Administrative Assistenz Key Account Management (m/w/d)

Vetter Pharma; Ravensburg; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

JobRad

Deutschlandticket

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG in Ravensburg sucht eine erfahrene Assistenzkraft zur Unterstützung des Managements.

Sie koordinieren interne und externe Korrespondenz, erstellen Präsentationen, Statistiken und Berichte und organisieren Termine, Events sowie Schulungen. Sie arbeiten eng mit dem Global Sales Leadership-Team in den USA zusammen, planen Reisen und übernehmen das Vertragsmanagement sowie die Büromaterialbestellung in SAP.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office
• Sehr gute Englischkenntnisse für Zusammenarbeit mit US-Fachbereichen
• Kommunikationstalent und Sozialkompetenz
• Loyalität, Diskretion, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit

Responsibilities

• Durchführung sämtlicher bereichs- und standortbezogener organisatorischer Aufgaben
• Externe und interne Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Unterstützung des Global Sales Leadership-Teams in den USA
• Erstellung von Präsentationen, Statistiken, Monatsberichten, Auswertungen, Protokollen und Angeboten
• Planung und Organisation von Events sowie Veranstaltungen
• Bereichsinterner Ansprechpartner für Meetings, Schulungen und Workshops inkl. Raumbuchung
• Organisation und Nachverfolgung von Terminen der Führungskräfte im Key Account Management und Customer Service
• Reiseplanung und -abrechnung für In- und Ausland
• Vertragsmanagement inkl. DocuSign-Koordination
• Büromaterialbestellung in SAP

Skills

Organisationstalent

Englischkenntnisse

Kommunikationstalent

Sozialkompetenz

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Diskretion

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Menschen auf der ganzen Welt verlassen sich auf Vetter.

Wir verlassen uns auf Sie:

• Sie sind verantwortlich für die Durchführung sämtlicher bereichs- und standortbezogener organisatorischer Aufgaben
• Sie übernehmen die externe und interne Korrespondenz in deutscher sowie englischer Sprache
• Sie unterstützen das Global Sales Leadership-Team in den USA (inkl. Director / VP-Level)
• Sie übernehmen die Erstellung von Präsentationen, Statistiken, Monatsberichten, Auswertungen, Protokollen sowie Angeboten
• Sie sind für die eigenverantwortliche Planung und Organisation von Events sowie Veranstaltungen zuständig
• Sie übernehmen die Rolle als bereichsinterner Ansprechpartner für interne und externe Meetings, Schulungen und Workshops inkl. Raumbuchung und Ressourcenplanung
• Sie übernehmen die Organisation, Koordination und das Nachverfolgen von Terminen der Führungskräfte im Bereich Key Account Management und Customer Service
• Sie verantworten die Reiseplanung und -abrechnung für In- und Auslandsreisen
• Sie sind zuständig für das Vertragsmanagement (Koordination der Verträge, Unterschriften und Versand an Vertragspartner im Rahmen des Tools "DocuSign")
• Sie übernehmen die Büromaterialbestellung in SAP

So machen Sie unser Team komplett:

• Mit Ihrer abgeschlossenen kaufmännische Berufsausbildung
• Sie bringen mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit
• Durch Ihr Organisationstalen und Ihre strukturierte Arbeitsweise
• Durch Ihre sehr guten Anwenderkenntnisse in MS Office
• Mit Ihren sehr guten Englisch-Kenntnissen für die Zusammenarbeit mit unseren US-Fachbereichen
• Durch Ihr Kommunikationstalent und Ihre ausgezeichnete Sozialkompetenz
• Durch Ihr hohes Maß an Loyalität, Diskretion, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit

Das spricht für Vetter:

• Job mit Zukunft: Arbeiten Sie in der zukunftssicheren Pharma-Branche. Als stabiler und global erfolgreicher Arbeitgeber bieten wir spannende Perspektiven - und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Attraktive Vergütung: Profitieren Sie von einem überdurchschnittlichen Gehalt, das regelmäßig angepasst und um Zuschläge für Mehrarbeit sowie Urlaubsgeld erweitert wird. Freuen Sie sich neben maßgeschneiderten Benefits auch auf einen Unternehmenserfolgsbonus beim Erreichen unserer Unternehmensziele.
• Flexibles Arbeiten: Nutzen Sie die Möglichkeit, bis zu 40Prozent Ihrer Wochenarbeitszeit mobil zu arbeiten.
• Transparenz auch bei den Arbeitszeiten: Bei uns gilt eine 40-Stunden-Woche mit Zeiterfassung, damit keine Überstunde verloren geht.
• Work-Life-Balance: Arbeit und Privatleben sind im Einklang mit unseren flexiblen Gleitzeitmodellen, 30 Tagen Urlaub und der Möglichkeit, eine persönliche Auszeit zu nehmen.
• Familienfreundlichkeit: Wir sorgen für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie - inklusive Angeboten für die Ferienbetreuung Ihrer Kinder.
• Moderne Büros: Freuen Sie sich auf ergonomische Arbeitsplätze und eine hochwertige technische Ausstattung für effizientes und angenehmes Arbeiten.
• Nachhaltiges Pendeln: Wir fördern Ihren Arbeitsweg mit dem ÖPNV und übernehmen das Deutschlandticket sogar komplett. Außerdem bieten wir JobRad, überdachte Fahrradstellplätze sowie Ladesäulen für Ihr E-Auto.
• Vetter-Vorsorge und Betriebliches Gesundheitsmanagement: Die ideale Kombination aus Alters- und Gesundheitsvorsorge wartet schon auf Sie, z. B. in Form von betrieblicher Krankenzusatzversicherung sowie Fitness- und Sportangeboten (EGYM WELLPASS).

Unser Bewerbungsprozess:

• Sichtung Ihrer Bewerbung
• Virtuelles Gespräch über Microsoft Teams
• Schnupperstunden vor Ort zum persönlichen Kennenlernen
• Einstellung, wenn es für beide Seiten passt

Vertragsart: Vollzeit

Ref. Nr.:45374

Arbeitszeit: Gleitzeit

Zu besetzen ab: Sofort

Kontakt: Julian Betz

Ort: Ravensburg

Wir sind Vetter - wir agieren global als einer der führenden Pharmadienstleister für die Herstellung von Medikamenten und bieten vielfältige Karrierechancen. Bei uns zählen Teamwork, Offenheit und Engagement. Unsere über 7.400 Mitarbeitenden gestalten nachhaltig die Zukunft unseres Familienunternehmens mit. In einem Job mit Sinn. Wir vereinen Innovationsgeist mit hoher Qualität, fördern individuelleStärken sowie die persönliche und fachliche Weiterentwicklung. Bei uns zählt jeder Einzelne - damit alle Bereiche perfekt ineinandergreifen. Rely on us - das ist unser Anspruch. Für diejenigen, die sich auf uns verlassen. Weltweit.Wir zählen auf Sie!

Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG

Berufserfahrene