Administrative Services Supervisor I

Worley; Bogotá; Presencial; COP 90.000.000 - 140.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Worley busca un supervisor de facilities para liderar la gestión de servicios de facilities y contratos en nuestras instalaciones de Bogotá. El rol implica coordinar contratistas, asegurar que las facilidades estén operativas y supervisar el control de acceso y la facturación.

Se requiere educación superior en administración/ingeniería/economía, al menos 5 años de experiencia en facilities y dominio de inglés B2. Puesto presencial en Bogotá.

Formación

• Experiencia mínima de 5 años en manejo de facilities / oficinas corporativas y administración de contratos.
• Gestión de proveedores y atención a usuarios.
• Inglés B2 requerido.

Responsabilidades

• Administrar contratos de servicios de facilities: limpieza, mantenimiento, cafetería, etc.
• Contactar y coordinar con contratistas de servicios a facilidades.
• Velar por que las facilidades estén en óptimas condiciones de uso.
• Controlar el acceso de personal y gestión de carnés corporativos.
• Gestionar reservas de puestos de trabajo en el sistema indicado.
• Asegurar facturación puntual de servicios de facilities.
• Cumplir con normas de la oficina y políticas internas.
• Gestionar servicios de mensajería y paquetería.
• Administrar inventario de papelería y kits para empleados.
• Manejar caja menor y reportabilidad al área de finanzas.
• Uso de tarjeta de crédito corporativa (si aplica).
• Atender auditorías de administración y facilidades.
• Generar indicadores del área y reportarlos.
• Coordinar eventos corporativos y reservas de espacios.

Conocimientos

Facilities management

Contract management

Team leadership

English B2

Educación

Profesional en administración/ingeniería/economía

Descripción del empleo

Construyendo sobre nuestro pasado. Listos para el futuro

Worley es una firma global de servicios profesionales compuesta por expertos en energía, productos químicos y recursos. Nos asociamos con clientes para entregar proyectos y crear valor durante la vida útil de sus activos. Estamos uniendo dos mundos, avanzando hacia fuentes de energía más sostenibles y al mismo tiempo ayudamos a proporcionar la energía, los productos químicos y los recursos que se necesitan ahora.

Objetivo del cargo:

El supervisor de facilidades asume con proactividad y liderazgo las gestiones de servicios asociados a las facilidades, así como las labores de administración que le sean encomendadas. Es proactivo en ofrecer soluciones e implementarlas, manteniendo la satisfacción de los usuarios internos y externos que usen las facilidades de la compañía, al tiempo que da cumplimiento a los standares de la organización. Siempre demuestra cortesia y amabilidad en su trato con todas las personas internas y externas a la compañía, su presentación personal es impecable y responde de manera oportuna los requerimientos que se reciban en el área.

Hace seguimiento al personal directo o contratista, asociado a tareas de administración y facilidades. Requiere de supervisión mínima a sus labores.

Gran capacidad para informar y persuadir sobre asuntos complejos mediante la preparación y entrega de propuestas, soluciones y presentaciones e informes, así como la colaboración con las partes interesadas y la dirección.

Principales Responsabilidades

• La administración de los contratos asociados a los servicios de facilities: aseo, mantenimiento, cafetería, etc de forma que los servicios funcionen como fueron planificados.
• Ser el contacto autorizado con los contratistas de servicios a facilidades.
• Velar por que las facilidades estén en condición óptima para su uso.
• Funcionamiento correcto del sistema de control de ingreso de personal a las instalaciones de la compañía. Incluye el control de entrega/devolución de carné corporativo a los empleados de la compañía.
• Confirmar la reservas de puestos de trabajo, en el sistema informático indicado por la compañía.
• Aseguramiento de la facturación correcta y oportuna, de los servicios de facilidades.
• El cumplimiento de las reglas de la oficina por parte de todo el personal de la compañía.
• Adminitración de los servicios del mensajería dedicada y paquetizada.
• Administración del inventario de papelería. Esto incluye entrega de kits a empleados nuevos y antiguos.
• Manejo de la caja menor y su reportabilidad conforme al area de finanzas.
• Manejo de tarjeta de crédito corporativa asignada al área de administración (si aplica).
• Atención de auditorías de administración y facilidadades.
• Indicadores del área de administración.
• Atención de eventos corporativos: visitas nacionales e internacionales, asgurando la confirmación de reservas de espacios de trabajo, prestación correcta y oportuna de los servicios de administración solicitados según cada caso (reservas, catering, soporte logístico, compras menores, etc).
• Mantener al día los reportes del área informados por su Gerente de Línea.
• Asistir a las reuniones del área que sea convocado y cuando se solicite.
• Liderar la reunión se seguimiento según los parámetros que se informen.

¿Qué traerás?

• Educación Mínima Requerida: Profesional de administración de empresas, ingenieria, economía, o carreras a fines.
• Experiencia Mínima Requerida: 5-10 anos
• Experiencia mínima de 5 años en manejo de facilities / oficinas corporativas y administración de contratos de servicios, atención a usuario interno, coordinación de proveedores.
• Inglés B2 requerido.

Ubicación

Bogotá (modalidad de trabajo presencial)

En caso de que necesites algún ajuste de accesibilidad por favor no dejes de aclararlo en tu postulación

Avanzando juntos

Estamos comprometidos a construir un lugar de trabajo diverso, inclusivo y respetuoso donde todos sientan que pertenecen, puedan hablar y ser escuchados. Brindamos igualdad de oportunidades de empleo a todos los solicitantes y empleados calificados sin importar edad, raza, credo, color, religión, sexo, origen nacional, ascendencia, estado de discapacidad, estado de veterano, orientación sexual, identidad o expresión de género, información genética, estado civil. estatus, estatus de ciudadanía o cualquier otra base protegida por la ley.

Queremos que nuestra gente esté llena de energía y poder para impulsar un impacto sostenible. Por eso, nos centramos en una cultura inspirada en valores que genere brillantez a través de la pertenencia, la conexión y la innovación.

Estamos construyendo un lugar de trabajo diverso, inclusivo y respetuoso. Crear un espacio donde todos sientan que pertenecen, puedan ser ellos mismos y ser escuchados.

Y no estamos hablando sólo de eso; lo estamos haciendo. Estamos recapacitando a nuestra gente, aprovechando habilidades transferibles y apoyando la transición de nuestra fuerza laboral para convertirse en expertos en la infraestructura y tecnología de energía baja en carbono de hoy.

Cualquiera que sea tu ambición, aquí hay un camino para ti. Y no existe ninguna barrera para el posible éxito profesional. Únase a nosotros para ampliar sus horizontes, explorar diversas oportunidades y ser parte del logro de un cambio sostenible.