Assistent*in der Abteilungsleitung in Teilzeit (50 %)

Fraunhofer-Gesellschaft; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 80.000 - 100.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine führende Forschungsinstitution in Karlsruhe sucht eine administrative Unterstützung für die Abteilung Human-AI Interaction. Zu den Aufgaben gehören die Koordination von Terminen, die Pflege der Abteilungswebseiten und die Organisation von Veranstaltungen. Erforderlich sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie gute Kenntnisse in MS-Office. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet und umfasst eine wöchentliche Arbeitszeit von 19,5 Stunden. Es werden optimale Arbeitsbedingungen und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten geboten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten

Kostenfreie Parkplätze

Moderne Infrastruktur

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen.

Aufgaben

• Übernahme vielseitiger administrativer Aufgaben einschließlich Terminkoordination.
• Pflege und Weiterentwicklung der Abteilungswebseiten.
• Organisation von Messeauftritten und Veranstaltungen.
• Dokumentation regulatorischer Vorgaben und Unterstützung im Qualitätsmanagement.

Kenntnisse

MS-Office-Programme

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Diskretion

Ausbildung

Ausbildung im kaufmännischen Bereich

Jobbeschreibung

Overview

Am Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung IOSB verbinden wir Forschung, Technologie und Praxis. Als eines der größten Fraunhofer-Institute verfügen wir über eine breite Expertise - von den physikalischen Grundlagen bis zur Datenauswertung mittels KI - für ganz unterschiedliche Anwendungsdomänen wie (autonome) Mobilität, industrielle Produktion und Qualitätskontrolle sowie Verteidigung und Sicherheit. Werden Sie Teil unseres Teams und tragen Sie dazu bei, dass unsere Forschung in innovative Anwendungen umgesetzt wird.

In unserer Abteilung Human-AI Interaction (HAI) dreht sich hierbei alles um die Interaktion von Menschen mit KI-gestützten Systemen – und das in vielen verschiedenen Anwendungsfeldern. Unser Forschungsziel ist es, KI-Systeme intuitiv, transparent und nützlich zu gestalten. Damit Menschen und KI-Systeme auf Augenhöhe zusammenarbeiten, müssen die Systeme intelligent werden, intuitiv bedienbar sein und die Nutzerabsicht verstehen lernen. Wir erforschen hierzu Technologien und bauen in Förderprojekten und Aufträgen aus der Industrie Systeme, in denen diese Technologien zum Einsatz kommen.

An der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration übernehmen Sie eine zentrale Rolle für den reibungslosen Ablauf unserer Abteilung. Mit Organisationstalent und einem Blick für Prioritäten gestalten Sie den Arbeitsalltag unseres Teams aktiv mit – und schaffen Freiräume, in denen innovative Forschung möglich wird. Klingt nach einer Aufgabe, die zu Ihnen passt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgaben

• Sie übernehmen vielseitige administrative Aufgaben, darunter die Terminkoordination sowie die Unterstützung bei Beschaffungen
• Sie kümmern sich um die Pflege und Weiterentwicklung unserer Abteilungswebseiten und bringen dabei auch eigene Ideen ein
• Sie organisieren Messeauftritte und Veranstaltungen – von der Planung bis zur Nachbereitung
• Sie stellen sicher, dass regulatorische Vorgaben dokumentiert und entsprechende Nachweise vollständig vorliegen und unterstützen dabei auch unser Qualitäts- und Projektmanagement

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (insbesondere Excel, Word, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ihre Team- und Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion machen Sie zu einer vertrauenswürdigen Ansprechperson für unsere Kolleg*innen
• Eine selbstständige und proaktive Arbeitsweise und ausgezeichnetes Organisationsgeschick

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und zukunftsorientierten Arbeitsumfeld
• Optimale Arbeitsbedingungen und moderne Infrastruktur
• Ein kollegiales, engagiertes Team mit offener Kommunikation und guter Arbeitsatmosphäre
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Stärken durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm
• Attraktive Rahmenbedingungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (flexible Arbeitszeiten, Regelungen zum mobilen Arbeiten, Kita-Platz-Kontingent in Karlsruhe etc.)
• Kostenfreie Parkplätze und eine leistungsfähige Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge
• Eine Kantine sowie nahegelegene Einkaufsmöglichkeiten
• Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV sowie ein Zuschuss zum Deutschlandticket

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich (aufgrund der Weihnachtsfeiertage ab Januar 2026) und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an:

Michael Voit

Abteilungsleiter Human-AI Interaction (HAI)

Telefon: [phone]

Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung IOSB

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.