Asistente de Docencia de Postgrado - Facultad de Física

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE; Santiago; On-site; CLP 7,812,000 - 11,160,000; Full time

Job summary

La Pontificia Universidad Católica de Chile, a través de la Facultad de Física, busca apoyar en la gestión administrativa de los programas de Postgrado. La persona deberá asistir a estudiantes y gestionar documentos, actas y calificaciones, manteniendo bases de datos y sistemas internos.

Se requiere formación técnica en administración o afín, 1–2 años de experiencia y manejo intermedio de Excel; el inglés deseable complementará las funciones y la comunicación con áreas internas.

Qualifications

• Título o formación Técnica Profesional en administración o similar.
• Experiencia laboral de 1–2 años en roles administrativos.
• Conocimientos de Excel (nivel intermedio) y deseable inglés avanzado.

Responsibilities

• Asistir, apoyar y preparar la gestión administrativa de los programas de posgrado.
• Apoyar generación de informes, registros y respuestas para acreditación y mejora.
• Gestionar admisiones, difusión de plazos y coordinación de reuniones.
• Recepcionar y resguardar documentación de postulantes; coordinar entrevistas.
• Mantener bases de datos y sistemas internos; registrar calificaciones y actas.
• Apoyar en programación de cursos y gestión de vacantes y salas.
• Gestión presupuestaria básica y procesamiento de solicitudes de recursos.
• Conservar y archivar boletas y tramitar transferencias de reembolso.

Skills

Excel

Inglés

Education

Técnico en Administración

Asistente Ejecutivo Bilingüe

Secretariado Bilingüe

Job description

Misión del cargo:

Asistir, apoyar, preparar y participar en la gestión administrativa de los procesos relacionados con los programas de Postgrado de la Facultad de Física.

Principales responsabilidades:

• Asistir a estudiantes en los procesos de cada programa de Postgrado.
• Apoyar en la generación de informes, reportes, respaldos, entre otros, para el proceso de acreditación y mejora continua.
• Admisión a programas de postgrado; actualizar publicaciones y anuncios, difusión de periodos de postulación.
• Recepcionar y resguardar documentación de los postulantes. Coordinar reuniones y entrevistas de admisión.
• Gestionar procesos administrativos de los postulantes aceptados con las áreas responsables del proceso a nivel institucional.
• Preparar y respaldar documentación de estudiantes para creación de carpetas individuales.
• Actualizar y mantener las bases de datos para sistemas internos y alias de correos.
• Programación de cursos; participar en la coordinación en conjunto con el área de Pregrado. Digitar programación en sistemas UC, gestionar vacantes y reservar salas.
• Inscribir cursos de estudiantes rezagados y gestionar levantamientos de sanciones.
• Seguimiento curricular; asistir en procesos administrativos como el envío de actas, el control de firmas y la digitación de calificaciones en sistemas UC.
• Entregar apoyo administrativo presupuestario; recepcionar y revisar solicitudes de recursos para actividades de los programas, notificar los resultados, asignar responsable para fondos aprobados. Conservar y archivar boletas asociados a movimientos de caja chica, generar solicitud de transferencia de reembolso. Emisión de formularios para postulación a becas ANID - VRIP.
• Registros académicos; asistir en los procesos administrativos para la convalidación de cursos, digitar modificaciones y observaciones en la Ficha Académica, y enviar documentos y certificados asociados a los procedimientos de egreso y titulación.

Requisitos para postular:

• Titulo o formación Técnica Profesional: Técnico en Administración, Asistente Ejecutivo Bilingüe, Secretariado Bilingüe o carreras afines.
• Experiencia laboral: 1 o 2 años en cargos similares y/o en funciones administrativas y operativas.
• Competencias técnicas: Manejo Microsoft Excel nivel intermedio. Deseable inglés nivel avanzado.

Nota:

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben tener permiso de trabajo vigente.

“La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad”