Gestor Documental

IBM Computing; Bogotá; Presencial; COP 72.000.000 - 108.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

IBM está buscando profesional con sólida experiencia en gestión documental y administración integral de contratos mercantiles en Bogotá. Se valorará dominio de plataformas corporativas y capacidad para interpretar información legal y financiera de pólizas y acuerdos.

El rol exige 3–5 años de experiencia en gestión documental, cumplimiento normativo y auditoría, con portugués funcional (80%) para interacción con proveedores y partes internas.

Formación

• Gestión documental de contratos mercantiles y pólizas con foco en trazabilidad.
• Conocimiento de normativa comercial, contratos civiles y mercantiles.
• Experiencia en auditoría y control contractual.
• Dominio de herramientas y plataformas corporativas (SharePoint, SAP, Ariba, OneDrive).
• Habilidad para interpretar información legal y financiera de contratos.

Responsabilidades

• Garantizar la organización, trazabilidad y control de la documentación legal de procesos comerciales.
• Gestionar ciclo de vida de contratos: revisión, renovación, archivo y vencimientos.
• Coordinar con Legal, Compras, Finanzas y Auditoría.
• Promover digitalización y control interno.

Conocimientos

Gestión documental

Contratos mercantiles

Compliance

Políticas de auditoría

Herramientas de gestión documental

SharePoint

SAP

Ariba

OneDrive

Excel

Comunicación efectiva

Interpretación de información legal

Educación

Titulación en Derecho, Administración, Archivística, Negocios o áreas afines

Herramientas

SharePoint

SAP

Ariba

OneDrive

Descripción del empleo

Introduction

• Manejo del portugues en un 80% hablado y escrito.


• Profesional en Derecho, Administración, Archivística, Negocios o áreas afines.


• Experiencia de 3 a 5 años en gestión documental, contratos mercantiles, pólizas o control contractual corporativo.


• Conocimiento en normativa comercial, contratos civiles y mercantiles, compliance y políticas de auditoría.


• Dominio de herramientas de gestión documental y plataformas corporativas (SharePoint, SAP, Ariba, OneDrive, u otras).


• Habilidades avanzadas en Excel, Word y herramientas de seguimiento documental.


• Capacidad para interpretar y controlar información legal y financiera de contratos.


• Organización, atención al detalle y comunicación efectiva con áreas internas y externas.

Preferred Professional and Technical Expertise

• Experiencia en contratos de prestación de servicios, suministros, arrendamientos y acuerdos comerciales.


• Manejo de bases de datos de pólizas, seguros y garantías contractuales.


• Familiaridad con procesos de auditoría, control interno y reportes de gestión contractual.


• Experiencia en sectores regulados o multinacionales (farmacéutico, energético, tecnológico, industrial).


• Conocimiento en automatización de flujos documentales y herramientas de digitalización.


• Perfil analítico, proactivo y con orientación a la mejora continua y la mitigación de riesgos.

Your role and responsibilities

Profesional con sólida experiencia en la gestión documental y administración integral de contratos mercantiles, responsable de garantizar la organización, trazabilidad y control de toda la documentación legal y administrativa vinculada a los procesos comerciales y de compras.

Con un enfoque en el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa, gestiono el ciclo de vida completo de los contratos: desde su elaboración y revisión, hasta la renovación, archivo y seguimiento de vencimientos, asegurando la correcta ejecución de acuerdos, adendas y pólizas asociadas.

Required technical and professional expertise

• Administrar, organizar y custodiar los contratos mercantiles y toda la documentación asociada (acuerdos, adendas, anexos, pólizas y garantías).


• Controlar los plazos contractuales, vigencias y renovaciones, garantizando la continuidad operativa y el cumplimiento de obligaciones.


• Verificar que cada documento cumpla con los requisitos legales, fiscales y corporativos, antes de su formalización y archivo.


• Llevar el registro y seguimiento de pólizas de cumplimiento, responsabilidad civil, calidad y demás coberturas exigidas contractualmente.


• Coordinar con las áreas Legal, Compras, Finanzas y Auditoría la revisión, actualización y cierre de contratos.


• Controlar los reportes periódicos sobre el estado contractual, vencimientos y obligaciones pendientes.


• Apoyar los procesos de auditoría interna y externa, garantizando la disponibilidad y trazabilidad de la información contractual.


• Participar en proyectos de digitalización y automatización documental, promoviendo la eficiencia y el control interno.


• Asegurar la confidencialidad, integridad y correcta clasificación de toda la información bajo custodia.

Preferred technical and professional experience

• Experiencia en contratos de prestación de servicios, suministros, arrendamientos y acuerdos comerciales.


• Manejo de bases de datos de pólizas, seguros y garantías contractuales.


• Familiaridad con procesos de auditoría, control interno y reportes de gestión contractual.


• Experiencia en sectores regulados o multinacionales (farmacéutico, energético, tecnológico, industrial).


• Conocimiento en automatización de flujos documentales y herramientas de digitalización.


• Perfil analítico, proactivo y con orientación a la mejora continua y la mitigación de riesgos.

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