Assistent*in der Geschäftsführung

The University of Bonn; Köln, Bonn; Vor Ort; EUR 25.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

VBL Altersversorgung

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Parkmöglichkeiten

Gute ÖPNV-Anbindung

Zusammenfassung

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit 50% eine*n Assistenz der Geschäftsführung im Sonderforschungsbereich Transregio 224 EPoS.

Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung der Geschäftsführung, Verwaltung von Drittmitteln mit SAP, Organisation von Veranstaltungen sowie die Pflege der Webseite auf Plone 5 in englischer Sprache. Weitere Aufgaben umfassen Personalvorgänge, Datenmanagement und Erstellung von Statistiken.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel; SAP-Erfahrung und Datenbankkenntnisse.
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen (Plone 5) und Umgang mit KI-Tools im Arbeitsalltag.
• Fortgeschrittene Englischkenntnisse (CEFR B2) und hervorragende Deutschkenntnisse.
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie Freude an administrativen und finanziellen Aufgaben.
• Erfahrung im Wissenschafts- und Veranstaltungsmanagement vorteilhaft.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen Aufgaben des SFB.
• Verwaltung und Prüfung von Drittmitteln mit SAP; Beachtung von DFG-/Hochschulvorschriften.
• Organisation und Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen inkl. internationaler Gäste.
• Erstellung und Auswertung von Statistiken; Pflege von Mitgliederlisten und Sitzungsprotokollen.
• Pflege der SFB-Website (Englisch) im CMS Plone 5, Zusammenarbeit mit studentischen Hilfskräften.
• Verwaltung von Personalvorgängen (Einstellungen, Vertragsverlängerungen).
• Ausbau des Datenmanagements, Aufbau/Pflege von E-Akten, Datenbanken & Wikis; Schriftverkehr in Englisch.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Englisch B2

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (Kaufmann/-frau für Bürokommunikation) oder vergleichbare Kenntnisse

Tools

MS Office

Excel

SAP

Datenbanken

Plone 5

KI-Tools im Arbeitsalltag

Jobbeschreibung

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Der Sonderforschungsbereich Transregio 224 sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2029 (Ende der Förderung) und in Teilzeit (50%) eine*n

Assistent*in der Geschäftsführung

Der Sonderforschungsbereich (SFB) Transregio 224 EPoS - Economic Perspectives on Societal Challenges, eine Kooperation der Universitäten Bonn und Mannheim, ist eine langfristig angelegte Forschungseinrichtung, die von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) gefördert wird (www.crctr224.de).

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben des SFBs,
• selbständige Anforderung, Verwaltung und Prüfung von Drittmitteln unter Verwendung eines SAP Managementsystems und unter Anwendung der geltenden DFG- und Hochschulvorschriften,
• Organisation und Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen (z. B. Workshops, Konferenzen, Summer Schools), inkl. Kontakt zu den internationalen Gästen,
• selbständige Erstellung und Auswertung von Statistiken, Führung von Mitgliederlisten und Sitzungsprotokollen, Koordination des SFB Newsletters,
• selbstständige inhaltliche und strukturelle Pflege der Webseite (in engl. Sprache) des SFB (CMS Plone 5), in Zusammenarbeit mit studentischen Hilfskräften,
• Unterstützung bei administrativen Personalvorgängen (z. B. Einstellungen und Vertragsverlängerungen von Drittmittelbeschäftigten),
• Ausbau des Datenmanagements und der digitalen Verwaltungsprozesse des SFB (z. B. Aufbau und Pflege von E-Akten, Datenbanken, Statistiken und internen Wikis),
• Erledigung von Schriftverkehr in englischer Sprache.
• eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung) oder mehrjährige gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen,
• sehr gute Anwendungskenntnisse gängiger Bürosoftware (MS Office, insbesondere Excel), idealerweise Kenntnisse in SAP und Datenbankerfahrung,
• idealerweise Erfahrung im Umgang mit Content-Management-Systemen (vorzugsweise Plone 5) und versierter Umgang mit KI-gestützten Tools im Arbeitsalltag,
• nachgewiesene fortgeschrittene Englischkenntnisse in Wort und Schrift (CEFR Niveau B2), souveräne Beherrschung der deutschen Sprache,
• sehr gutes Zahlenverständnis sowie Freude am Umgang mit administrativen und finanzbezogenen Aufgaben,
• idealerweise Erfahrung im Wissenschafts- und Veranstaltungsmanagement sowie Kenntnisse der deutschen Hochschul- und Forschungslandschaft,
• strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick,
• die Fähigkeit, in einem kleinen Team zuverlässig und flexibel zu arbeiten.
• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber der Region, Arbeitsplatzsicherheit und Standorttreue,
• flexible Arbeitszeiten,
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• betriebliche Altersversorgung (VBL),
• zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
• eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
• Entgelt nach Entgeltgruppe 9a TV-L.

Die Universität Bonn fördert eine offene, wertschätzende und diskriminierungsfreie Hochschulkultur und setzt sich aktiv für Chancengerechtigkeit sowie Familienfreundlichkeit ein. Wir streben an, strukturelle Benachteiligungen abzubauen und die Vielfalt in Forschung, Lehre und Verwaltung zu stärken. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion oder Weltanschauung, Behinderung sowie Alter.

Bewerbungen von Frauen sowie Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen werden im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetz (LGG) NRW und des Sozialgesetzbuchs (SGB) IX bevorzugt berücksichtigt.