Secretaria Administración y Operaciones

VODA CHILE; Santiago; Presencial; CLP 7.812.000 - 12.276.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

VODA CHILE busca un Asistente de Administración, Operaciones y Recepción para apoyar procesos administrativos, controlar trámites y mantener la documentación al día. La posición es presencial en Independencia, jornada completa, con foco en trazabilidad, confidencialidad y servicio.

Entre las funciones están generar y tramitar certificados, gestionar facturas, coordinar mensajería y stock, atender llamadas y visitas, y registrar incidencias para resolución rápida; contrato fijo luego indefinido.

Descripción del empleo

Asistente de Administración, Operaciones y Recepción — VODA CHILE

Ubicación: Independencia, Región Metropolitana Presencial Jornada completa

SOBRE EL CARGO

Dar soporte administrativo y operativo oportuno a VODA Chile, asegurando el cumplimiento de trámites y plazos, la recepción, registro y despacho de documentos y compras, la actualización de sistemas y controles, y la atención y derivación de requerimientos internos y externos, con orden, trazabilidad, confidencialidad y orientación de servicio.

VISIÓN / RESULTADO ESPERADO

Consolidarse como el punto de control administrativo confiable de la operación: anticipar vencimientos, mantener la información al día, coordinar requerimientos sin pérdidas ni retrasos y permitir que las áreas trabajen con antecedentes completos, trazables y disponibles. A los seis meses, gestionar autónomamente la agenda diaria, semanal y mensual, escalando solo las excepciones que requieran decisión de la jefatura.

FUNCIONES PRINCIPALES

• 1. Generar y tramitar los certificados F30 los días 1 y 15 y F30-1 el día 14 de cada mes, resguardando respaldo y cumplimiento de plazos.
• 2. Preparar, enviar, registrar y archivar facturas en formato físico, PDF y XML; gestionar además el envío de mandatos PAC previamente autorizados al banco.
• 3. Coordinar la ruta diaria del mensajero y mantener actualizada la planilla Excel con retiros y entregas de contratos, mandatos PAC, compras y documentación.
• 4. Recibir, registrar y distribuir correspondencia, compras particulares y compras web; despachar pedidos de VODA y entregar copias de contratos a clientes.
• 5. Atender llamadas, correos y visitas; resolver lo que corresponda, derivar al responsable y efectuar seguimiento hasta el cierre.
• 6. Registrar lecturas de Aguas Andinas y Enel, ingresar hojas de servicio en Manager y actualizar en el Excel del servidor los cambios de filtros.
• 7. Descargar cada lunes desde Manager el stock de bodega de cada técnico; controlar el stock del botiquín y gestionar su reposición.
• 8. Revisar diariamente BNOVUS y gestionar, conforme a autorización, horas extras, ausentismos y faltas de marcación, informando oportunamente las diferencias.
• 9. Recibir y canalizar visitas de la Municipalidad y de la Dirección del Trabajo, y coordinar solicitudes de revisión de cámaras de Carabineros o PDI conforme al protocolo y las autorizaciones internas.
• 10. Detectar y avisar oportunamente problemas del servidor, dejando registro y seguimiento de la incidencia hasta su derivación o solución.

REQUISITOS EXCLUYENTES

• 1. Enseñanza media completa.
• 2. Manejo funcional de Excel y correo electrónico; capacidad para trabajar con archivos PDF y XML.
• 3. Comprensión lectora y redacción clara para registrar, enviar y derivar información sin errores.
• 4. Disponibilidad para trabajo presencial y para cumplir una agenda de vencimientos diarios, semanales y mensuales.
• 5. Capacidad para resguardar información confidencial y seguir protocolos y autorizaciones.

DESEABLES

• 1. Experiencia con F30/F30-1, facturación, mandatos PAC y control documental.
• 2. Manejo de Manager u otro ERP y de BNOVUS u otro sistema de asistencia.
• 3. Experiencia coordinando mensajería, despachos, stock y compras web.
• 4. Experiencia en recepción, atención de clientes y canalización de visitas o requerimientos de autoridades.
• 5. Excel nivel intermedio y manejo ordenado de carpetas compartidas o servidores.

Contrato: Fijo luego indefinido