Asistente Administrativo/a Escuela - Facultad de Química y de Farmacia

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE; Santiago; On-site; CLP 12,000,000 - 16,800,000; Full time

Job summary

La Pontificia Universidad Católica de Chile busca apoyar la atención eficiente a profesores, estudiantes, visitantes y público, gestionando documentación y requerimientos administrativos de las Escuelas en la Facultad de Química y de Farmacia. Colaborará con direcciones para asegurar procesos, confidencialidad y precisión.

Se requieren formación administrativa y 1–2 años de experiencia en actividades académicas, con manejo de herramientas computacionales y buena organización.

Qualifications

• Profesional en formación en el área administrativa o carreras afines.
• Experiencia laboral: 1 o 2 años en actividades académicas.
• Manejo de herramientas computacionales.

Responsibilities

• Ejecutar, coordinar y hacer seguimiento a procesos administrativos de las Escuelas.
• Gestionar documentación oficial: redacción, revisión, tramitación y archivo.
• Gestionar correspondencia institucional y confidencialidad.
• Mantener archivos físicos y digitales actualizados y organizados.
• Coordinar agendas de las Direcciones y organizar reuniones y actividades.
• Apoyar en procesos de acreditación y otros trámites institucionales.
• Gestionar requerimientos hacia unidades de la Facultad y la Universidad.
• Realizar seguimiento a solicitudes de estudiantes y académicos.
• Apoyar la planificación de reuniones, seminarios y eventos.
• Gestionar reserva de salas y recursos para actividades académicas.
• Coordinar aspectos logísticos de eventos e infraestructura.
• Gestionar compras de materiales y servicios según procedimientos.
• Apoyar controles administrativos y mantener información institucional actualizada.
• Recopilar y preparar reportes para las Direcciones de las Escuelas.

Skills

Herramientas computacionales

Education

Formación en administración

Job description

Misión del cargo:

Brindar una atención eficiente, cordial y oportuna a profesores, estudiantes, visitantes y público en general, junto con gestionar de manera ordenada y eficiente la documentación y los requerimientos administrativos de ambas escuela en la Facultad de Química y de Farmacia. Asimismo, colaborar activamente con las distintas Direcciones de la Facultad, contribuyendo al adecuado desarrollo de sus procesos y al cumplimiento de los procedimientos internos, con responsabilidad, confidencialidad, precisión y orientación al servicio.

Principales responsabilidades:

• Ejecutar, coordinar y realizar seguimiento a los procesos administrativos de las Escuelas, asegurando su adecuada gestión y cumplimiento de plazos y procedimientos internos.


• Gestionar la documentación oficial de las Escuelas, incluyendo la redacción, revisión, tramitación, recepción, registro, distribución y archivo de documentos, correos, actas, certificados y otros antecedentes institucionales.


• Gestionar la correspondencia y documentación institucional, resguardando su adecuada recepción, distribución, archivo y tratamiento conforme a los procedimientos internos y criterios de confidencialidad establecidos.


• Mantener actualizados y organizados los archivos físicos y digitales de las Escuelas, asegurando la disponibilidad, trazabilidad y adecuado respaldo de la información.


• Coordinar y gestionar las agendas de las Direcciones de las Escuelas, organizando reuniones, compromisos, actividades y otros requerimientos asociados.


• Apoyar la recopilación, organización y sistematización de antecedentes requeridos para procesos de acreditación y otros procesos institucionales de las Escuelas.


• Canalizar y gestionar requerimientos hacia las distintas unidades de la Facultad y de la Universidad, realizando el seguimiento correspondiente hasta su resolución.


• Realizar seguimiento a solicitudes y requerimientos de estudiantes, académicos y otros usuarios, procurando entregar respuestas oportunas y orientar respecto de los procedimientos correspondientes.


• Apoyar la planificación y organización de reuniones, seminarios, charlas, ceremonias y otras actividades desarrolladas por las Escuelas.


• Gestionar la reserva de salas, espacios y recursos necesarios para la realización de reuniones, actividades académicas y eventos de las Escuelas.


• Coordinar los aspectos logísticos asociados a actividades y eventos, gestionando oportunamente los requerimientos de infraestructura, equipamiento, servicios y otros recursos necesarios.


• Gestionar y realizar seguimiento a solicitudes de compra de materiales, insumos y servicios requeridos por las Escuelas, de acuerdo con los procedimientos institucionales.


• Apoyar la gestión y seguimiento de requerimientos administrativos de las Escuelas, coordinando con las unidades correspondientes.


• Recopilar, consolidar y preparar reportes, antecedentes y datos requeridos por las Direcciones de las Escuelas.


• Mantener actualizada la información institucional de las Escuelas en plataformas, sistemas y medios de comunicación correspondientes.


• Realizar seguimiento a compromisos, plazos, entregas y requerimientos asociados a actividades con actores externos, tales como empresas e instituciones.


• Apoyar el control y seguimiento del presupuesto operativo, así como la elaboración de presentaciones y material administrativo requerido por las Escuelas.


• Proponer mejoras a los procesos administrativos y resguardar la confidencialidad, integridad y adecuado tratamiento de la información institucional, conforme a la normativa vigente.

Requisitos para postular:

• Profesional en formación en el área administrativa o carreras afines.


• Experiencia laboral: 1 o 2 años de experiencia en actividades académicas.


• Competencias técnicas: Manejo de herramientas computacionales.

Nota:

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben tener permiso de trabajo vigente.

“La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad”