Administrative Sachbearbeitung (m/w/d) für den Internationalisierungsbereich

Land Niedersachsen; Oldenburg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Bezahlung

VBL betriebliche Altersvorsorge

Home-Office möglich

JobTicket im VBN

Ferienbetreuung

Hochschulsportangebote

Job summary

Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg sucht eine(n) umsichtige(n) Kolleg(in) für den Bereich Internationalisierung zur administrativen Unterstützung des Programms für Exzellenz. Sie arbeiten eng mit der Rijksuniversiteit Groningen zusammen und koordinieren Informations- und Kommunikationsflüsse.

Zu Ihren Aufgaben gehören Finanzplanung, Dokumentation, Statusberichte, Sitzungen/VG-Termine, sowie die Entwicklung des Marketings für Förderprogramme.

Qualifications

• Verwaltungsprüfung I oder vergleichbare Ausbildung erforderlich.
• Erfahrung in Administration und Finanzmanagement.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Kenntnisse Hochschulstrukturen vorteilhaft.

Responsibilities

• Koordination des Informations- und Kommunikationsflusses.
• Projekt- und Terminplanung, Terminkoordinierung.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen, Workshops.
• Erstellung der Protokolle und anschließendes Monitoring der Aufgaben und Maßnahmen.
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Marketings für die Förderprogramme, Öffentlichkeitsarbeit.
• Administrative Unterstützung bei der Durchführung der Qualitätssicherung.

Skills

Projektkoordination

Verwaltungsmanagement

Finanzmanagement

Englischkenntnisse

Kommunikation

Education

Verwaltungsprüfung I

vergleichbare Ausbildung

Tools

SAP

Job description

Einrichtung

Geschäftsstelle des Präsidiums

Über uns

Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg ist eine dynamische Universität im Zentrum des grenzüberschreitenden Raums zwischen Groningen und Bremen. Sie hat sich seit ihrer Gründung 1973 mit großem Erfolg entwickelt und ist eine profilierte Einrichtung in Forschung, Lehre und Transfer mit drei Exzellenzclustern, rund 1.600 Wissenschaftler*innen (darunter rund 260 Professor*innen) und ca. 15.000 Studierenden.

Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg erhält vom Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK) und der VolkswagenStiftung aus der Förderlinie "Potenziale strategisch entfalten" für ihre Profilschärfung und zur Stärkung ihrer nationalen und internationalen Wettbewerbsfähigkeit 22,5 Mio. Euro durch das Projekt „A Programme for Excellence. Developing Strengths and Building Potentials by Interdisciplinary and International Networking“. Dies soll u.a. mit der konsequenten Vernetzung über Landes- und Staatsgrenzen hinweg, der Förderung von Studierenden und Wissenschaftler*innen in frühen Karrierephasen und der Stärkung der interdisziplinären Forschungsschwerpunkte in gesellschaftlich relevanten und innovativen Bereichen stattfinden.

Ihre Aufgaben

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine*n umsichtige*n, kommunikationsstarke*n Kolleg*in mit Interesse an einem vielfältigen, verantwortungsvollen Aufgabengebiet und Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleg*innen besonders im Bereich der Internationalisierung und in der Zusammenarbeit mit der Rijksuniversiteit Groningen (RUG Niederlande).

Sie übernehmen die administrative Sachbearbeitung einschließlich des Finanzmanagements für den Internationalisierungsbereich der Universität Oldenburg im ‚Programm für Exzellenz‘.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Koordination des Informations- und Kommunikationsflusses
• Projekt- und Terminplanung, Terminkoordinierung
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen, Tagungen, Workshops etc.
• Erstellung der Protokolle und anschließendes Monitoring der Aufgaben und Maßnahmen
• Nachverfolgung von Aktivitäten sowie die Kontinuität des Projektverlaufs
• Erstellung, Verwaltung und Archivierung der Dokumente des Projekts, z. B. Statusberichte, Präsentationen, Auswertungen u. ä.
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Marketings für die Förderprogramme, Öffentlichkeitsarbeit
• Administrative Unterstützung bei der Durchführung der Qualitätssicherung

Mitwirkung im Bereich Finanzmanagement

• Finanzplanung und -koordinierung, jeweils in Absprache mit der Leitung
• Erstellung von Statistiken sowie Übersichten über tatsächlichen und noch zu erwartenden Mittelfluss unter Berücksichtigung des Finanzierungsplans
• Kontieren von Rechnungen sowie Feststellung der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen
• Überwachung des Budgets, auch in SAP, Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben

Ihr Profil

Einstellungskriterien

• Abgeschlossene Verwaltungsprüfung I oder eine vergleichbare Ausbildung von Vorteil
• Erfahrung in der Administration
• Erfahrung im Finanzmanagement
• Erfahrung in der Kommunikation finanzbezogener Daten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Wünschenswert wären

• Kenntnisse der Strukturen und Verwaltungsvorgänge an Hochschulen
• Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung sowie Dokumentation von Sitzungen/Gremienterminen

Wir bieten

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielräumen in einem dynamischen und hochmotivierten Team
• ein persönliches Onboarding, eine systematische Einarbeitung und Unterstützung der eigenen professionellen Entwicklung
• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
• Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
• die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Zugang zu universitärer Ferienbetreuung
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
• Nutzung des JobTickets im VBN

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Bei Nachfragen zu dieser Position wenden Sie sich bitte an die Referentin für Internationalisierung, Frau Birgit Bruns ( [e-mail] ).

Ammerländer Heerstraße 114-118, D-26129 Oldenburg

Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.