Un·e stagiaire en administration

Visions du Réel; Nyon; On-site; CHF 17,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Logement fourni par le festival

Défraiement déplacements 100 CHF/mois

Job summary

Visions du Réel propose un stage administratif et financier à Nyon, pour soutenir l’équipe dans la gestion comptable, le suivi des commandes et les tâches bureautiques.

Le stagiaire assistera la direction, mettra à jour les documents et participera à l’organisation logistique du festival, y compris logement du staff et déplacements. Intérêt pour la culture et les festivals est indispensable.

Qualifications

• Ouvert à un stage en gestion administrative et comptabilité.
• Intérêt pour le milieu culturel et les festivals.
• Bonnes connaissances Excel et Google Sheet exigées.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer le stress.

Responsibilities

• Gestion administrative et comptabilité.
• Suivi administratif des early-birds et des envois de courrier en grand nombre.
• Mise à jour des contacts dans Eventival.
• Aide aux tâches de bureau et de la direction (courrier, réception des appels, économat, confirmation de paiement, procès-verbaux).
• Aide pour la facturation sur Winbiz et clôture comptable (ventilation).
• Préparation et mise à jour de documents de suivis (Google Sheet, Excel).
• Suivi de la répartition des téléphones et coordination avec une entreprise externe.
• Gestion et coordination des téléphones et vélos pour le staff du Festival.
• Aide à la recherche de logement pour le staff et diffusion d’annonces.
• Mise à jour et envoi de la lettre aux voisins.
• Présence du VdR aux marchés et au Festival (avec stagiaire production).
• Suivi comptable du Foodtrucks et de la billetterie, au restaurant et au bar.
• Gestion de la Great Team durant le Festival et des bénévoles.
• Hospitalité: soutien au secteur hospitalité et préparation de documents.

Skills

Organisation

Rigueur

Gestion de projets

Esprit d'équipe

Gestion du stress

Français natif

Anglais courant

Français courant

Tools

Excel

Google Sheets

Job description

Vos tâches

• Gestion administrative et comptabilité
• Suivi administratif des early-birds et des envois de courrier en grand nombre
• Mise à jour des contacts dans Eventival
• Aide aux tâches de bureau et de la direction (courrier, réception des appels, économat, confirmation de paiement, procès-verbaux)
• Aide pour la facturation sur le logiciel Winbiz et diverses tâches liées à la clôture comptable (ventilation)
• Préparation et mise à jour de documents de suivis utiles aux différents secteurs (Google Sheet, Excel…)
• Suivi de la répartition des téléphones et coordination avec entreprise externe
• Gestion et coordination des téléphones et vélos pour les collaborateur·ice·s du Festival
• Aide à la recherche de logement pour le staff : annonces, mailing
• Mise à jour à jour et envoi de la lettre aux voisins
• Mise en place et suivi de la présence de VdR aux marchés de Nyon, en collaboration avec la·le stagiaire production
• Festival Foodtrucks : suivi comptable et logistique
• Suivi de la comptabilité liée à la billetterie, au restaurant et au bar avec la coordonnatrice administrative et la comptable
• Gestion de la Great Team durant le Festival et de ses bénévoles
• Hospitalité : soutien au secteur hospitalité : suivi, ventilation de facture, préparation et mise à jour de documents, report des informations d’hôtels sur Eventival

Votre profil

• Vous souhaitez rejoindre une structure culturelle dynamique et enrichir vos expériences dans le milieu de l’événementiel culturel.
• Vous faites preuve des qualités/compétences suivantes : Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi administratif et la gestion de projets
• Passionné·e et investi·e dans la conduite de projet
• Fort esprit d’équipe et d’initiative
• Bonnes connaissances informatiques (notamment Excel et Google Sheet)
• Langue maternelle française, anglais courant, allemand un atout
• De nature calme et rigoureuse, excellentes capacités de gestion du stress
• Intérêt pour la culture et/ou les festivals

Ce que l'employeur offre

• Logement fourni par le festival pendant la durée du festival
• Défraiement déplacements 100 CHF/mois travaillé

Conditions

• Pensum: 40-100%
• Arbeitsort: Nyon
• Stellenantritt: novembre 2026
• Vertrag: stage (internship)
• Arbeitszeiten: Taux de travail: novembre (40%), décembre (60%), janvier (80%), février à avril (100%), mai (80%), juin (70%)

Taux: 40-100%

Contact

E-Mail: [e-mail] Téléphone: 022 365 44 55