Admin, Sales

AVI-SPL, Inc.; Bogotá; Presencial; COP 24.000.000 - 42.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

AVI-SPL, Inc. busca un administrativo de ventas para apoyar al Sales Manager y al General Manager en operaciones de ventas y coordinación entre áreas.

El rol contempla generación de reportes, gestión de contenidos y soporte a iniciativas de mejora de procesos. Entre las responsabilidades están la distribución de informes de ventas, la coordinación de agendas de líderes y clientes, y la asistencia en licitaciones y proyectos especiales solicitados por la dirección.

Formación

• Requiere título secundario completo o equivalente.
• Experiencia administrativa de oficina valorada (2–4 años).
• Manejo intermedio de Office (Word, Excel, PowerPoint).

Responsabilidades

• Brindar apoyo administrativo al área de Ventas, coordinando con Operaciones, Servicios, Compras y Finanzas.
• Colaborar en la mejora de procesos y en la planificación de contenidos para Ventas.
• Preparar y distribuir informes y métricas de Ventas (FP&A, Sales Operations, LORP, renovaciones).
• Soportar al SVP y a Account Managers en tareas y documentación comercial.

Conocimientos

Gestión de múltiples tareas

Confidencialidad

Atención al detalle

Comunicación profesional

Trabajo en equipo

Orientación al cliente

Educación

Título Secundario completo o equivalente

Herramientas

Word

Excel

PowerPoint

Descripción del empleo

El administrativo de ventas es responsable de brindar apoyo al Sales Manager/ General manager en las actividades generales de operaciones de ventas.

Resumen del Rol:

• Es responsable de brindar apoyo al Sales Manager/ General manager en las actividades generales de operaciones de ventas.

Principales funciones y responsabilidades

• Brindar soporte administrativo al área de Ventas, en coordinación con Operaciones, Servicios, Compras y Finanzas.
• Colaborar en la comunicación y gestión de iniciativas de mejora de procesos.
• Apoyar las comunicaciones y la planificación del área de Ventas, incluyendo la preparación y distribución de contenidos.
• Realizar investigaciones de datos de mercado cuando sea necesario.
• Coordinar con el área de Capacitación para garantizar la capacitación de los nuevos empleados.
• Brindar apoyo al SVP en proyectos especiales y tareas asignadas por el liderazgo ejecutivo.
• Coordinar las agendas de reuniones entre los líderes de Ventas, el SVP de Ventas y los clientes.
• Asistir al liderazgo de Ventas en iniciativas estratégicas.
• Colaborar en la coordinación y planificación de eventos y reuniones del equipo de Ventas.
• Asegurar que los planes de compensación, comisiones y bonos de los vendedores estén implementados y correctamente registrados.
• Distribuir métricas y reportes de Ventas, incluyendo:
  • Reportes de FP&A y Sales Operations.
  • Seguimiento de LORP y datos de respuestas a RFP.
  • Renovaciones de Servicios.
  • Reportes trimestrales de contratos estatales.
• Atender y derivar llamadas telefónicas entrantes.
• Procesar y distribuir correspondencia entrante y saliente.
• Asistir a los Account Managers con documentación comercial, incluyendo propuestas y licitaciones.
• Registrar nuevos proveedores, configurar trabajos y realizar presentaciones/envíos correspondientes.
• Investigar y contactar proveedores para consultar números de parte, precios y compatibilidad.
• Brindar distintos tipos de soporte administrativo, incluyendo, entre otros:
  • Seguimiento de envíos.
  • Presentación de solicitudes de RMA.
  • Elaboración de listados de equipos para renovaciones de Servicios.
  • Solicitud de certificados de seguro y garantías/fianzas.
  • Elaboración y seguimiento de registros de propuestas.
• Realizar otras tareas que le sean asignadas según las necesidades del negocio.

Habilidades y competencias

• Capacidad para manejar múltiples tareas y adaptarse a prioridades cambiantes.
• Capacidad para trabajar y tomar decisiones de manera independiente, asegurando el cumplimiento de los plazos.
• Capacidad demostrada para mantener estricta confidencialidad y manejar asuntos sensibles con discreción.
• Excelente atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación clara y profesional, tanto escrita como oral, a nivel interno y externo.
• Capacidad efectiva para comunicarse e interactuar con empleados, clientes y colegas, y para trabajar eficazmente con todos los niveles de la organización.
• Orientación al servicio al cliente y habilidades de comunicación con clientes.
• Capacidad para manejar información sensible y confidencial.

Educación y experiencia

• Título secundario completo o equivalente como requisito mínimo.
• Se valorará un mínimo de 2 a 4 años de experiencia en funciones administrativas de oficina.
• Manejo intermedio, con experiencia demostrable, del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint).