asistente administrativo bilingüe

CONFIDENTIAL; Bogotá; Hybrid; COP 42,000,000 - 68,000,000; Full time

Job summary

CONFIDENTIAL busca un/a asistente/analista para facilitar la operación administrativa de oficinas en Bogotá. El rol abarca compras, gestión de proveedores, administración de sedes y apoyo logístico de visitas y eventos, con enfoque en control de costos y servicio interno.

Se requiere formación en Administración/Negocios o afín, 2–4 años de experiencia, Excel intermedio, SAP y inglés intermedio. Se ofrece contrato indefinido, modalidad híbrida y ubicación en Bogotá.

Qualifications

• Formación profesional o tecnólogo en administración/negocios/ingeniería industrial o logística.
• Excel intermedio requerido.
• Inglés intermedio obligatorio; se evalúa en entrevista.

Responsibilities

• Gestionar solicitudes de cotización y compras de bienes y servicios.
• Solicitar, comparar y analizar cotizaciones de proveedores.
• Coordinar procesos de selección y negociación con proveedores.
• Gestión de creación y actualización de proveedores.
• Generar y dar seguimiento a órdenes de compra.
• Coordinar servicios de limpieza, cafetería y mantenimiento.
• Gestionar requerimientos de infraestructura, mobiliario y espacios comunes.
• Coordinar la logística de visitas, ingresos de proveedores y contratistas.
• Organizar viajes corporativos: hoteles, pasajes y gastos.

Skills

Excel intermedio

Inglés intermedio

Education

Profesional o tecnólogo en Administración/Negocios/Ingeniería Industrial/Logística

Tools

ERP SAP

Sistemas de compra

Job description

Se busca asistente/analista con experiencia en la operación administrativa de oficinas y la gestión eficiente de compras. Su misión será el soporte administrativo y locativo, manejo de proveedores, sedes administrativas y comerciales, visitas, servicios generales, seguridad y requerimientos internos.

Funciones:

1. Gestionar solicitudes de cotización y compras de bienes y servicios.
2. Solicitar, comparar y analizar cotizaciones de proveedores.
3. Coordinar procesos de selección y negociación con proveedores.
4. Gestionar creación y actualización de proveedores.
5. Generar y realizar seguimiento de órdenes de compra.

Administración del edificio:

1. Coordinar y hacer seguimiento de servicios de limpieza, cafetería y mantenimiento general.
2. Gestionar requerimientos de infraestructura, mobiliario y espacios comunes.
3. Coordinar proveedores y contratistas que prestan servicios dentro de las instalaciones.
4. Identificar necesidades de mantenimiento y asegurar su seguimiento hasta el cierre.
5. Coordinar insumos administrativos, cafetería y oficina.

Visitas y soporte administrativo:

1. Coordinar la logística de visitas internas y externas.
2. Gestionar el ingreso y salida de visitantes, proveedores y contratistas.
3. Coordinar accesos y necesidades logísticas.
4. Organizar coffee breaks y refrigerios para visitas, auditorías, reuniones y entrenamientos.
5. Apoyar la logística de eventos internos.
6. Coordinar hoteles, pasajes y requerimientos asociados a viajes corporativos cuando corresponda.

Formación:

Profesional o tecnólogo en Administración de Empresas, Negocios, Ingeniería Industrial, Logística o áreas afines.

Experiencia:

• 2-4 años.

Conocimientos:

• Excel intermedio.
• Manejo de ERP - SAP.
• Experiencia con sistemas de purchase.
• inglés intermedio (Requisito excluyente). Se hace entrevista.

Competencias:

• Muy organizado/a y estructurado/a
• Alto sentido de ownership y seguimiento
• Capacidad para manejar varios requerimientos simultáneamente.
• Muy buen servicio al cliente interno.
• Comunicación clara y profesional.
• Capacidad para negociar y coordinar proveedores.
• Proactividad para identificar problemas de la oficina antes de que escalen.
• Atención al detalle.
• Orientación a costos y búsqueda de eficiencias.
• Capacidad para trabajar de manera independiente.

Contrato indefinido - lunes a viernes - trabajo híbrido - Bogotá.