Administración, Cobranzas y Operaciones

EMPRESA RRHH Ltda; Concepcion; On-site; CLP 10,044,000 - 14,508,000; Full time

Job summary

EMPRESA RRHH Ltda busca un Asistente de Administración, Cobranzas y Operaciones para gestionar cobranza, controlar cuentas por cobrar y apoyar el flujo de caja. También coordina procesos logísticos básicos, facturación, rutas y distribución, y realiza tareas de contabilidad general.

Se requiere formación en Contabilidad/Administración y 1–3 años de experiencia en roles híbridos. Se valorará experiencia en distribución o FMCG y manejo de portales B2B.

Qualifications

• 1 a 3 años de experiencia en roles híbridos o similares (Administración, Finanzas o Cobranzas)
• Deseable experiencia en distribución, consumo masivo o alimentos
• Conocimientos de facturación electrónica, guías de despacho, notas de crédito/débito y plazos de pago

Responsibilities

• Gestión de cobranza y cuentas por cobrar (preventiva y ejecutiva).
• Control de inventarios y logística básica (facturación, rutas y distribución).
• Contabilidad básica, registro de ingresos/egresos y conciliaciones bancarias.

Skills

Excel avanzado

Education

Título técnico superior o universitario en Contabilidad/Administración/ Finanzas

Tools

SAP

Softland

Defontana

Oracle

Job description

1. Identificación del Cargo

• Nombre del Cargo: Asistente Administración, Cobranzas y Operaciones
• Reporta a: Administración y Finanzas
• Propósito Principal: Gestionar de manera integral los procesos de cobranza, control de cuentas por cobrar y flujo de caja, asegurando la correcta relación con clientes. Asimismo, administrar y coordinar procesos logísticos básicos (facturación, rutas y distribución), control de inventarios mensuales y tareas de contabilidad general, actuando como un nexo operativo y administrativo eficiente entre las áreas comercial, logística y financiera.

II. Funciones y Responsabilidades Principales

1. Gestión de Cobranza y Cuentas por Cobrar (Enfoque Principal)

• Realizar cobranza preventiva y ejecutiva vía telefónica, correo electrónico y portales de pago (retail, HORECA, distribuidores).
• Emitir y enviar estados de cuenta actualizados a clientes y ejecutivos de venta.
• Gestionar documentos vencidos aplicando protocolos de bloqueo o suspensión de despacho ante impagos, en coordinación con Comercial.
• Conciliar diariamente los pagos recibidos con las facturas emitidas y registrar abonos en el sistema ERP.
• Analizar discrepancias de pago (devoluciones, mermas, quiebre de cadena de frío) y coordinar notas de crédito.

2. Funciones Administrativas, Logísticas y de Inventario (Nuevas Incorporaciones)

• Logística y Distribución:
  • Conocer, supervisar y apoyar en la distribución logística diaria, comprendiendo el flujo de facturación, la emisión de guías de despacho y la optimización o revisión de rutas del sistema de distribución.
  • Actuar como punto de contacto operativo para resolver incidencias de despacho que afecten la facturación o el cobro posterior.
• Control de Inventarios:
  • Ejecutar y liderar el control de inventarios mensual (toma física y cuadre con sistema ERP), detectando desviaciones, mermas o diferencias de stock.
• Contabilidad Básica y Administración:
  • Realizar tareas de contabilidad básica, tales como el registro y revisión de ingresos/egresos, cuadre de caja chica, rendiciones de gastos y apoyo en la conciliación bancaria mensual.

3. Evaluación de Crédito y Reportabilidad

• Evaluar y proponer líneas de crédito o modificaciones de cupo para clientes, considerando comportamiento de pago y estacionalidad.
• Elaborar reportes periódicos de antigüedad de deuda (Aging de cartera), cálculo de DSO (Days Sales Outstanding) y proyecciones de recaudación para el flujo de caja.

III. Requerimientos del Cargo

• Formación Académica:
  • Título técnico superior o universitario en Contabilidad, Administración de Empresas, Finanzas, Ingeniería Comercial o carrera afín.
• Experiencia Laboral:
  • 1 a 3 años de experiencia en roles híbridos o similares (ej. Administración, Control de Gestión, Finanzas o Cobranzas con fuerte base contable y administrativa).
  • Deseable experiencia previa en empresas de distribución, consumo masivo (FMCG) o alimentos, con manejo de portales B2B y nociones de logística/despachos.
• Conocimientos y Herramientas Técnicas:
  • Microsoft Excel (Nivel Intermedio-Avanzado): Tablas dinámicas, funciones lógicas y cruce de datos para conciliación masiva e informes de inventario/cartera.
  • Manejo de ERP: Experiencia comprobable en sistemas de gestión (ej: SAP, Softland, Defontana, Oracle o similar).
  • Normativa Tributaria y Comercial: Conocimientos sólidos de facturación electrónica, guías de despacho, notas de crédito/débito y la ley de plazos de pago vigentes.
  • Conocimiento Logístico: Familiaridad con procesos básicos de distribución, ruteo y control de bodegas/inventarios.