Facilities Coordinator Bilingüe - Las Condes

HR BURO; Santiago; On-site; CLP 10,044,000 - 14,508,000; Full time

Job summary

HR Burô busca un Coordinador de Facilities Bilingüe para supervisar oficinas, gestionar costes y asegurar el cumplimiento de contratos y normativas. La posición implica coordinar proveedores, mantenimiento, seguridad y continuidad operativa en oficinas en Las Condes, con modalidad presencial y horario de jornada.

Se requiere Ingeniería en Gestión o afín, 2–3 años de experiencia y dominio de inglés intermedio- avanzado.

Qualifications

• Formación académica en Ingeniería en Gestión o Administración/afín. Se valora 2–3 años en funciones similares.
• Inglés intermedio-avanzado para participar en reuniones.

Responsibilities

• Supervisar gestión y mantenimiento de oficinas, control de costes y cumplimiento de contratos.
• Gestionar servicios de oficina: telefonía, arriendo, vehículos, suministros, limpieza y seguridad.
• Coordinar subcontratistas y auditorías internas GAP Brambles.
• Administrar arrendamientos, inventario y organización de mudanzas o remodelaciones.
• Velar por seguridad, salud y sostenibilidad en las oficinas.
• Gestionar viajes, alojamiento y hospitalidad del personal.

Skills

Gestión de instalaciones

Control de costes

Coordinación de proveedores

Inglés intermedio-avanzado

Education

Ingeniería en Gestión

Administración de Empresas

Job description

Empresa multinacional de servicios logísticos requiere incorporar a un/ a Facilities Coordinator Bilingüe, quién será el responsable de supervisar la gestión y el mantenimiento de las oficinas, asegurando el control de costes, la eficiencia operativa y el cumplimiento de los contratos de arrendamiento, normativas gubernamentales y normas internas.

Funciones

Implementar, supervisar y mejorar continuamente los procesos relacionados con el control de costos, la gestión de gastos y la optimización del presupuesto de las instalaciones y de los servicios administrados tales como: Telefonía, Arriendo de oficina y sus mantenciones, Vehículos Compañía, Servicios Básicos, Servicios de Mensajería y Aseo, Equipos de computo. Servicios de enlace, etc.

Control de garantías y antigüedad de equipos. Gestionar reposiciones, Control de inventario, asignación de equipos, firma de entregas / políticas

Garantizar el cumplimiento de las normativas gubernamentales y de los estándares internos de salud, seguridad y sostenibilidad en todas las oficinas.

Gestionar a los subcontratistas responsables de las actividades de mantenimiento del edificio, incluyendo limpieza, venta expendedora, seguridad contra incendios, servicios eléctricos, suministros de oficina y servicios de instalaciones (mantenimiento y recepción) para minimizar la interrupción del negocio.

Coordinar las auditorías internas de GAP de Brambles y asegurar el seguimiento oportuno de los puntos de acción para mantener altos estándares operativos.

Gestiona todos los aspectos de la administración de oficina, incluyendo la gestión de servicios de mensajería entrantes y salientes, llamadas telefónicas, facturas y entregas. Coordinar proyectos de mudanza o remodelación de oficinas.

Resolución de contingencias para asegurar la continuidad al funcionamiento de la oficina. Gestión del arrendamiento y relación directa con el propietario. Coordinar con proveedores de problemas eléctricos en edificios, pintura, aire acondicionado, funcionamiento de aparatos eléctricos, sanitarios, de limpieza, ornamentación, saneamiento, etc.

Control de Sala de datos: Mantener un inventario de accesorios para computadores, Comprobar el funcionamiento del aire acondicionado, Monitorización de servidores de servicios de mantenimiento, UPS, cuadros eléctricos y aire.

Coordinar la preparación y organización de las salas de reuniones para eventos de equipo y visitas a clientes, asegurando que se cumplan todas las necesidades logísticas y administrativas y asegurando un entorno de trabajo limpio, profesional y bien organizado. Proporcionar suministros para reuniones o capacitaciones, Organización de eventos como Tow Hall Meetings, fiestas, cumpleaños, entre otros. Gestionar los servicios de máquinas expendedoras, agua filtrada, cafetería y otros.

Impulsa iniciativas de ahorro de costes y proyectos de mejora continua para las operaciones y el mantenimiento de oficinas.

Seguridad: Actualización y control del funcionamiento del registro de entrada/salida de oficinas, Administración de cámaras de seguridad, Seguimiento del servicio de mantenimiento de detectores de humo, extintores y aspersores.

Gestión de viajes de Empleados a nivel nacional o internacional: Coordinar los Transportes, Coordinar Alojamiento y Hospitalidad.

Administración de la política de autos de la empresa (compras, mantenciones, seguros).

Compra material para oficina y mantener suficiente stock, Gestionar el mensajero y el paquete (documentación, equipo, etc.), Gestión de las llamadas telefónicas al Central y todo tipo de correspondencia, Control y mantenimiento de información para accesos a la oficina y estacionamientos.

Formación y experiencia

Formación académica: Ingeniería en Gestión, Ingeniería en Administración de Empresas, Administración y/o carrera afín. Ideal experiencia de 2 a 3 años en funciones similares. Dominio de inglés intermedio - avanzado, ya que, tendrá que participar en reuniones.

A considerar

Modalidad de contrato: Plazo Fijo Jornada: Hibrido 3- 4 días en oficinas Horario: Lunes a jueves de 08:00 hrs a 17:30 hrs y viernes de 8:00 hrs a 14:00 hrs. Oficinas ubicadas en metro Manquehue ( Las Condes)

En HR Burô estamos comprometidos con la igualdad de oportunidades laborales, sin distinción de género, orientación sexual, discapacidad, nacionalidad, raza, religión o edad. Creemos en la diversidad y la inclusión como pilares fundamentales para el éxito profesional y personal.