Assistant to Operations Director (m/w/d)

Theater im Hafen; Hamburg; Hybrid; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office

Job summary

Theater im Hafen in Hamburg sucht eine engagierte Assistenz- oder Bürofachkraft, die Termine koordiniert, Besprechungen organisiert und die Kommunikation mit der Konzernmutter in Amsterdam unterstützt.

Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und eigenständig, bringen Deutsch- und Englischkenntnisse mit und begleiten bereichsübergreifende Projekte. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office Optionen gehören zum Umfeld.

Qualifications

• Nachweisliche Berufserfahrung, idealerweise in Assistenz- oder Bürotätigkeit.
• Kaufmännische Ausbildung von Vorteil, Theaterbetrieb-Erfahrung wünschenswert.
• Strukturierte, zuverlässige, selbstständige Arbeitsweise, gutes Prioritätenbewusstsein.

Responsibilities

• Terminplanung, Organisation und Protokollierung von Besprechungen.
• Organisation von internen/externen Meetings, Veranstaltungen und Reisen.
• Koordination bereichsübergreifender Projekte und Stakeholder-Abstimmung.

Skills

Terminplanung

Meetingkoordination

Stakeholder-Management

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Selbstständigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Unsere ausgeprägte Leidenschaft für Live Entertainment, Musicals und Theateraufführungen auf höchstem Niveau ist, was uns bei Stage verbindet. Diese gemeinsame Begeisterung macht aus den vielfältigsten Mitarbeitenden in unterschiedlichsten Jobs ein hingebungsvolles Team: ein echtes Wir. Und das weiß mit ausgezeichneten Shows sein Millionenpublikum auf all unseren Bühnen in ganz Europa zu begeistern.

Wir wollen unsere Leidenschaft auch mit dir teilen und suchen dich als:

Starker Auftritt - dein Job im Detail:

• Du koordinierst Termine, organisierst und protokollierst Besprechungen und sorgst dafür, dass wichtige Themen und Aufgaben zuverlässig nachgehalten werden.
• Sowohl interne und externe Meetings als auch Veranstaltungen oder Geschäftsreisen werden von dir organisiert und reisekostentechnisch bearbeitet.
• Bei der Organisation und Koordination bereichsübergreifender Projekte hältst du die Fäden zusammen, stimmst dich mit den Stakeholdern ab und behältst wichtige To-dos und Fristen im Blick.
• Mit Excel und PowerPoint erstellst du übersichtliche Präsentationen und Auswertungen, die der Geschäftsführung als Entscheidungsgrundlage für vielfältige Themen dienen können.
• Du kümmerst dich um die schriftliche und telefonische Korrespondenz und unterstützt den Austausch mit unserer Konzernmutter in Amsterdam.
• Als zuverlässige Anlaufstelle arbeitest du mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen und unterstützt abteilungsübergreifend bei organisatorischen Themen

Deine Eintrittskarte - dein Können und Talent:

• Du bringst nachweisliche Berufserfahrung mit, idealerweise in einer Assistenz- oder Bürotätigkeit. Eine kaufmännische Ausbildung und vor allem Erfahrung aus dem organisatorischen Theaterbetrieb sind von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und selbstständig und hast ein gutes Gespür für Prioritäten und Fristen.
• Du packst gerne mit an, denkst pragmatisch und kümmerst dich darum, dass Aufgaben nicht liegen bleiben.
• Mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint, gehst du sicher um. Dabei bist du offen für neue digitale Tools in die du dich gerne und schnell einarbeitest.
• Du stimmst dich gerne mit unterschiedlichen Menschen ab, trittst mit sicheren Deutsch- und Englischkenntnissen freundlich und verbindlich auf und behältst auch bei verschiedenen Interessen den Überblick.
• Auchwenn es turbulent wird oder sich Prioritäten kurzfristig ändern, bleibst du organisiert, lösungsorientiert und verlierst deinen Humor nicht.

Stage Entertainment setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.

Das große Finale! Freue dich auf...

• Ein Umfeld, das begeistert: flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Home-Office.
• Eine atemberaubende Kulisse: in unseren Loft-Büros zentral und sehr gut angebunden im UNESCO Weltkulturerbe Hamburger Speicherstadt.
• Bühnenreifes Arbeitsumfeld: kurze Kommunikationswege, flache Hierarchien und ein hohes Maß an Eigenverantwortung.
• Spezielle Angebote für unsere Musicals: Show-Watches, Premiumfreikarten, Family & Friends- und Insiderangebote.
• Ein rundes Paket an weiteren Benefits, wie: Wellpass, betriebliche Altersvorsorge, Job-Rad, Zuschuss zum Deutschlandticket und zahlreiche Corporate Benefits.