Assistenz der Geschäftsführung Bau (m/w/d) Bildungscampus Heilbronn

Schwarz Gruppe; Heilbronn; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Schwarz Campus Service sucht eine zentrale Drehscheibe im Office am Bildungscampus Heilbronn. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung Bau zusammen, koordinieren Termine, Kommunikationsströme und unterstützen das Bau-Team in allen organisatorischen Belangen.

Sie haben eine kaufmännische Ausbildung, arbeiten strukturiert, sind zuverlässig und bringen idealerweise Erfahrung im Bau- oder Immobilienumfeld mit. Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit Google Workspace runden das Profil ab.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und idealerweise Erfahrung im Sekretariat.
• Erfahrung im Bau- und Immobilienumfeld ist vorteilhaft.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse wünschenswert.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung Bau und des Teams Bau bei organisatorischen Themen.
• Zentrale Ansprechperson für E-Mail, Post, Telefon und interne/externe Anliegen.
• Termin- und Reisemanagement inkl. Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
• Vor- & Nachbereitung von Besprechungen, Protokollführung und Nachverfolgung offener Aufgaben.
• Büroorganisation, Dokumente und Dateiablage sowie Vorbereitung von Präsentationen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Dienstleistungsorientierung

Diskretion

Zuverlässigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Job description

Einleitungstext

Zwischen Hörsaal, High-Tech-Laboren und pulsierendem Campusleben: Wir sind die treibende Kraft hinter einem der modernsten Bildungsstandorte Deutschlands. Unser Auftrag? Die optimale Lehr- und Lernumgebung für die klugen Köpfe von morgen zu sichern. Als Schwarz Campus Service betreuen wir das gesamte Areal des Bildungscampus Heilbronn und wegweisende Außenliegenschaften wie die experimenta, Studierendenwohnheime und die Heilbronn 42.

Dafür arbeiten unsere Fachbereiche Bau, Facility Management, Customer Services & Management, Event Management sowie Vision & Strategie eng verzahnt Hand in Hand. Wie dieses starke Zusammenspiel im #TeamSCOS in der Praxis aussieht, zeigt unser aktuelles Großprojekt: der „Neubau Bildungscampus West“.Um unserer Geschäftsführung im Bereich Bau bei diesem sowie weiteren anspruchsvollen Projekten den Rücken freizuhalten, suchen wir ein vorausschauendes Organisationstalent als zentralen Dreh- und Angelpunkt im Office.

Deine Aufgaben

• Verlässliche Entlastung: Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit dem Geschäftsführer Bau zusammen und unterstützt ihn und das Team Bau bei organisatorischen Themen.
• Zentrale Ansprechperson: Du steuerst die eingehende Kommunikation über alle Kanäle (E-Mail, Post, Telefon) souverän und agierst als geschätzte Drehscheibe für interne wie externe Anliegen.
• Termin- und Reisemanagement: Du koordinierst vorausschauend interne sowie externe Termine, übernimmst die komplette Reiseplanung und kümmerst dich um die anschließende Reisekostenabrechnung.
• Vor- & Nachbereitung von Besprechungen: Du bereitest Jour Fixes inhaltlich vor, führst bei Bedarf Protokoll und hältst ausstehende Aufgaben sowie Fristen zuverlässig nach.
• Büroorganisation & Dokumente: Du hältst den Büroalltag am Laufen (Fristen, Wiedervorlagen) und unterstützt bei der formalen Aufbereitung von Präsentationen sowie der Dateiablage.

Dein Profil

• Dein Steckbrief: Du hast eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen und bringst fundierte Erfahrung aus dem Sekretariat mit – idealerweise im Bau- und Immobilienumfeld.
• Deine Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert sowie gewissenhaft und behältst selbst bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick. Diskretion und Zuverlässigkeit sind für dich dabei absolute Selbstverständlichkeit.
• Deine Persönlichkeit: Du bist ein aufgeschlossenes Kommunikationstalent mit starkem Dienstleistungsgedanken und kannst dich über alle Hierarchien hinweg professionell ausdrücken. Deutsch beherrschst du ausgezeichnet in Wort und Schrift, idealerweise ergänzt durch sicheres Englisch.
• Deine Werkzeuge: Du beherrschst die Google Workspace souverän. Digitale Prozesse und moderne Arbeitsmittel machen dir Spaß und gehören für dich ganz selbstverständlich zum Alltag.