Admin, Sales

AVI-SPL Colombia; Bogotá; Presencial; COP 22.320.000 - 39.060.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

AVI-SPL Colombia busca un profesional para apoyar el área de Ventas con tareas administrativas y coordinación con Operaciones, Servicios, Compras y Finanzas. El rol implica investigar datos de mercado y apoyar en comunicaciones y contenidos para ventas.

Será responsable de la documentación de propuestas y licitaciones, además de coordinar agendas y eventos del equipo. Se valorará experiencia en funciones administrativas de oficina y capacidad para manejar múltiples prioridades con

Formación

• Título secundario completo o equivalente.
• Experiencia de 2 a 4 años en funciones administrativas de oficina.

Responsabilidades

• Brindar soporte administrativo al área de Ventas, coordinando con Operaciones, Servicios, Compras y Finanzas.
• Colaborar en la comunicación y gestión de iniciativas de mejora de procesos.
• Apoyar la planificación y distribución de contenidos para el área de Ventas.
• Realizar investigaciones de datos de mercado cuando sea necesario.
• Coordinar con Capacitación para la formación de nuevos empleados.
• Brindar apoyo al SVP en proyectos especiales y tareas asignadas por liderazgo.
• Coordinar agendas de reuniones entre líderes de Ventas, SVP y clientes.
• Asistir al liderazgo de Ventas en iniciativas estratégicas.
• Colaborar en la coordinación y planificación de eventos y reuniones del equipo de Ventas.
• Asegurar planes de compensación, comisiones y bonos de vendedores y registro correcto.
• Distribuir métricas y reportes de Ventas (FP&A, operaciones, respuestas a RFP, renovaciones).
• Atender y derivar llamadas entrantes y distribuir correspondencia.
• Apoyar a Account Managers con documentación comercial (propuestas, licitaciones).
• Registrar nuevos proveedores, configurar trabajos y presentaciones/envíos.
• Investigar proveedores para números de parte, precios y compatibilidad.
• Brindar soporte administrativo diverso (envíos, RMAs, listados, certificados).
• Realizar otras tareas necesarias para el negocio.

Conocimientos

Gestión multitareas

Capacidad de trabajar de forma autónom

Confidencialidad

Atención al detalle

Comunicación clara

Interacción con todos los niveles

Orientación al servicio

Manejo de información sensible

Educación

Educación secundaria completa

Herramientas

MS Word

MS Excel

PowerPoint

Descripción del empleo

El administrativo de ventas es responsable de brindar apoyo al Sales Manager/ General manager en las actividades generales de operaciones de ventas.

Resumen Del Rol

• Es responsable de brindar apoyo al Sales Manager/ General manager en las actividades generales de operaciones de ventas.

Principales funciones y responsabilidades

• Brindar soporte administrativo al área de Ventas, en coordinación con Operaciones, Servicios, Compras y Finanzas.
• Colaborar en la comunicación y gestión de iniciativas de mejora de procesos.
• Apoyar las comunicaciones y la planificación del área de Ventas, incluyendo la preparación y distribución de contenidos.
• Realizar investigaciones de datos de mercado cuando sea necesario.
• Coordinar con el área de Capacitación para garantizar la capacitación de los nuevos empleados.
• Brindar apoyo al SVP en proyectos especiales y tareas asignadas por el liderazgo ejecutivo.
• Coordinar las agendas de reuniones entre los líderes de Ventas, el SVP de Ventas y los clientes.
• Asistir al liderazgo de Ventas en iniciativas estratégicas.
• Colaborar en la coordinación y planificación de eventos y reuniones del equipo de Ventas.
• Asegurar que los planes de compensación, comisiones y bonos de los vendedores estén implementados y correctamente registrados.
• Distribuir métricas y reportes de Ventas, incluyendo:
  • Reportes de FP&A y Sales Operations.
  • Seguimiento de LORP y datos de respuestas a RFP.
  • Renovaciones de Servicios.
  • Reportes trimestrales de contratos estatales.
• Atender y derivar llamadas telefónicas entrantes.
• Procesar y distribuir correspondencia entrante y saliente.
• Asistir a los Account Managers con documentación comercial, incluyendo propuestas y licitaciones.
• Registrar nuevos proveedores, configurar trabajos y realizar presentaciones/envíos correspondientes.
• Investigar y contactar proveedores para consultar números de parte, precios y compatibilidad.
• Brindar distintos tipos de soporte administrativo, incluyendo, entre otros:
  • Seguimiento de envíos.
  • Presentación de solicitudes de RMA.
  • Elaboración de listados de equipos para renovaciones de Servicios.
  • Solicitud de certificados de seguro y garantías/fianzas.
  • Elaboración y seguimiento de registros de propuestas.
• Realizar otras tareas que le sean asignadas según las necesidades del negocio.

Habilidades y competencias

• Capacidad para manejar múltiples tareas y adaptarse a prioridades cambiantes.
• Capacidad para trabajar y tomar decisiones de manera independiente, asegurando el cumplimiento de los plazos.
• Capacidad demostrada para mantener estricta confidencialidad y manejar asuntos sensibles con discreción.
• Excelente atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación clara y profesional, tanto escrita como oral, a nivel interno y externo.
• Capacidad efectiva para comunicarse e interactuar con empleados, clientes y colegas, y para trabajar eficazmente con todos los niveles de la organización.
• Orientación al servicio al cliente y habilidades de comunicación con clientes.
• Capacidad para manejar información sensible y confidencial.

Educación y experiencia

• Título secundario completo o equivalente como requisito mínimo.
• Se valorará un mínimo de 2 a 4 años de experiencia en funciones administrativas de oficina.
• Manejo intermedio, con experiencia demostrable, del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint).