Assistentin / Assistent (m/w/d) der NOVA Geschäftsleitung

Verwaltungs- Berufsgenossenschaft (VBG); Hamburg; Hybrid; EUR 48.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexibles Arbeiten

Homeoffice

Eltern-Kind-Büro

Firmeneigene Tiefgarage

Zusammenfassung

NOVA sucht eine(n) erfahrene(n) Büro- und Verwaltungsmitarbeiter(in) zur Unterstützung des Sekretariats und der Verwaltung in Hamburg. Sie planen und begleiten Dienstreisen, Sitzungen und Veranstaltungen und koordinieren inter­ne Abläufe mit internen Organisationseinheiten sowie externen Kooperationspartnern.

Zu den Aufgaben gehören zudem die Erstellung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und Analysen für die NOVA Geschäftsleitung sowie die eigenständige Umsetzung beschlossener Maßnahmen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im genannten Bereich.
• ,

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben wahrnehmen.
• Dienstreisen, Sitzungen und Besprechungen planen, organisieren, vor- und nachbereiten sowie Veranstaltungen betreuen.
• Geschäftsvorfälle koordinieren und Zusammenarbeit mit internen/externen Partnern steuern.
• Präsentationsunterlagen, Statistiken und Berichte für die NOVA Geschäftsleitung erstellen.
• Protokolle führen und Maßnahmenumsetzung unterstützen.
• Sonderaufgaben nach Weisung der NOVA Geschäftsleitung.

Kenntnisse

MS-Office

Organisationstalent

Kommunikationskompetenz

Diskretion

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Sozialversicherungskauffrau/-kaufmann

Versicherungskauffrau/-kaufmann

Kauffrau/Kaufmann für Versicherungen und Finanzanlagen

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben wahrnehmen


• Dienstreisen, Sitzungen und Besprechungen planen, organisieren, vor- und nachbereiten sowie Veranstaltungen betreuen


• Geschäftsvorfälle sowie die Zusammenarbeit mit internen Organisationseinheiten und externen Kooperationspartnern und Kooperationspartnerinnen koordinieren


• Präsentationsunterlagen, Statistiken und Berichte für die NOVA Geschäftsleitung erstellen


• Protokolle führen und damit die nachhaltige Umsetzung beschlossener Maßnahmen aus Sitzungen unterstützen


• Sonderaufgaben nach Weisung der NOVA Geschäftsleitung wahrnehmen

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Sozialversicherungskauffrau / -kaufmann (m/w/d), Versicherungskauffrau / Versicherungskaufmann bzw. Kauffrau / Kaufmann für Versicherungen und Finanzanlagen (m/w/d).


• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der gängigen MS-Office-Programme.


• Sie bringen gute Kenntnisse in der Büroorganisation und in Verwaltungsabläufen mit.


• Sie arbeiten selbstständig, zuverlässig und effizient.


• Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine hohe Kommunikationskompetenz im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Schnittstellen aus.


• Diskretion und Loyalität sind für Sie selbstverständlich.


• Sie verfügen über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf Niveaustufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen.

Wir bieten

• Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem Unternehmen, das Familienfreundlichkeit lebt


• Ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet


• Bei Vorliegen der geforderten Qualifikation eine Vergütung der Entgeltgruppe 9a BG-AT inklusive 13. Monatsgehalt. Die aktuelle Entgelttabelle finden Sie hier. Gehaltsspanne: 48.040 € - 52.300 €


• Die im öffentlichen Dienst üblichen sozialen Leistungen (z.b.: flexible Arbeitszeiten; die Möglichkeit, mobil oder in Telearbeit zu arbeiten; betriebliche Altersvorsorge)


• 30 Urlaubstage + 2 freie Tage (24.12. und 31.12.) + bis zu 5 zusätzliche Urlaubstage durch Umwandlung von Teilen des 13. Monatsgehalts


• Gleitzeit, Teilzeit oder Homeoffice (bis zu 3 Tagen/Woche): Flexibles Arbeiten ist in vielen Varianten bei uns möglich. Eine individuelle Einarbeitung vor Ort ist uns ebenso wichtig wie der regelmäßige persönliche Kontakt im Büro, deshalb bieten wir keine ausschließliche Remote Tätigkeit an.


• Externe Mitarbeitendenberatung für gesundheitliche, berufliche und persönliche Fragestellungen – anonym, vertraulich, kostenfrei


• Sehr gute Benefits (z.b.: Eltern-Kind-Büro; unser Betriebsrestaurant; firmeneigene Tiefgarage inklusive Fahrradabstellplätzen, ergonomische Arbeitsplätze mit moderner IT-Ausstattung)

Wir stehen für Chancengleichheit, Diversität und gelebte Inklusion. Aus diesem Grund möchten wir insbesondere Menschen mit Schwerbehinderungen dazu aufrufen, sich zu bewerben. Zur Förderung der beruflichen Chancengleichheit der Geschlechter begrüßen wir ausdrücklich die Bewerbung von Frauen.

Für Fragen steht Ihnen Frau Frank (Telefon [phone]) gern zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 05.10.2026.