Auxiliar Administrativo

Cootransnorcaldas; Perímetro Urbano Manizales; Hybrid; COP 23,551,000 - 28,209,000; Full time

Job summary

Cootransnorcaldas busca Auxiliar Administrativo de Compras para apoyar procesos de adquisición y gestión de proveedores en Manizales.

La posición es presencial, con enfoque en compras, pagos y controles documentales. Se valorará experiencia en SAP y trámites de comercio exterior, con contrato por obra y labor.

Qualifications

• Formación en técnicas, tecnología o profesional en áreas administrativas/ compras/ logística/ comercio exterior o afines.
• Experiencia mínima de 1 año en procesos administrativos y compras.
• Manejo de herramientas ofimáticas y bases de datos.
• Conocimientos deseables en SAP, gestión de facturas y comercio exterior.

Responsibilities

• Solicitar, analizar y gestionar cotizaciones y órdenes de compra, negociando términos con proveedores.
• Realizar seguimiento a pedidos y coordinar entrega de materiales.
• Gestionar ingreso de pedidos y trámites de facturas en las áreas correspondientes.
• Verificar cartera de proveedores y gestionar pagos ante finanzas.
• Apoyar búsqueda y registro de proveedores, convocatorias y ruedas de proveedores.
• Apoyar BASC y OEA, con seguimiento documental y formatos.
• Apoyar al Comercio Exterior con archivo y consolidación de informes.
• Procesar facturas en SAP y apoyar al analista de exportaciones.

Skills

Ofimática

Bases de datos

Education

Formación en áreas administrativas/compras/logística

Tools

SAP

Job description

Vacante: Auxiliar Administrativo (Compras) – Ubicación: Manizales – Área: Compras / Administrativa – Modalidad: Presencial – Salario: $2.070.000 + $249.000 de auxilio de transporte – Tipo de contrato: Obra y labor

Descripción del cargo

Importante empresa requiere para su equipo de trabajo un(a) Auxiliar Administrativo de Compras, responsable de apoyar los procesos de adquisición de bienes y servicios, gestión y seguimiento a proveedores, trámite de pagos, control documental y actividades administrativas relacionadas con las áreas de compras y comercio exterior, garantizando el cumplimiento de los procedimientos internos y los requisitos establecidos.

Funciones principales

• Solicitar, analizar y gestionar cotizaciones y órdenes de compra de acuerdo con las requisiciones recibidas, incluyendo la negociación de términos y condiciones con proveedores.
• Realizar seguimiento a los pedidos pendientes por recibir y coordinar con los proveedores la entrega oportuna de los materiales.
• Gestionar el ingreso de pedidos y el trámite de facturas con las áreas de Distribución, Exportaciones e Importaciones.
• Validar la cartera vencida de proveedores, realizar conciliaciones y gestionar solicitudes de anticipos y pagos ante el área financiera.
• Enviar solicitudes de pago al área de Finanzas y a los responsables autorizados.
• Apoyar la búsqueda, selección, contacto inicial y registro de proveedores, incluyendo convocatorias nacionales y ruedas de proveedores.
• Verificar la información suministrada por clientes y proveedores en centrales de riesgo.
• Gestionar la actualización de documentos, formularios, formatos, poderes y bases de datos de clientes y proveedores, garantizando que se encuentren debidamente diligenciados, firmados y acompañados de los soportes requeridos.
• Apoyar los procesos de certificación BASC y OEA (Operador Económico Autorizado), incluyendo el seguimiento documental, el diligenciamiento de formatos y las actividades de sensibilización relacionadas.
• Apoyar al área de Comercio Exterior en la organización y control de información física y digital, archivo de documentos de importaciones y exportaciones, y consolidación de informes.
• Brindar soporte administrativo al área de Cadena de Valor y realizar actividades de respaldo al analista de exportaciones cuando se requiera, incluyendo el procesamiento de facturas en SAP.
• Apoyar la revisión documental de contratos para su posterior envío a las áreas legales.
• Realizar la consolidación de información para la elaboración de informes y demás funciones asignadas por el jefe inmediato.

Requisitos

• Formación académica: [Técnico, tecnólogo o profesional en áreas administrativas, compras, logística, comercio exterior o afines].
• Experiencia: [Definir tiempo de experiencia requerido] en procesos administrativos, compras, gestión de proveedores o áreas relacionadas.
• Manejo de herramientas ofimáticas y bases de datos.
• Deseable conocimiento en SAP, gestión de facturas, conciliaciones a proveedores y procesos de comercio exterior.

Competencias

• organización
• atención al detalle
• capacidad de negociación
• comunicación efectiva
• seguimiento
• orientación al servicio
• trabajo en equipo

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• 1 año de experiencia
• Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative