Facilities Intern - Practicante Administrativo

Sutherland Global; Bogotá; Presencial; COP 30.000.000 - 42.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Sutherland Global busca un/a Responsable de instalaciones para gestionar espacios, coordinar visitas y apoyar en la organización de documentos y eventos. El rol implica atención a clientes, control de suministros y apoyo en proyectos del equipo.

Se requiere estudiante de pregrado en administración o carreras afines, capacidad de organizar y comunicarse eficazmente, y disposición para colaborar en tareas contables básicas y operaciones diarias.

Formación

• Gestión de espacios y agendar visitas.
• Coordinación y programación de reuniones y citas.
• Preparar y editar documentos, presentaciones e informes.
• Organizar y mantener archivos físicos y digitales.
• Gestión de correspondencia, facturas entrantes y salientes.
• Apoyar en proyectos y tareas especiales.
• Monitorear suministros y gestionar inventarios.
• Apoyar en contabilidad básica: entrada de datos y conciliación.
• Redactar comunicaciones internas.

Responsabilidades

• Ayudar con la gestión de espacios y agendar visitas.
• Coordinar y programar reuniones y citas.
• Preparar y editar documentos, presentaciones e informes.
• Organizar y mantener archivos físicos y digitales.
• Gestión de correspondencia, facturas entrantes y salientes.
• Ayudar en la planificación y ejecución de proyectos específicos.
• Realizar investigaciones y recopilar datos según necesidades.
• Ayudar al equipo en la preparación de eventos y solicitudes.
• Monitorear suministros y realizar pedidos de materiales.
• Coordinar envíos y recepciones de paquetes y correspondencia.

Conocimientos

Gestión administrativa

Organización

Atención al cliente

Comunicación interna

Educación

Estudiante pregrado Administración de empresas o carreras afines

Descripción del empleo

Descripción de la empresa:

Sutherland is seeking a reliable and detail-oriented person to join us as Facility and Property Manager. We are a group of driven and hard-working individuals. If you are looking to build a fulfilling career and are confident you have the skills and experience to help us succeed, we want to work with you!

Descripción del empleo:

1. Asistencia Administrativa General:

• Ayudar con la gestión de espacios y agendar visitas.
• Coordinar y programar reuniones y citas.
• Preparar y editar documentos, presentaciones e informes.

2. Gestión de Documentos y Archivos:

• Organizar y mantener archivos físicos y digitales.
• Escanear, fotocopiar y archivar documentos.
• Ayudar en la gestión de la correspondencia, facturas entrante y saliente.

3. Atención y Recepción de clientes:

• Gestionar permisos para visitantes y clientes.
• Responder a correos electrónicos y consultas generales.

4. Apoyo en Proyectos y Tareas Especiales:

• Asistir en la planificación y ejecución de proyectos específicos.
• Realizar investigaciones y recopilar datos según las necesidades del equipo.
• Ayudar al equipo en la preparación de algún evento y solicitudes.

5. Gestión de Suministros y Recursos de Oficina:

• Monitorear y reponer suministros de oficina.
• Realizar pedidos de materiales y equipos necesarios.
• Coordinar con proveedores y gestionar inventarios.

6. Tareas de Contabilidad Básica:

• Ayudar con la entrada de datos y la gestión de facturas.
• Preparar y actualizar informes financieros básicos.
• Asistir en la conciliación de cuentas y registros contables.

7. Comunicación Interna:

• Redactar y distribuir comunicaciones internas.
• Ayudar en la coordinación y difusión de información dentro del equipo.

8. Apoyo en NHOs:

• Ayudar en la preparación de documentación e información de empleados.
• Apoyar en la organización de capacitaciones y eventos de desarrollo del personal SGS (Trainees)

9. Mantenimiento de Bases de Datos:

• Actualizar y mantener bases de datos de proveedores y empleados.
• Asegurar la precisión y la integridad de la información registrada.

10. Apoyo Logístico y Operacional:

• Ayudar en la programación de transportes ejecutivos.
• Coordinar envíos y recepciones de paquetes y correspondencia.

Requisitos:

Estudiante pregrado Administracion de empresas, ingenieria civil o carreras similares

Información adicional:

Nos comprometemos a fomentar un entorno laboral diverso, equitativo e inclusivo donde todos los empleados y candidatos sean tratados con respeto y tengan igualdad de oportunidades laborales, independientemente de su raza, color, religión, sexo, origen nacional, edad, estado civil, discapacidad, condición de veterano o cualquier otra característica protegida por la ley.

En ocasiones, las agencias gubernamentales solicitan informes periódicos a los empleadores sobre el sexo, la etnia, la discapacidad, la condición de veterano y otras condiciones protegidas de los empleados. El propósito de este Registro Administrativo de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO) es únicamente el análisis estadístico y se utiliza para cumplir con los requisitos gubernamentales de registro, presentación de informes y demás obligaciones legales. Se presentan informes periódicos al gobierno con la siguiente información. Completar el Registro Administrativo de EEO es opcional. Si decide proporcionar voluntariamente la información solicitada, tenga en cuenta que todos los Registros Administrativos de EEO se guardan en un archivo confidencial y no forman parte de su solicitud de empleo ni de su expediente personal.

Tenga en cuenta: SU COOPERACIÓN ES VOLUNTARIA. LA INCLUSIÓN O EXCLUSIÓN DE CUALQUIER DATO NO AFECTARÁ NINGUNA DECISIÓN DE EMPLEO.