Administrative Assistant (m/w/d)

ASSA ABLOY; Hamburg; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

GfS – Gesellschaft für Sicherheitstechnik mbH in Hamburg sucht eine Administrative Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführerin sowie der Führungskräfte in operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben. Sie sind zentrale Anlaufstelle, sorgen für reibungslose Abläufe und übernehmen Büroorganisation, Terminmanagement und Dokumentation.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, 1–3 Jahre Berufserfahrung im Admin-Bereich, sicherer Umgang mit MS Office sowie

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• 1–3 Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office

Responsibilities

• Organisation, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen, Vorlagen, Verträgen, Protokollen
• Unterstützung bei Bestellungen und Beschaffungsprozessen
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen
• Pflege und Verwaltung des Dokumentenmanagements
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
• Nachverfolgung von offenen Aufgaben und Terminen
• Verwaltung von Firmendaten und IT-Ausstattung

Skills

Deutsch

Englisch

MS Office

Organisation

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten: Benachrichtigung erstellen

Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität gesucht!

Sie behalten auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick, organisieren mit Leidenschaft und arbeiten gerne eigenverantwortlich? Dann möchten wir Sie kennenlernen!

Als Administrative Assistant (m/w/d) unterstützen Sie unsere Geschäftsführerin sowie die Führungskräfte in operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben. Sie sind eine zentrale Anlaufstelle im Unternehmen und sorgen dafür, dass Abläufe effizient, professionell und reibungslos funktionieren.

Allgemeine Bürotätigkeiten, wie Präsentations-, Vertrags- oder Vorlagenerstellung, Bearbeitung der Eingangsrechnungen & der Eingangspost, Protokollführung oder Bestellung der Office Verbrauchsmaterialien, gehören auch zu den täglichen Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• Organisation, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen, Vorlagen, Verträgen, Protokollen
• Organisation von internen und externen Meetings / Events
• Unterstützung bei Bestellungen und Beschaffungsprozessen
• Bearbeitung und Kontierung von Eingangsrechnungen
• Pflege und Verwaltung des digitalen und analogen Dokumentenmanagements
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
• Nachverfolgung von offenen Aufgaben und Terminen
• Verwaltung von Firmenhandys, Fuhrpark und Poolfahrzeugen
• Schlüssel- und Zutrittsmanagement
• Betreuung von Besuchern und Gästen
• Verwaltung der Zeiterfassung und Fehlzeiten
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Organisation und Koordination der erforderlichen IT-Ausstattung in Abstimmung mit der IT-Abteilung

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung (ca. 1–3 Jahre) im administrativen oder organisatorischen Bereich
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Serviceorientierung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie eine proaktive Hands-on-Mentalität

Das bieten wir Ihnen

• Sicherheit und Perspektiven: GfS ist Teil von ASSA ABLOY - ein weltweit renommiertes Unternehmen, das seine Position als Weltmarktführer in einer krisensicheren Branche kontinuierlich ausbaut.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Administration, HR und Office Management.
• Ein umfassendes Schulungsprogramm während Ihrer Einarbeitung und die Zusammenarbeit mit einem sympathischen, motivierten Team.
• Attraktive Konditionen: Freuen Sie sich auf ein attraktives Gehaltspaket, umfassende Sozialleistungen und moderne Ausstattung für Ihr Home-Office.

Gerne sehen wir der Bewerbung von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten behinderten Menschen bei gleicher Eignung entgegen.

GfS – Gesellschaft für Sicherheitstechnik mbH I Tempowerkring 15 | 21079 Hamburg. Erfahren Sie mehr über uns unter www.gfs-online.com .

Wir sind die ASSA ABLOY Group
Unsere Beschäftigten haben uns zum Weltmarktführer bei Zugangslösungen gemacht. Im Gegenzug öffnen wir ihnen Türen, wo immer es geht. Mit knapp 63.000 Kolleginnen und Kollegen in über 70 Ländern tragen wir zu einer offeneren Welt für Milliarden Menschen bei. Unsere Innovationen machen reale und virtuelle Räume jeder Art sicherer und gleichzeitig einfacher zugänglich.

Als Arbeitgeber sind uns Ergebnisse wichtiger als Titel oder Lebensläufe. Mit regelmäßigem Feedback, Fortbildungen und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung unterstützen wir unsere Beschäftigten darin, ihren Berufsweg so zu gestalten, wie es zu ihren Vorstellungen und unseren Zielen passt. Die Überlegung, in welcher Position sich Talente und Potenziale optimal entfalten können, ist bei uns stets präsent. So ermutigen wir alle, die bei uns arbeiten, ihre Fühler weiter auszustrecken – lokal, regional oder international.