32_Mitarbeiter/-in im Sekretariat

Stadt Lippstadt; Lippstadt; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Stadt Lippstadt sucht eine(n) Sekretariatsmitarbeiter(in) (m/w/d) im Fachbereich Recht und Ordnung in Vollzeit, mit flexibler Teilzeitoption. Die Stelle umfasst Büro- und Assistenzaufgaben, Terminvorbereitung, Sitzungsmanagement und Bearbeitung von Unterlagen.

Zu den Aufgaben gehören auch die Datenerfassung, Planung des Rufbereitschaftsdienstes sowie die Unterstützung bei Praktika und Fortbildungen. Eine kaufmännische Ausbildung ist erforderlich; Serviceorientierung und Teamfähigkeit werden

Qualifications

• Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte(r)).
• Freude am Umgang mit Menschen, serviceorientiertes Auftreten.
• Flexibilität bei Arbeitszeitgestaltung.

Responsibilities

• Allgemeine Büro- sowie Assistenzaufgaben, Korrespondenz, Vereinbarung, Verwaltung und Vorbereitung von Terminen.
• Telefondienst und Rechnungsbearbeitung.
• Bearbeitung des Sitzungsprogramms Session für Einladungen und Vorlagen für Gremienarbeit.
• Datenerfassung/ Erstellung von Statistiken für den Fachdienst.
• Einteilung des Rufbereitschaftsdienstes.
• Einsatzplanung der Auszubildenden und Bearbeitung von Praktikumsanfragen.
• Materialbestellung.
• Digitale Aktenablage (z. B. Fortbildungen, Reisekosten, Rechnungen).
• Schreibdiensttätigkeiten

Skills

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

EDV-Kenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Job description

Bei der großen kreisangehörigen Stadt Lippstadt (72.000 Einwohner) ist im Fachbereich Recht und Ordnung, Fachdienst Sicherheit und Ordnung, zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Stelle im Sekretariat (m/w/d)

zu besetzen. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die auch in Teilzeit besetzt werden kann, wobei die Bereitschaft erwartet wird, sich hinsichtlich der Arbeitszeitgestaltung den Erfordernissen des Arbeitsplatzes anzupassen.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Allgemeine Büro- sowie Assistenzaufgaben, insbesondere die Korrespondenz,Vereinbarung, Verwaltung und Vorbereitung von Terminen, Telefondienst, Rechnungsbearbeitung
• Bearbeitung des Sitzungsprogramms Session für die Erstellung von Einladungen undVorlagen für die politische Gremienarbeit
• Datenerfassung/ Erstellung von statistischen Auswertungen für den Fachdienst
• Einteilung des Rufbereitschaftsdienstes
• Einsatzplanung der Auszubildenden und Bearbeitung von Praktikumsanfragen
• Materialbestellung
• Digitale Aktenablage (z. B. Fortbildungen/ Reisekosten/ Rechnungen)
• Schreibdiensttätigkeiten

Fachliches Anforderungsprofil:

• Voraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich(z.B. eine Ausbildung zum / zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten oder ein vergleichbarer Ausbildungsabschluss)

Persönliches Anforderungsprofil:

• Freude am Umgang mit Menschen
• sehr ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• freundliches und sicheres Auftreten
• Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsinhaltes und -platzes
• Teamfähigkeit und Leistungsbereitschaft
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Freude an ausgeprägter EDV-technisch unterstützter Sachbearbeitung

Wir bieten grundsätzlich:

• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• ein motiviertes Team und gute Einarbeitungsmöglichkeiten
• sinnstiftende Aufgaben in einer non-profit-Organisation
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, z. B. Firmenfitness
• Familienfreundlichkeit – Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Gewährung der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst / Entgeltumwandlung
• ein sehr interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• sicherer Arbeitsplatz

Für weitere Auskünfte, insbesondere zu den Aufgaben im Einzelnen, steht Herr Fachdienstleiter Schmidt, Tel. [phone], gerne zur Verfügung.

Lippstadt liegt verkehrsgünstig im landschaftlich reizvollen westfälischen Raum nahe dem Sauerland und dem Münsterland. Die Stadt verfügt neben einem voll ausgebauten Schulsystem über attraktive Einrichtungen auf dem Bildungs-, Kultur- und Sportsektor. Lippstadt ist Standort der Fachhochschule Hamm-Lippstadt. Zur Erholung und Freizeitgestaltung bestehen in Lippstadt und nächster Umgebung vielfältige Möglichkeiten.

Weitere Informationen über Lippstadt finden Sie auf unserer Homepage unter www.lippstadt.de .

Bewerbungen von Schwerbehinderten sind erwünscht.