Assistant to Operations Director (m/w/d)

Theater Neue Flora; Hamburg; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office

Loft-Bürostandort zentral im Hamburg

Show-Watches

Premiumfreikarten

Family & Friends-Angebote

Insiderangebote

Wellpass

Betriebliche Altersvorsorge

Job-Rad

Deutschlandticket-Zuschuss

Job summary

Stage Entertainment in Hamburg sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung des Management-Teams. Zu Ihren Aufgaben gehört die Koordination von Terminen, die Protokollführung und die Organisation interner sowie externer Meetings.

Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und selbstständig, verfügen über gute Deutsch- und Englischkenntnisse und bringen idealerweise eine kaufmännische Ausbildung mit. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten werden geboten.

Qualifications

• Nachweisbare Berufserfahrung in Assistenz oder Büro.
• Kaufmännische Ausbildung von Vorteil.
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
• Gutes Gefühl für Prioritäten und Fristen.
• Offen für neue digitale Tools und Methoden.
• Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Termine koordinieren, Besprechungen organisieren und Protokolle führen.
• Interne/ externe Meetings organisieren und Reisekosten bearbeiten.
• Bereichsübergreifende Projektkoordination im Team sicherstellen.
• Mit Excel und PowerPoint übersichtliche Präsentationen und Auswertungen erstellen.
• Schriftliche/telefonische Korrespondenz pflegen; Austausch mit Amsterdam.
• Anlaufstelle für Stakeholder; abteilungsübergreifende Unterstützung leisten.

Skills

Terminmanagement

Meetings koordinieren

Protokolle führen

Schriftliche/Korrespondenz

MS Office

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

CRM-Systeme

Job description

Unsere ausgeprägte Leidenschaft für Live Entertainment, Musicals und Theateraufführungen auf höchstem Niveau ist, was uns bei Stage verbindet. Diese gemeinsame Begeisterung macht aus den vielfältigsten Mitarbeitenden in unterschiedlichsten Jobs ein hingebungsvolles Team: ein echtes Wir. Und das weiß mit ausgezeichneten Shows sein Millionenpublikum auf all unseren Bühnen in ganz Europa zu begeistern.

Wir wollen unsere Leidenschaft auch mit dir teilen und suchen dich als:

Starker Auftritt - dein Job im Detail:

• Du koordinierst Termine, organisierst und protokollierst Besprechungen und sorgst dafür, dass wichtige Themen und Aufgaben zuverlässig nachgehalten werden.
• Sowohl interne und externe Meetings als auch Veranstaltungen oder Geschäftsreisen werden von dir organisiert und reisekostentechnisch bearbeitet.
• Bei der Organisation und Koordination bereichsübergreifender Projekte hältst du die Fäden zusammen, stimmst dich mit den Stakeholdern ab und behältst wichtige To-dos und Fristen im Blick.
• Mit Excel und PowerPoint erstellst du übersichtliche Präsentationen und Auswertungen, die der Geschäftsführung als Entscheidungsgrundlage für vielfältige Themen dienen können.
• Du kümmerst dich um die schriftliche und telefonische Korrespondenz und unterstützt den Austausch mit unserer Konzernmutter in Amsterdam.
• Als zuverlässige Anlaufstelle arbeitest du mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen und unterstützt abteilungsübergreifend bei organisatorischen Themen

Deine Eintrittskarte - dein Können und Talent:

• Du bringst nachweisliche Berufserfahrung mit, idealerweise in einer Assistenz- oder Bürotätigkeit. Eine kaufmännische Ausbildung und vor allem Erfahrung aus dem organisatorischen Theaterbetrieb sind von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und selbstständig und hast ein gutes Gespür für Prioritäten und Fristen.
• Du packst gerne mit an, denkst pragmatisch und kümmerst dich darum, dass Aufgaben nicht liegen bleiben.
• Mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint, gehst du sicher um. Dabei bist du offen für neue digitale Tools in die du dich gerne und schnell einarbeitest.
• Du stimmst dich gerne mit unterschiedlichen Menschen ab, trittst mit sicheren Deutsch- und Englischkenntnissen freundlich und verbindlich auf und behältst auch bei verschiedenen Interessen den Überblick.
• Auchwenn es turbulent wird oder sich Prioritäten kurzfristig ändern, bleibst du organisiert, lösungsorientiert und verlierst deinen Humor nicht.

Stage Entertainment setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.

Das große Finale! Freue dich auf...

• Ein Umfeld, das begeistert: flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Home-Office.
• Eine atemberaubende Kulisse: in unseren Loft-Büros zentral und sehr gut angebunden im UNESCO Weltkulturerbe Hamburger Speicherstadt.
• Bühnenreifes Arbeitsumfeld: kurze Kommunikationswege, flache Hierarchien und ein hohes Maß an Eigenverantwortung.
• Spezielle Angebote für unsere Musicals: Show-Watches, Premiumfreikarten, Family & Friends- und Insiderangebote.
• Ein rundes Paket an weiteren Benefits, wie: Wellpass, betriebliche Altersvorsorge, Job-Rad, Zuschuss zum Deutschlandticket und zahlreiche Corporate Benefits.