Admin Digital Scanning (m/w/d)

Iron Mountain; Berlin; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Wettbewerbsfähige Vergütung

28 Tage bezahlte Freistellung

Attraktive Quartals-Bonus-Möglichkeiten

Gutes Arbeitsklima

Gesundheits- und Altersvorsorgepläne

Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterbildung

Job summary

Ein führendes Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagement sucht einen erfahrenen Administrator für das Back-Office in Berlin. Sie sind verantwortlich für die effektive Koordination von administrativen Abläufen, die Führung des Dokumentenverarbeitungsteams und die Unterstützung interner sowie externer Kollegen. Gesucht wird ein Detailorientierter Teamleiter mit starkem Hintergrund in Dokumentenmanagement und ausgezeichneten Deutsch- und Englischkenntnissen. Es erwarten Sie wettbewerbsfähige Vergütung, flexible Urlaubsregelung und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Berufserfahrung im administrativen Bereich oder einer ähnlichen Position.
• Erfahrung mit der Leitung eines Teams.
• Detailorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Management der täglichen administrativen Funktionen am Standort Berlin.
• Koordination von Beschaffungs- und Bestandsmanagement.
• Unterstützung der Standortleitung in operativen Bereichen.

Skills

Technische Kenntnisse im Umgang mit Scan-Equipment

Optische Zeichenerkennung (OCR)

Dokumenten-Management-Systeme (DMS/CMS)

Analytische Fähigkeiten

Problemlösende Fähigkeiten

Führungsstärke

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Verhandlungssichere Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossenes Studium in einem relevanten Bereich

Job description

Admin Digital Scanning (m/w/d) – Iron Mountain

Iron Mountain sucht einen erfahrenen Administration & Document Services für unser Administration & Operations Team.

In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die reibungslose Koordination des administrativen Back-Office-Betriebs sowie die fachliche Leitung und Motivation des Dokumentenverarbeitungs‑Produktionsteams.

Das Team agiert als zentrale Anlaufstelle am Standort, gewährleistet exzellenten Service für interne Kollegen, externe Besucher und unterstützt die betriebliche Effizienz.

Aufgaben

• Tägliche administrative und Empfangsfunktionen für den Standort Berlin verwalten, einschließlich der Erstellung von Datenschutz- und Anwesenheitsformularen, der Ausgabe von Besucherausweisen, der Abwicklung der Telefonzentrale sowie der Koordination von Bewirtung und Gästebetreuung.
• Beschaffungs- und Bestandsmanagement koordinieren, was die Erstellung von Bestellungen (POs) für den Standort, die Verwaltung des Büromaterialbestands sowie die Abwicklung von Versandkosten (UPS) und Kundenabrechnungen umfasst.
• Die Standortleitung in zentralen operativen Bereichen unterstützen, wie die Assistenz bei Personalangelegenheiten für Zeitpersonal, die Führung des Berliner Terminkalenders und die Sicherstellung der Einhaltung von International Organization for Standardization (ISO), Audit- und Sicherheitsprotokollen.

Qualifikation

• Abgeschlossenes Studium in einem relevanten Bereich oder eine gleichwertige berufliche Ausbildung mit umfassender, relevanter Berufserfahrung.
• Fundierte technische Kenntnisse im Umgang mit Scan-Equipment und -Software sowie ein starkes Verständnis für Optische Zeichenerkennung (OCR) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS/CMS).
• Nachgewiesene Führungsstärke bei der Leitung eines Teams sowie ausgeprägte analytische und problemlösende Fähigkeiten mit akribischer Liebe zum Detail.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse auf mindestens C1-Niveau.

Benefits (Vorteile)

• Standort: Berlin (Backoffice-Funktion).
• Wettbewerbsfähige Vergütung und Zusatzleistungen, abgestimmt auf Ihre Erfahrung (Gutes Gehalt).
• 28 Tage bezahlte Freistellung/Urlaub zur Unterstützung der Work-Life-Balance.
• Attraktive Quartals-Bonus-Möglichkeiten basierend auf der Unternehmens- und Teamleistung.
• Ein sehr gutes Arbeitsklima sowie umfassende Gesundheits-, Wellness- und Altersvorsorgepläne.
• Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterbildung und beruflichen Weiterentwicklung.

Nutzen Sie Ihre Expertise, um unseren zentralen Standort zu prägen und unser Produktionsteam zum Erfolg zu führen. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil von Iron Mountain!

Seniority Level

Mid-Senior level

Employment Type

Full-time

Job Function

Administrative

Industries

Professional Services