Assistente administrativo

LPT CONSULTORES SAS; Bogotá; On-site; COP 13,392,000 - 23,436,000; Full time

Job summary

LPT CONSULTORES SAS busca un Asistente Administrativo para apoyar la gestión de la propiedad horizontal en Bogotá. Se valorará experiencia en atención al usuario, manejo de documentación y coordinación de comunicaciones.

El rol es presencial, con foco en procesos administrativos, control documental y soporte a proveedores y residentes. Se espera proactividad, organización y buenas habilidades de servicio.

Qualifications

• Formación técnica o tecnológica en asistencia administrativa, gestión empresarial, administración o áreas afines.
• Experiencia en labores administrativas y atención al usuario, preferiblemente en conjuntos residenciales o administración de propiedad horizontal.

Responsibilities

• Atender de manera presencial, telefónica y por medios digitales a propietarios, residentes y proveedores.
• Registrar y hacer seguimiento a solicitudes, quejas y otras peticiones informando a la administración.
• Elaborar y organizar cartas, circulares, correos y informes solicitados por la administración.
• Administrar la correspondencia de entrada y salida y conservar soportes de comunicaciones.
• Mantener actualizado el archivo físico y digital de la copropiedad y datos de proveedores.
• Apoyar la programación y seguimiento de mantenimientos y visitas técnicas.
• Coordinar agendas, reuniones y preparar documentos para consejos y asambleas.
• Apoyar la gestión documental de cartera y el envío de estados de cuenta y recordatorios de pago.
• Desarrollar otras actividades de apoyo administrativo.

Skills

Organización

Atención al usuario

Comunicación asertiva

Trabajo en equipo

Discreción

Education

Técnico/a en asistencia administrativa

Tools

Word

Excel

Correo electrónico

Job description

VACANTE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO EN PROPIEDAD HORIZONTAL

Buscamos una persona organizada, responsable, proactiva y con excelente actitud de servicio para apoyar la gestión administrativa y operativa de conjuntos residenciales. Debe contar con habilidades de comunicación, atención al detalle, manejo de información confidencial y capacidad para atender diferentes solicitudes de manera cordial, oportuna y eficiente.

OBJETIVO DEL CARGO

Brindar apoyo a la administración de la copropiedad mediante la atención a propietarios, residentes y proveedores; la organización documental; el seguimiento de solicitudes y actividades; y la elaboración de comunicaciones e informes, contribuyendo al adecuado funcionamiento del conjunto y a una buena relación con la comunidad.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Atender de manera presencial, telefónica y por medios digitales a propietarios, residentes, visitantes y proveedores, ofreciendo información clara y canalizando sus requerimientos.
• Recibir, registrar, clasificar y hacer seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, informando a la administración sobre su estado y los asuntos pendientes.
• Elaborar y organizar cartas, circulares, avisos, correos electrónicos, informes, actas y demás documentos requeridos por la administración.
• Administrar la correspondencia de entrada y salida, controlar su entrega y conservar los soportes de las comunicaciones.
• Mantener actualizado el archivo físico y digital de la copropiedad, incluyendo contratos, cotizaciones, facturas, actas, informes, registros y documentación de proveedores.
• Actualizar bases de datos de propietarios, residentes, arrendatarios, proveedores y contactos de emergencia, garantizando la reserva de la información.
• Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y apoyar el seguimiento de compras, pedidos, entregas y servicios autorizados.
• Apoyar la programación y el seguimiento de mantenimientos preventivos y correctivos, visitas técnicas y actividades en zonas comunes, conservando sus respectivos soportes.
• Recibir y organizar facturas, cuentas de cobro y documentos de proveedores para su revisión y trámite por parte de la administración y el área contable.
• Apoyar la gestión documental de cartera, el envío de estados de cuenta y recordatorios de pago, y la recepción de comprobantes para su validación por el área responsable.
• Coordinar agendas, reuniones y citas; apoyar la preparación de documentos para consejos de administración y asambleas; y realizar seguimiento a los compromisos asignados.
• Apoyar el registro y la coordinación de reservas de zonas comunes, mudanzas y demás trámites internos, conforme a los procedimientos de la copropiedad.
• Canalizar las novedades reportadas por vigilancia, aseo, mantenimiento y otros contratistas, e informar oportunamente a la administración.
• Apoyar la divulgación del manual de convivencia y de las comunicaciones institucionales, manteniendo un trato respetuoso e imparcial con la comunidad.
• Elaborar reportes de actividades, solicitudes atendidas, pendientes y demás información necesaria para el seguimiento de la gestión.
• Desarrollar las demás actividades de apoyo administrativo relacionadas con el cargo que le sean asignadas.

FORMACIÓN Y EXPERIENCIA

Formación técnica o tecnológica en asistencia administrativa, gestión empresarial, administración o áreas afines. Experiencia en labores administrativas y atención al usuario, preferiblemente en conjuntos residenciales, edificios o empresas de administración de propiedad horizontal. Se valoran conocimientos básicos sobre el funcionamiento de las copropiedades, sus órganos de administración y sus procedimientos.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Manejo de Word, Excel, correo electrónico, herramientas digitales y archivo documental. Capacidad para elaborar comunicaciones con buena ortografía y redacción, organizar información, construir cuadros de seguimiento y priorizar tareas. Se valorará el conocimiento de programas administrativos o contables utilizados en propiedad horizontal.

Buscamos una persona con comunicación asertiva, disposición para trabajar en equipo, criterio para canalizar situaciones sensibles, capacidad de seguimiento y cumplimiento de plazos. Son fundamentales la puntualidad, la honestidad, la discreción, la paciencia y el manejo respetuoso de situaciones de inconformidad.

CONDICIONES DE LA VACANTE

• Lugar de trabajo: Bogotá D.C, zona norte
• Modalidad: Presencial
• Horario: lunes a sábado,
• Tipo de contrato: por labor contratada
• Salario: A definir
• Fecha de ingreso: inmediata