Assistenz der Abteilungsleitung Programme & Veranstaltungen (m/w/d)

Zentralrat der Juden; Berlin; Vor Ort; EUR 45.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

TVöD-BUND Vergütung 9a

13. Monatsgehalt

Urlaubsgeld

Arbeitsort in zentraler Lage Berlins

ÖPNV Zuschuss

Gesundheitsförderung

Zusammenfassung

Zentralrat der Juden sucht eine/n Assistenz der Abteilungsleitung Programme & Veranstaltungen (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen den Abteilungsleiter bei Organisation, Terminkoordination, Reisen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Koordination der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, das Kommunikationsmanagement und die Mitwirkung an Projekten und Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in eigenverantwortlicher Büroorganisation und Assistenzaufgaben
• Vorzugsweise Arbeitserfahrung in einer jüdischen Gemeinde oder Organisation – haupt- oder ehrenamtlich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie Bereitschaft, neue Programme und Datenbanken zu erlernen; insbesondere sicherer Umgang mit Excel, Outlook und Tools (Teams)
• Sprachliche Sicherheit in Deutsch und Englisch; weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise, Diskretion und Teamfähigkeit

Aufgaben

• Sie unterstützen die Abteilungsleitung unmittelbar in allen administrativen Belangen – Terminkoordination, Reiseplanung, Protokollführung und Nachbereitung von Besprechungen.
• Sie unterstützen das Kommunikationsmanagement der Abteilungsleitung, u. a. Schriftverkehr, Kontakte zu ehren- und hauptamtlichen Mitarbeitenden, Gemeinden und Kooperationspartnern.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb des Zentralrats.
• Sie unterstützen die Abteilung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten und Veranstaltungen – Planung, Beschaffung und organisatorische Abwicklung.
• Sie pflegen Datenbanken, Teilnehmerlisten, erstellen Auswertungen und unterstützen das Teilnehmermanagement für Veranstaltungen und Seminare.

Jobbeschreibung

Assistenz der Abteilungsleitung Programme & Veranstaltungen (m/w/d)

Befristete Anstellung - Vollzeit

Als Assistenz der Abteilungsleitung Programme & Veranstaltungen (m/w/d) unterstützen Sie den Abteilungsleiter unmittelbar in der Steuerung und Organisation seiner Aufgaben und tragen damit zum reibungslosen Betrieb der gesamten Abteilung bei. Sie sind ein zentraler Bestandteil eines engagierten Teams, das vier Referate vereint: das Veranstaltungsreferat, das Referat für Jugend und Junge Erwachsene, das Familienreferat sowie das Referat für Dialog und Engagement. Gemeinsam gestalten wir Programme, Projekte und Veranstaltungen, die das jüdische Leben in Deutschland stärken und sichtbar machen.Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen die Abteilungsleitung unmittelbar in allen administrativen und organisatorischen Belangen – von der Terminkoordinierung über die Reiseplanung bis zur Protokollführung sowie der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und der Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.
• Sie unterstützen das Kommunikationsmanagement der Abteilungsleitung, u. a. den Schriftverkehr sowie den Kontakt zu ehren- und hauptamtlichen Mitarbeitenden, Jüdischen Gemeinden und Kooperationspartnern und externen Dienstleistern.
• Sie koordinieren in Abstimmung mit der Abteilungsleitung die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb des Zentralrats.
• Sie unterstützen die Abteilung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten und Veranstaltungen – von der Planung und Beschaffung bis zur organisatorischen Abwicklung.
• Sie pflegen Datenbanken, Teilnehmerlisten, erstellen Auswertungen und unterstützen das Teilnehmermanagement für Veranstaltungen und Seminare.
• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in eigenverantwortlicher Büroorganisation und Assistenzaufgaben sowie in der Koordination organisatorischer Abläufe
• Vorzugsweise Arbeitserfahrung in einer jüdischen Gemeinde oder Organisation – haupt- oder ehrenamtlich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie Bereitschaft, neue Programme und Datenbanken zu erlernen; insbesondere ein sicherer Umgang mit Excel, Outlook und digitalen Organisations- und Kommunikationstools (Teams)
• Sprachliche Sicherheit in Deutsch und Englisch; weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise, Diskretion und Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team aus hochengagierten Menschen, denen die Zukunft der jüdischen Gemeinschaft in Deutschland am Herzen liegt
• Attraktive Vergütung (Anlehnung an TVöD BUND 9a) inklusive eines 13. Monatsgehaltes und Urlaubsgeld
• Neben den gesetzlichen Feiertagen sind auch hohe jüdische Feiertage arbeitsfrei
• Einen sehr gut erreichbaren Tätigkeitsort in der Mitte Berlins
• Ein Zuschuss zum ÖPNV-Firmenticket
• Ein Zuschuss zur Gesundheitsförderung

Die Stelle ist in Vollzeit (40 Stunden pro Woche) zu besetzen und zunächst auf ein Jahrbefristet. Eine langfristige Zusammenarbeit und spätere Übernahme in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis werden angestrebt.