Auxiliar Administrativo

Coca-Cola FEMSA; Bogotá ciudad; On-site; COP 20,088,000 - 26,784,000; Full time

Job summary

Coca-Cola FEMSA busca un Auxiliar Administrativo para apoyar a la Presidencia. El rol implica gestionar la agenda, coordinar reuniones y gestionar comunicaciones y documentos de alto nivel, asegurando confidencialidad y eficiencia operativa en la organización.

Se requiere experiencia previa en apoyo administrativo, dominio de herramientas de oficina y habilidades de redacción. Ubicación en Bogotá, con enfoque en logística y control de compromiso y calidad de información.

Qualifications

• Mínimo 2 años en cargos de asistencia administrativa o apoyo a directivos.
• Conocimientos de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint y Outlook).
• Redacción empresarial y elaboración de informes.
• Manejo de herramientas colaborativas y plataformas de reuniones virtuales.

Responsibilities

• Administrar y coordinar la agenda del Presidente, reuniones y viajes.
• Gestionar llamadas, correos y correspondencia interna y externa.
• Elaborar, organizar y custodiar documentos e informes de la Presidencia.
• Coordinar reuniones con clientes, proveedores y entidades externas.
• Realizar seguimiento a compromisos y proyectos de la Presidencia.
• Gestionar reservas de vuelos, hoteles y transporte para viajes corporativos.
• Mantener archivos confidenciales y la información actualizada.

Skills

Planificación y organización

Gestión administrativa

Seguimiento y control

Manejo de información confidencial

Atención al detalle

Proactividad e iniciativa

Análisis y toma de decisiones

Education

Administración de Empresas / afines

Tools

Microsoft Office

Outlook

PowerPoint

Job description

Sabemos que nuestro Talento es la clave para el éxito. Es por eso que te invitamos a destapar tu potencial con esta nueva oportunidad de carrera: Como Auxiliar Administrativo.

Estamos en la busqueda del proximo Auxiliar Administrativo, este rol tiene como objetivo. Brindar apoyo administrativo, logístico y operativo al director general de la empresa, garantizando una gestión eficiente de la agenda, comunicaciones, documentación y seguimiento a compromisos estratégicos. Actuar como enlace entre la Presidencia y las diferentes áreas de la organización, asegurando confidencialidad, organización y oportunidad en la ejecución de las actividades asignadas.

Si estas preparado para un nuevo reto y cumples con el perfil del cargo,

Perfil:

Profesional o estudiante de últimos semestres en Administración de Empresas, Asistencia Administrativa, Gestión Empresarial o carreras afines.

Experiencia:

Mínimo 2 años en cargos de asistencia administrativa, asistencia gerencial o apoyo a cargos directivos.

Conocimientos:

• Manejo de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint y Outlook).
• Redacción empresarial y elaboración de informes.
• Manejo de herramientas colaborativas y plataformas de reuniones virtuales.

Responsabilidades del cargo:

• Administrar y coordinar la agenda del Presidente, incluyendo reuniones, viajes, eventos y compromisos corporativos.
• Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa.
• Elaborar, organizar y custodiar documentos, informes, presentaciones, actas y comunicaciones de la Presidencia.
• Coordinar reuniones de trabajo, juntas directivas y encuentros con clientes, proveedores o entidades externas.
• Realizar seguimiento a compromisos, tareas y proyectos asignados por la Presidencia.
• Gestionar reservas de vuelos, hoteles, transporte y requerimientos logísticos para viajes corporativos.
• Mantener actualizados los archivos físicos y digitales asegurando la disponibilidad y confidencialidad de la información.
• Atender visitantes y canalizar adecuadamente solicitudes dirigidas a la Presidencia.
• Apoyar en la elaboración de reportes de gestión e indicadores cuando sean requeridos.
• Coordinar comunicaciones entre la Presidencia y las diferentes áreas de la organización.
• Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y proponer soluciones que incrementen la eficiencia operativa.
• Ejecutar actividades administrativas adicionales que contribuyan al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Presidencia.
• Garantizar el manejo confidencial de la información estratégica de la compañía.
• Asegurar el cumplimiento oportuno de la agenda y compromisos de la Presidencia.
• Mantener una comunicación efectiva con clientes internos y externos.
• Velar por la correcta administración de documentos y registros del área.
• Anticiparse a las necesidades del Presidente proponiendo soluciones oportunas.

Competencias Técnicas:

• Planeación y organización.
• Gestión administrativa.
• Seguimiento y control.
• Manejo de información confidencial.
• Atención al detalle.

Competencias Blandas:

• Alta capacidad de organización.
• Proactividad e iniciativa.
• Capacidad de análisis y toma de decisiones dentro de su nivel de responsabilidad.
• Excelente comunicación verbal y escrita.
• Orientación al servicio.
• Discreción y confidencialidad.
• Manejo adecuado de prioridades.
• Adaptabilidad y trabajo bajo presión.
• Relaciones interpersonales efectivas.

Nivel de Autoridad:

• Priorizar actividades administrativas de acuerdo con las necesidades de la Presidencia.
• Tomar decisiones operativas relacionadas con la coordinación de agendas, reuniones y logística.
• Escalar oportunamente situaciones que requieran aprobación o intervención de la Presidencia.

En Coca-Cola FEMSA la diversidad, la equidad y la inclusión son la base de la innovación, transversalidad del negocio y el crecimiento sostenible, nos esforzamos por reflejar y respetar la riqueza de identidades, perspectivas y talentos únicos que existen en cada lugar. Nuestro compromiso es ofrecer igualdad de oportunidades a todas las personas que deseen formar parte de nuestro equipo, sin importar su edad, origen étnico o nacional, afiliación política, religión, sexo, orientación sexual, identidad o expresión de género u otros, estado civil, condición física o de salud, social, migratoria o cualquier otra que atente contra la dignidad humana.

Queremos que tu experiencia con nosotros sea extraordinaria. Si necesitas algún tipo de apoyo de accesibilidad, por favor, compártelo con el equipo de Atracción de Talento.