Gestor Documental

IBM; Bogotá; Presencial; COP 66.960.000 - 133.920.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

IBM en Bogotá busca un profesional con amplia experiencia en gestión documental y administración de contratos mercantiles para asegurar la organización, trazabilidad y control de toda la documentación legal y administrativa asociada a procesos comerciales y de compras.

Se prioriza el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa, gestionando el ciclo de vida de los contratos desde su elaboración y revisión hasta renovación, archivo y seguimiento de vencimientos, asegurando la ejecución de

Formación

• Habilidades avanzadas en Excel, Word y herramientas de seguimiento documental.
• Conocimiento de normativa comercial, contratos civiles y mercantiles, compliance y políticas de auditoría.
• Experiencia en gestión documental y administración de contratos mercantiles.

Responsabilidades

• Gestión del ciclo de vida de contratos mercantiles, desde elaboración y revisión hasta renovación y archivo.
• Asegurar la trazabilidad y cumplimiento normativo de la documentación contractual.
• Coordinación con Legal, Compras, Finanzas y Auditoría para revisión y cierre de contratos.
• Participar en proyectos de digitalización y automatización documental.

Conocimientos

Excel avanzado

Gestión documental

Atención al detalle

Comunicación

Educación

Diploma o grado universitario en Derecho, Administración, Archivística o afín

Herramientas

SharePoint

SAP

Ariba

OneDrive

Descripción del empleo

Introduction

Manejo del portugues en un 80% hablado y escrito.

Introduction

Manejo del portugues en un 80% hablado y escrito.

• Profesional en Derecho, Administración, Archivística, Negocios o áreas afines.
• Experiencia de 3 a 5 años en gestión documental, contratos mercantiles, pólizas o control contractual corporativo.
• Conocimiento en normativa comercial, contratos civiles y mercantiles, compliance y políticas de auditoría.
• Dominio de herramientas de gestión documental y plataformas corporativas (SharePoint, SAP, Ariba, OneDrive, u otras).
• Habilidades avanzadas en Excel, Word y herramientas de seguimiento documental.
• Capacidad para interpretar y controlar información legal y financiera de contratos.
• Organización, atención al detalle y comunicación efectiva con áreas internas y externas.

Preferred Professional And Technical Expertise

• Experiencia en contratos de prestación de servicios, suministros, arrendamientos y acuerdos comerciales.
• Manejo de bases de datos de pólizas, seguros y garantías contractuales.
• Familiaridad con procesos de auditoría, control interno y reportes de gestión contractual.
• Experiencia en sectores regulados o multinacionales (farmacéutico, energético, tecnológico, industrial).
• Conocimiento en automatización de flujos documentales y herramientas de digitalización.
• Perfil analítico, proactivo y con orientación a la mejora continua y la mitigación de riesgos.

Your Role And Responsibilities

Profesional con sólida experiencia en la gestión documental y administración integral de contratos mercantiles, responsable de garantizar la organización, trazabilidad y control de toda la documentación legal y administrativa vinculada a los procesos comerciales y de compras.

Con un enfoque en el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa, gestiono el ciclo de vida completo de los contratos: desde su elaboración y revisión, hasta la renovación, archivo y seguimiento de vencimientos, asegurando la correcta ejecución de acuerdos, adendas y pólizas asociadas.

Preferred Education

Pre-University Qualification

Required Technical And Professional Expertise

• Administrar, organizar y custodiar los contratos mercantiles y toda la documentación asociada (acuerdos, adendas, anexos, pólizas y garantías).
• Controlar los plazos contractuales, vigencias y renovaciones, garantizando la continuidad operativa y el cumplimiento de obligaciones.
• Verificar que cada documento cumpla con los requisitos legales, fiscales y corporativos, antes de su formalización y archivo.
• Llevar el registro y seguimiento de pólizas de cumplimiento, responsabilidad civil, calidad y demás coberturas exigidas contractualmente.
• Coordinar con las áreas Legal, Compras, Finanzas y Auditoría la revisión, actualización y cierre de contratos.
• Controlar los reportes periódicos sobre el estado contractual, vencimientos y obligaciones pendientes.
• Apoyar los procesos de auditoría interna y externa, garantizando la disponibilidad y trazabilidad de la información contractual.
• Participar en proyectos de digitalización y automatización documental, promoviendo la eficiencia o control interno.
• Asegurar la confidencialidad, integridad y correcta clasificación de toda la información bajo custodia.

Preferred Technical And Professional Experience

• Experiencia en contratos de prestación de servicios, suministros, arrendamientos y acuerdos comerciales.
• Manejo de bases de datos de pólizas, seguros y garantías contractuales.
• Familiaridad con procesos de auditoría, control interno y reportes de gestión contractual.
• Experiencia en sectores regulados o multinacionales (farmacéutico, energético, tecnológico, industrial).
• Conocimiento en automatización de flujos documentales y herramientas de digitalización.
• Perfil analítico, proactivo y con orientación a la mejora continua y la mitigación de riesgos.