband fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter. Wir begrüßen deshalb Bewerber, unabhängig von deren kulturellen und sozialen Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Wir sichern Dir zu, die von Dir übersandten Daten vertraulich zu behandeln. Im Übrigen dürfen wir auf die Datenschutzerklärung auf unserer Homepage verweisen.

Informationen zum Zweckverband findest Du unter www.zv-kvs.de.