Assistenz der Abteilungsleitung und Sachbearbeiter*in Personalentwicklung (m/w/d)

Verkehrsbetriebe Karlsruhe GmbH; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein kommunales Verkehrsunternehmen in Karlsruhe sucht eine Assistenz der Abteilungsleitung und Sachbearbeiter*in in der Personalentwicklung. Die Rolle umfasst die Koordination von Terminen, Organisation von Veranstaltungen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Personalbereich. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung haben und kommunikationsstark sowie zuverlässig sein.

Leistungen

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Vergünstigungen bei der Nutzung von Bahnen

Qualifikationen

• Berufserfahrung in der Assistenz sowie in der Organisation von Veranstaltungen.
• Erfahrung im Personalbereich von Vorteil.
• Hohe Diskretion und Dienstleistungsorientierung.

Aufgaben

• Koordination von Terminen und Veranstaltungen der Abteilungsleitung.
• Beratung der Fachbereiche zu Veranstaltungsformaten.
• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen und Berichten.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke

Selbstständigkeit

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Microsoft Teams

Jobbeschreibung

Die Verkehrsbetriebe Karlsruhe (VBK) bieten den Menschen in der Fächerstadt ein leistungsstarkes und umweltfreundliches Mobilitätsangebot. Mit ihren Bussen und Trambahnen erbringen sie eine jährliche Leistung von mehr als zwölf Millionen Wagenkilometern und befördern dabei rund 70 Millionen Fahrgäste.

Die VBK zählen mit über 1.450 Mitarbeitenden zu den größten Arbeitgebern in Karlsruhe. Neben dem täglichen Betrieb engagieren sich die VBK für nachhaltige Verkehrskonzepte und investieren in moderne Fahrzeugtechnologien sowie die Verbesserung der Infrastruktur.

Die Geschichte des Unternehmens reicht bis ins 19. Jahrhundert zurück, als die ersten Straßenbahnen in Karlsruhe fuhren. Heute sind die VBK ein unverzichtbarer Bestandteil des öffentlichen Nahverkehrs und leisten durch die enge Zusammenarbeit mit der Albtal-Verkehrs-Gesellschaft (AVG) und dem Karlsruher Verkehrsverbund (KVV) einen wichtigen Beitrag zur klimafreundlichen Mobilität und Lebensqualität in der Region.

Assistenz der Abteilungsleitung und Sachbearbeiter*in Personalentwicklung (m/w/d)

• Vollzeit
• Ettlingen, Karlsruhe
• unbefristet

Ihre Verantwortung

Assistenz der Abteilungsleitung Personalmanagement (50 %)

• Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen der Abteilungsleitung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentation
• Kommunikationsschnittstelle zwischen der Abteilungsleitung und internen sowie externen Ansprechpartnern
• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
• Organisatorische Unterstützung und Mitarbeit bei strategischen Projekten im Personalmanagement
• Verwaltung vertraulicher Informationen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Abteilung
• Praktische Unterstützung im Tagesgeschäft, z. B. bei der Erstellung von Bedarfsanforderungen oder der Organisation von Arbeitsmitteln

Sachbearbeitung Personalentwicklung und Veranstaltungsorganisation (50 %)

• Beratung der Fachbereiche zu Veranstaltungsformaten im Personalbereich
• Planung, Terminierung und Koordination von Veranstaltungen inkl. Raumorganisation und interner Abstimmungen
• Entwicklung und Dokumentation von Veranstaltungskonzepten
• Betreuung von Veranstaltungen vor Ort
• Nachbereitung und Evaluation zur Qualitätssicherung
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Bewerbungsprozesse

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Zusatzkenntnissen in Büroorganisation oder administrativer Unterstützung
• Berufserfahrung in der Assistenz sowie in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, vorzugsweise im Personalbereich
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe
• Hohe Diskretion und Dienstleistungsorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) sowie digitalen Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation (z. B. Microsoft Teams)
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Eigeninitiative, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Herausforderung
• Ein sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz
• Arbeitszeiten, die zu Ihrem Leben passen: Bis zu drei Tage mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten (von 6:00 bis 20:00 Uhr)
• Gutes Betriebsklima mit offener Kommunikation und wertschätzender Führungskultur
• Kontinuierliche Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen
• Bezahlung nach dem Bezirkstarifvertrag für die kommunalen Nahverkehrsbetriebe
• Baden-Württemberg (BzTV‑N BW)
• Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• Sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Interessante Vergünstigungen bei der Nutzung unserer Bahnen
• Vergünstigte Speisen in unserem Betriebsrestaurant „NahVerzehr“
• Fahrradleasing, Corporate Benefits, vergünstigtes Deutschlandticket und weitere lokale Vergünstigungen

LIVE-ONLINE-KARRIEREEVENT: 30 MINUTEN MIT UNSEREN RECRUITER*INNEN

Immer donnerstags von 16:00 – 17:00 Uhr informieren wir digital über die vielfältigen Einstiegs- und Karrieremöglichkeiten in unseren Unternehmen und geben einen Einblick in das Bewerbungsverfahren. Gleichzeitig erfahren Sie, wie der Onboarding-Prozess bei uns abläuft und welche zusätzlichen Benefits Sie neben der Arbeit in einer spannenden Branche bei uns erwarten.

Ihre Ansprechperson

Kerstin Leible
Teamleitung Recruiting
Tel: [phone]‑6606

Ansprechperson Fachabteilung

Pamela Matheis
Abteilungsleitung Personalmanagement
Tel: [phone]‑5616