Asistente de Programas

Project HOPE Namibia (PHN); Puerto Santander; On-site; COP 18,000,000 - 28,000,000; Full time

Job summary

Project HOPE Colombia busca un Asistente de Programas para apoyar la gestión administrativa y operativa de los programas en Norte de Santander, Colombia. Coordinación con equipos locales, socios y áreas financieras para asegurar la correcta implementación de actividades.

Las labores incluyen manejo de documentación, compras, archivo, organización de jornadas comunitarias y soporte logístico, con énfasis en la integridad y la buena representación de la organización en campo.

Qualifications

• Bachillerato en asistencia administrativa o equivalente.
• Al menos 1 año de experiencia en cargos similares, preferiblemente en humanitaria.
• Habilidades de planificación y priorización de tareas.
• Manejo de MS Office y Excel intermedio.
• Buena comunicación escrita y verbal.
• Capacidad de trabajo en equipo y adaptabilidad.
• Puntualidad y responsabilidad.
• Capacidad de viajar según necesidad.

Responsibilities

• Realizar labores de secretaría al área de Programas y mantener archivos de documentación para una gestión eficiente.
• Preparar y transmitir la comunicación relacionada con el proyecto a instituciones locales y socios.
• Colaborar en la organización de recibos para la legalización de asuntos financieros.
• Apoyar en procesos de compras coordinados con el equipo programático.
• Gestión de entrega de materiales y apoyo logístico del proyecto.
• Organización e implementación de jornadas comunitarias.
• Monitorear y comunicar alertas de seguridad que afecten las actividades.
• Registro de datos y construcción de bases de datos.
• Seguimiento y evaluación del proyecto, y apoyo a socios en evaluaciones.
• Redacción de actas/minutas de reuniones y gestión de recursos humanos.

Skills

Planificación

Gestión de múltiples tareas

Comunicación

Trabajo en equipo

Adaptabilidad

Negociación

Puntualidad

Education

Bachiller – Asistente Administrativo

Tools

Ofimática

Windows

Excel intermedio

Job description

Asistente de Programas

Location: Norte de Santander Colombia

Project HOPE es una ONG internacional de empleados/as y voluntarios/as comprometidos/as que trabajan en todo el mundo, respondiendo a los retos sanitarios mundiales más acuciantes. A lo largo de sus 60 años de historia, Project HOPE ha tratado a millones de pacientes, ha suministrado medicamentos por valor de más de 3.000 millones de dólares a organizaciones sanitarias locales de todo el mundo, y ha ayudado a construir cientos de programas sanitarios desde cero y respondido a crisis humanitarias en todo el mundo.

Código de conducta Compartimos la responsabilidad y la obligación de tratarnos con respeto, tomar medidas afirmativas para prevenir asuntos relacionados con la explotación y el abuso sexuales y la trata de personas, y revelar todas las infracciones potenciales y reales de nuestro Código de Conducta, que pueden incluir conflictos de intereses, fraude, corrupción, discriminación o acoso. Juntos podemos reforzar una cultura de respeto, integridad, responsabilidad y transparencia.

RESUMEN DEL PUESTO:

Apoyar la gestión País para mejorar la administración eficaz de Project HOPE Colombia. Incluyendo las comunicaciones, así como el correcto almacenamiento y archivo de documentación, adquisiciones, gestión de inventarios, apoyo logístico y todas las demás funciones administrativas y de oficina relevantes para apoyar la correcta implementación del Proyecto.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

• Realizar labores de secretaría al área de Programas y mantener archivos de documentación relacionados con el proyecto en un sistema bien organizado para proporcionar una gestión eficiente del proyecto.
• Preparar y transmitir la comunicación relacionada con el proyecto a instituciones locales, socios implementadores, coordinaciones, según sea necesario.
• Colaborar con la Dirección Programática y Dirección Administrativa en la organización de los recibos soportes para legalización de asuntos financieros relacionados.
• Apoyar en solicitudes de procesos de compras coordinados con el equipo programático
• Asistir con los procedimientos locales para la entrega de materiales del proyecto, ayuda humanitaria (kits) y otros según sea necesario.
• Apoyar en la organización e implementación de las jornadas comunitarias
• Monitorear y comunicar sobre cualquier posible alerta de seguridad que pueda afectar al desarrollo de las actividades y proyecto.
• Realizar registro de datos, recolección de información, construcción de bases de datos.
• Gestionar seguimiento y evaluación (inicial, intermedia y final) del proyecto, así como ayudar a los socios en la planificación y realización de evaluaciones según lo requiera el proyecto.
• Gestionar actas y/o minutas de todas las reuniones de Project HOPE Colombia
• Apoyar la administración, los días de vacaciones, el tiempo de compensación, la licencia por enfermedad y otros asuntos relacionados con los recursos humanos.
• Apoyar acciones de Seguridad y Salud en el Trabajo y al área financiera según sea necesario
• Contribuir a crear una imagen positiva y de credibilidad general de la organización, especialmente mediante la aplicación del Código de Conducta, la ética, los valores y el punto de vista de la organización con respecto a los agentes internos y externos.
• Promover y fomentar una cultura de cumplimiento y ética en todo Project HOPE, así como mantener una clara comprensión de las normas de cumplimiento y ética de Project HOPE y de los donantes, y se adhiere a dichas normas.
• Trabajar con el máximo nivel de integridad, respetando los valores y principios humanitarios.
• Asegurar el cumplimiento de todas las políticas de Project HOPE, manual de procesos y funciones inherentes a su cargo o requerimientos adicionales.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS:

• Bachiller – Asistente Administrativo
• Un 1 año de experiencia profesional en cargos similares, de preferencia con conocimiento en trabajo humanitario.
• Habilidades de planificación, capacidad para gestionar varias tareas a la vez y establecer prioridades entre ellas.
• Manejo de aplicaciones bajo ambiente Office, manejo de Windows y Excel intermedio.
• Capacidad de comunicación escrita y verbal, así como habilidades interpersonales.
• Capacidad de gestión de trabajo en equipo.
• Capacidad de adaptabilidad al cambio.
• Capacidad de negociación, interpersonal y organizativa.
• Puntualidad y responsabilidad.

EXIGENCIAS FÍSICAS Y ENTORNO DE TRABAJO:

Las exigencias físicas y las características del entorno de trabajo aquí descritas son representativas de las que debe cumplir un empleado/a para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.

Exigencias físicas: En el desempeño de las funciones de este puesto, el empleado/a debe tener movilidad en un entorno de oficina y/o campo y ser capaz de utilizar el equipo de oficina estándar.

Debe ser capaz de comunicarse de forma verbal y escrita y debe poder viajar internacionalmente. Los empleados/as de Project HOPE pueden tener que viajar o trabajar en países donde las condiciones laborales se clasifican como "penosas".

Entorno de trabajo:

El entorno de oficina puede ser típico con exposición a un nivel de ruido mínimo o de trabajo remoto presencial regular en campo dependiendo del puesto y las necesidades.

Los despliegues de emergencia pueden tener lugar en entornos con escasez de recursos y condiciones de vida austeras.

Los viajes prolongados pueden realizarse en avión o en otros medios de transporte. Aunque los viajes internacionales no son habituales en todos los puestos, las necesidades programáticas pueden exigirlos de forma intermitente.

ADHESIÓN Y CUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS

Project HOPE mantiene una política de tolerancia cero con el acoso, abuso y explotación sexual y laboral, así como contra los hechos de fraude, malversación, corrupción y desviación, es por ello que se espera de todo el personal completa adhesión al Código de Conducta Organizacional, así como al resto de las políticas internas, su casa matriz y donantes. El incumplimiento del Código de Conducta Organizacional acarrea sanciones que pueden llegar a incluir el despido justificado, dependiendo del grado de la falta.

Debido al gran número de consultas que recibimos, solo se tendrán en cuenta los candidatos que reúnan la experiencia y las cualificaciones requeridas para este puesto.

Muchas gracias por su interés en Project HOPE