Administrative/r Koordinator/in (m/w/d)

Uni Essen Haematologie; Essen; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichenS

Tarifliche Bezahlung (TV-L)

30 Tage Urlaub

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsmanagement

Betriebliche Zusatzversorgung

Zusammenfassung

Universitätsmedizin Essen – Haematologie sucht eine administrative Unterstützung zur Koordination des DFG-Sonderforschungsbereichs DYNAMO. Sie arbeiten eng mit der Drittmittelverwaltung und Fachabteilungen zusammen und unterstützen Budgetüberwachung, Rechnungsprüfung und Zahlungsanforderungen.

Zu den Aufgaben gehören Stellenausschreibungen, Onboarding, Sitzungs- und Berichtsorganisation sowie Vorbereitung von Präsentationen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder Bachelorabschluss oder vergleichbare Qualifikation
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Serviceorientierung

Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Koordinationsbüros und Budgetüberwachung in Zusammenarbeit mit Drittmittelverwaltung
• Bearbeitung von Rechnungen, Erstattungen und Zahlungsanforderungen
• Organisation von Stellenausschreibungen, Onboarding-Prozessen und Personalangelegenheiten
• Unterstützung bei Berichten, Präsentationen und Dokumentationen des Forschungsverbunds
• Vorbereitung von Konsortialtreffen, Workshops und Sitzungen des Wissenschaftlichen Beirats

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

MS-Office Kenntnisse

Organisationstalent

Serviceorientierung

Ausbildung

Berufsausbildung oder Bachelorabschluss

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

30.06.2030; Projektbefristung gem. §14 Abs. 1 TzBfG

• Administrative Unterstützung des Koordinationsbüros des DFG-geförderten Sonderforschungsbereichs "DYNAMO - Immediate Tumor Dynamics in Melanoma Therapy"
• Überwachung der SFB-Budgets, Ausgaben und Mittelzuweisungen in enger Zusammenarbeit mit der Drittmittelverwaltung und den zuständigen Finanzabteilungen
• Bearbeitung und Dokumentation von Finanzvorgängen, Rechnungen, Erstattungen und Zahlungsanforderungen
• Administrative Koordination von Stellenausschreibungen, Einstellungsverfahren, Onboarding-Prozessen und weiteren Personalangelegenheiten
• Organisatorische und administrative Unterstützung bei der Durchführung von Konsortialtreffen, Workshops, Retreats, Symposien, Gastbesuchen und Sitzungen des Wissenschaftlichen Beirats
• Unterstützung der Kommunikation mit beteiligten Institutionen, Finanz- und Personalabteilungen sowie weiteren relevanten internen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen, Finanzübersichten und Dokumentationen des Forschungsverbunds
• Abgeschlossene Berufsausbildung, Bachelorabschluss oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft, Public Management oder einem verwandten Fachgebiet
• Erfahrung in der Projekt-, Finanz- oder Forschungsadministration ist von Vorteil
• Erfahrung im Budgetmanagement, in der Rechnungsbearbeitung sowie in administrativen Abläufen ist wünschenswert
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation, im Reisemanagement oder in der Personaladministration ist von Vorteil
• Kommunikationsstärke sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Freuen Sie sich auf

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem neu eingerichteten, von der DFG geförderten Sonderforschungsbereich
  • Mitarbeit in einem engagierten Koordinationsteam eines interdisziplinären Forschungsverbunds
• Einblicke in die Organisation und Administration eines großen wissenschaftlichen Verbundprojekt
• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
• Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen

• Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
• Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
• Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.

Beste Argumente für eine Beschäftigung in der Universitätsmedizin Essen

Umwelt und
Nachhaltigkeit

Familienfreundliche
Unternehmenskultur

Vielfalt und
Internationalität

Eigene Kita
und Tagespflege

Fort- und Weiter-
bildungsakademie

Zertifizierte
Einarbeitung

Gesundheits-
management

Tarifliche
Vergütung

und Vieles
Mehr

Zum Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie informiert Sie auch unsere Abteilung für Familie und Gesundheit

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