Asistente adminsitrativa área educación

Asopormen; Metropolitana; On-site; COP 13,392,000 - 23,436,000; Full time

Job summary

Asopormen busca un técnico o tecnólogo en áreas administrativas para apoyar procesos educativos en Santander. Las funciones incluyen gestión de matrículas, gestión documental, trámites ante la Secretaría de Educación y administración de la plataforma SIET.

El rol implica atención presencial y virtual a padres y apoderados, manejo de pagos educativos y apoyo contable, con experiencia mínima de 6 meses y enfoque en cumplimiento de normativas y privacidad de datos.

Qualifications

• Formación técnica o tecnóloga en áreas administrativas, salud o gestión empresarial.
• Conocimientos y experiencia en facturación, preferiblemente en el sector educativo.
• Gestión documental y atención al cliente.
• Experiencia mínima 6 meses.

Responsibilities

• Gestión de matrículas: apoyar el proceso y verificar documentación.
• Gestión documental: organizar y mantener archivos y documentos.
• Trámites ante la Secretaría de Educación: elaborar y gestionar cartas y solicitudes.
• Administración de la plataforma SIET: registrar e inscribir estudiantes.
• Seguimiento a requisitos institucionales y autorizaciones de programas.
• Gestión de pagos educativos y control de recaudos.
• Control de pagos de almuerzos, certificados y otros conceptos.
• Apoyo al área contable: entregar recaudos y movimientos administrativos.
• Atención a padres de familia presencial y virtual, informando requisitos.
• Agendar entrevistas para definir cupos y procesos educativos.

Skills

Gestión documental

Atención al cliente

Facturación

Gestión de matrículas

Soporte administrativo

Education

Técnico

Tecnólogo en carreras administrativas/ salud/ gestión empresarial

Tools

SIET

Job description

Formación: Educación: Técnico, tecnólogo en carreras administrativas, en salud o gestión empresarial. Formación: Conocimientos y experiencia en facturación, preferiblemente en el sector educativo. Habilidades: Gestión documental y atención al cliente. Experiencia: 6 meses

RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS

1. 1. Gestión de matrículas: Apoyar el proceso de matrícula de estudiantes nuevos y antiguos, garantizando el diligenciamiento, la actualización y la verificación de la documentación requerida.


2. 2. Gestión documental: Organizar, actualizar y mantener el archivo físico de cada estudiante, incluyendo hojas de matrícula, documentos legales, certificados, soportes de salud y demás documentación correspondiente.


3. 3. Trámites ante la plataforma Secretaría de Educación: Elaborar, gestionar y realizar seguimiento a cartas, solicitudes, autorizaciones y demás trámites administrativos requeridos ante la Secretaría de Educación y las entidades competentes.


4. 4. Administración de la plataforma SIET: Realizar el registro y la actualización de información en el Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (SIET), incluyendo la inscripción de estudiantes nuevos y el cargue de la documentación solicitada por el Ministerio de Educación Nacional.


5. 5. Seguimiento a requisitos institucionales: Apoyar la gestión y actualización de autorizaciones y documentos relacionados con el funcionamiento de los programas educativos, incluyendo requisitos territoriales, sanitarios, tratamiento de datos personales y demás soportes exigidos por las autoridades competentes.


6. 6. Gestión de pagos educativos: Realizar seguimiento y control administrativo a los pagos correspondientes a pensiones y otros costos educativos, incluyendo el manejo de la plataforma de pagos.


7. 7. Control de recaudos: Recibir, registrar y controlar los pagos correspondientes a almuerzos, refrigerios, certificados y otros conceptos autorizados, llevando un registro diario de los ingresos y realizando los respectivos arqueos, manejo de caja menor, realizando pagos de hasta 100.000 pesos diarios y si es n ecesario el pago por un monto mayor este debe de ser autorizado directamente por la alta dirección ejecutiva.


8. 8. Apoyo al área contable: Brindar soporte en la organización, consolidación y entrega de información relacionada con recaudos, pagos y movimientos administrativos, garantizando la disponibilidad de los respectivos soportes para el área de contabilidad.


9. 9. Atención a padres de familia de forma presencial y virtual (llamadas) dando a conocer los requisitos para la aceptación e ingreso de los usuarios al área de educación: teniendo en cuenta que se deben cumplir con unos estándares que ya se encuentran definidos en el manual de convivencia, brindar atención e información oportuna.


10. 10. Agendar entrevistas entre la coordinadora del área y el acudiente del usuario para definir procesos y aceptación de cupo del mismo al área de educación.