Administrative Projektassistenz (w/m/d) – Photovoltaik & Batteriespeicher

Lumenhaus GmbH; Düsseldorf; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Job summary

Lumenhaus GmbH sucht eine administrative Projektassistenz zur Unterstützung der Umsetzung unserer Photovoltaik- und Batteriespeicherprojekte. Sie koordinieren Tätigkeiten, pflegen den Kontakt zu Kunden und arbeiten eng mit Sales, Technik, Installation und Finance zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Prüfung von Unterlagen, fristgerechte Netzbetreiber-Anmeldungen sowie die kontinuierliche Dokumentation. Sie tragen zur Optimierung von Prozessen bei und arbeiten in einem internationalen Team.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Berufserfahrung in Projektassistenz, Auftragsabwicklung oder Sachbearbeitung.
• Branchenbezug Photovoltaik, erneuerbare Energien oder Handwerk ist ein Plus; idealerweise kennst Du Netzbetreiber-Prozesse.
• Strukturierte Arbeitsweise mit Prioritätensetzung.
• Freundliche, professionelle Kommunikation mit Kunden, Netzbetreibern und internen Teams – telefonisch und schriftlich.
• Sicherer Umgang mit MS Office/Google Workspace; Erfahrung mit CRM-/Projektmanagement-Tools von Vorteil.
• Eigeninitiative, proaktives Handeln und Lösungsorientierung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse erforderlich.
• Wohnsitz in Deutschland und gültige Arbeitserlaubnis.

Responsibilities

• Projektkoordination: Unterstützung bei der Umsetzung von PV- und Speicherprojekten, Statusverfolgung, Informationen an Beteiligte.
• Schnittstelle zum Kunden: Ansprechpartner für Kunden während der Umsetzung, proaktive Updates geben.
• Brücke zu internen Teams: Zusammenarbeit mit Sales, Technik, Installation und Finance.
• Dokumentation & Unterlagen: Prüfung von Unterlagen, Pflege der Systeme, nachvollziehbare Dokumentation.
• Netzbetreiber-Anmeldungen: Sicherstellen, dass Anmeldungen/Formulare fristgerecht eingereicht werden und Bearbeitungsstand verfolgt wird.
• Problemlösung: Verzögerungen erkennen, Klärung koordinieren, Projekte auf Kurs halten.
• Prozessverbesserung: Ideen zur Effizienzsteigerung einbringen und Prozesse weiterentwickeln.
• Internationales Team: Zusammenarbeit mit Kollegen/Partnern aus verschiedenen Ländern.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Englischkenntnisse

Digitale Kompetenz

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

MS Office

Google Workspace

CRM-/Projektmanagement-Tools

Job description

Administrative Projektassistenz (w/m/d) – Photovoltaik & Batteriespeicher

Standort: Düsseldorf und Umgebung.

Deine Mission:

• Projektkoordination: Du unterstützt die Koordination der Umsetzung unserer PV- und Speicherprojekte, verfolgst den Projektstatus und sorgst dafür, dass alle Beteiligten wissen, was als Nächstes ansteht.
• Schnittstelle zum Kunden: Du bist Ansprechpartner für unsere Kunden während der Projektumsetzung, informierst sie proaktiv über den Projektstand und beantwortest organisatorische Fragen.
• Brücke zu internen Teams: Du arbeitest eng mit Sales, Technik, Installation und Finance zusammen und sorgst dafür, dass Informationen zwischen allen Beteiligten nahtlos fließen.
• Dokumentation & Unterlagen: Du prüfst Projektunterlagen auf Vollständigkeit, pflegst unsere Systeme und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen nachvollziehbar dokumentiert sind.
• Netzbetreiber-Anmeldungen: Du stellst sicher, dass Anmeldungen und Formulare beim Netzbetreiber vollständig und fristgerecht von unseren Installationspartnern eingereicht werden, und verfolgst den Bearbeitungsstand bis zur Freigabe.
• Problemlösung: Du erkennst Verzögerungen oder Engpässe frühzeitig, koordinierst die Klärung mit den zuständigen Stellen und unterstützt die Projekte auf Kurs zu halten.
• Prozessverbesserung: Du bringst Ideen ein, wie wir unsere Abläufe effizienter gestalten können, und hilfst dabei, unsere Prozesse weiterzuentwickeln.
• Internationales Team: Du arbeitest mit Kollegen und Partnern aus verschiedenen Ländern zusammen und unterstützt den Austausch innerhalb unseres Teams.

Das bringst Du mit:

• Kaufmännische oder administrative Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Berufserfahrung in Projektassistenz, Auftragsabwicklung oder Sachbearbeitung.
• Branchenbezug: Erfahrung im Bereich Photovoltaik, erneuerbare Energien oder Handwerk ist ein Plus – idealerweise kennst Du Netzbetreiber-Prozesse bereits.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen parallelen Projekten den Überblick und setzt Prioritäten richtig.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst freundlich und professionell mit Kunden, Netzbetreibern und internen Teams – am Telefon wie schriftlich.
• Digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office bzw. Google Workspace; Erfahrung mit CRM- oder Projektmanagement-Tools ist von Vorteil.
• Eigeninitiative: Du gehst Themen proaktiv an und fasst nach, bis sie erledigt sind.
• Sprachen: Sehr gute Deutschkenntnisse. Englischkenntnisse für die Kommunikation in unserem internationalen Team sind erforderlich.
• Deutschland: Du lebst in Deutschland und besitzt eine gültige Arbeitserlaubnis.