Asistente Administrativo - Preuniversitario UC (Sede San Miguel)

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE; San Miguel; On-site; CLP 8,928,000 - 13,392,000; Full time

Job summary

La Pontificia Universidad Católica de Chile solicita un colaborador para gestionar eficaz y eficientemente los recursos y materiales de la Sede, alineado a las políticas institucionales. Participarás activamente en procesos de admisión y matrícula, apoyando al cumplimiento de metas y fortaleciendo la vida estudiantil.

Entre las responsabilidades se encuentran el control de asistencia, archivo de justificativos, entrega de material impreso y la gestión de pagos y documentos relacionados con

Qualifications

• Formación secundaria completa en áreas comerciales o industriales.
• Experiencia previa de 1 a 2 años en cargos similares.
• Conocimientos básicos a intermedios de Microsoft Office y manejo de correo corporativo.

Responsibilities

• Asistir al chequeo semanal del registro de asistencia en el sistema docente.
• Recibir, respaldar y archivar justificativos de inasistencias.
• Preparar y entregar material docente impreso para clases según calendario.
• Mantener actualizado el stock de materiales y contabilidad de sobrantes.
• Gestionar solicitudes de alumnos, apoderados y docentes y buscar soluciones.

Skills

Atención al cliente

Microsoft Office

WhatsApp Business

Correos corporativos

Education

Educación media comercial o industrial completa, o título técnico

Tools

MS Office suite

Job description

Misión del cargo:

Desarrollar una gestión eficaz y eficiente de los recursos y materiales asignados a la Sede, en concordancia con las políticas, estrategias, programas y normativas establecidas por la Dirección. Participar de manera activa en los procesos de admisión y matrícula, contribuyendo al cumplimiento de las metas institucionales y al fortalecimiento de la comunidad estudiantil.

Principales responsabilidades:

• Asistir en el chequeo semanal del registro de asistencia de alumnos en el sistema docente.
• Recibir, respaldar y archivar los justificativos de alumnos por inasistencias.
• Preparar y entregar material docente impreso (presencial), como apuntes, cuadernillos, ensayos u otros, para el funcionamiento de las clases según calendario.
• Realizar contabilidad de material sobrante y tener actualizado el stock de todo el material de la Sede.
• Llevar registro de libros de firmas de profesores cuando sea necesario y/o al inicio de clases y canalizar solicitud ingreso al sistema de registro de asistencia.
• Atender y recepcionar solicitudes de alumnos, apoderados y docentes e intentando buscar soluciones eficaces a sus requerimientos.
• Contactar telefónicamente o por email al apoderado cuando lleguen documentos protestados.
• Gestionar firma de certificados de inscripción o matrícula a la Dirección de Preuniversitario UC, previo chequeo que el alumno/a tenga todo pagado. Si ha pagado con cheques debe consultar a Encargo de Gestión y Finanzas de la unidad que el cheque no se encuentre protestado.
• Velar por la actualización permanente de pagos y asistencias de los alumnos.
• Realizar solicitud de canjes de cheques al Encargado de Gestión y Finanzas de PreUC.
• Apoyar en los procesos administrativos de todo lo solicitado por el Jefe de Operaciones o por la Dirección de PreUC.
• En período de matrícula, realizar la gestión de cotizar, realizar la matrícula y recepcionar el pago o dar las instrucciones para que el apoderado lo realice por Webpay en todos los programas que ofrecemos en el año.

Requisitos para postular:

• Enseñanza media comercial o industrial completa, o título de centro de formación técnica.
• Experiencia laboral: 1 a 2 años en cargos similares.
• Competencias técnicas: Manejo de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, etc.,) nivel básico a intermedio. Uso avanzado de WhatsApp Business y correos electrónicos corporativos. Técnicas de atención al cliente.

Nota:

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben tener permiso de trabajo vigente.

“La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad”