Teamleader Spare Parts Administration 80-100%

Ferrum Management Services AG; Schafisheim; On-site; CHF 110,000 - 160,000; Full time

Job summary

Ferrum Management Services AG sucht eine Teamleaderin bzw. einen Teamleader Spare Parts Administration in der Schweiz. Sie führen ein Team in der Spare Parts Administration und arbeiten operativ in der Bearbeitung von Ersatzteilanfragen und -aufträgen mit.

50% Führungsverantwortung und 50% operative Mitarbeit sind vorgesehen. Die Rolle erfordert klare Kommunikation, hohe Qualitätsstandards und die Koordination mit internen Fachstellen sowie Kundenbetreuung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung mit gutem technischem Verständnis.
• Mehrjährige Erfahrung im Verkaufsinnendienst oder in der Ersatzteiladministration.
• Führungserfahrung und Fähigkeit Mitarbeitende zu entwickeln und zu motivieren.

Responsibilities

• Führung der Spare Parts Administration personell und fachlich.
• Planung und Steuerung von Kapazitäten, Prioritäten und Ferienabdeckung.
• Regelmässiges Coaching der Mitarbeitenden und Unterstützung bei Fachfragen.
• Durchführung von Personal- und Entwicklungs-gesprächen sowie Festlegung von Zielen.
• Festlegung von Schulungsbedarf und Durchführung entsprechender Weiterbildungen.
• Sicherstellung strukturierter Einarbeitung neuer Mitarbeitender und Wissensweitergabe.

Skills

Führungskompetenz

Kundenorientierung

Projektorganisation

Kommunikation

Deutsch & Englisch

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

ERP-Systeme

CRM

Dokumentationssysteme

Job description

80-100%, Festanstellung

Ziel der Funktion

Der Teamleader Spare Parts Administration führt das Team personell und fachlich und stellt die zuverlässige Bearbeitung von Ersatzteilanfragen und Ersatzteilaufträgen sicher. Die Funktion verbindet Führungsverantwortung mit operativer Mitarbeit als Spare Part Administrator und gewährleistet eine klare Priorisierung, verbindliche Kommunikation und eine hohe Bearbeitungsqualität.

Die Verantwortung umfasst den administrativen Ersatzteilprozess von der qualifizierten Anfrage über Angebot und Auftrag bis zur vollständigen Übergabe an die ausführenden Bereiche. Der Teamleader sorgt dafür, dass Verfügbarkeit, Preise, Lieferbedingungen, Termine und Abweichungen transparent geklärt und gegenüber der Kundenbetreuung oder dem Kunden nachvollziehbar kommuniziert werden.

Organisatorischer Rahmen

Die Funktion ist grundsätzlich mit rund 50 Prozent Führungsaufgaben und rund 50 Prozent operativer Mitarbeit vorgesehen. Die tatsächliche Aufteilung richtet sich nach Teamgrösse, Arbeitsvolumen, Abwesenheiten und betrieblichen Prioritäten. Die Führungsverantwortung hat bei Zielkonflikten Vorrang.

Führungsaufgaben

Personelle und fachliche Führung der Mitarbeitenden in der Spare Parts Administration.

Planung und Steuerung von Kapazitäten, Prioritäten, Aufgabenverteilung, Stellvertretungen und Ferienabdeckung innerhalb des Teams.

Regelmässiges Coaching der Mitarbeitenden sowie Unterstützung bei fachlichen Fragen, schwierigen Kundenfällen und internen Eskalationen.

Durchführung der vorgesehenen Mitarbeitenden- und Entwicklungsgespräche sowie Vereinbarung und Nachverfolgung individueller Entwicklungsziele.

Ermittlung des Schulungsbedarfs und Planung geeigneter interner oder externer Weiterbildungsmassnahmen.

Sicherstellung einer strukturierten Einführung neuer Mitarbeitender und einer nachvollziehbaren Wissensweitergabe im Team.

Festlegung einheitlicher Arbeitsweisen sowie laufende Überprüfung von Arbeitsvorrat, Terminen, Bearbeitungsqualität und offenen Risiken.

Förderung einer verbindlichen Zusammenarbeit sowie frühzeitige Klärung von Verantwortlichkeiten und Konflikten innerhalb des Teams.

Operative Aufgaben

Erstellung von Ersatzteilangeboten zuhanden der Kundenbetreuung oder direkt für den Kunden. Dazu gehören Artikelprüfung, Verfügbarkeitsprüfung, Preisprüfung, Lieferbedingungen und weitere auftragsrelevante Abklärungen.

Vollständige Bearbeitung von Ersatzteilaufträgen einschliesslichen Erfassung, technischer und kaufmännischer Klärung, Auslösung interner Bestellungen und konsequenter Auftragsnachverfolgung.

Frühzeitige und proaktive Information der Kundenbetreuung oder des Kunden bei Engpässen, Terminabweichungen, fehlenden Angaben oder anderen Problemen in der Auftragsbereitstellung.

Koordination und Lösung von Kundenproblemen im Ersatzteilgeschäft gemeinsam mit den zuständigen internen Stellen.

Abklärung individueller Kundenanforderungen an Ersatzteillieferungen und Sicherstellung, dass vereinbarte Besonderheiten korrekt dokumentiert und übergeben werden.

Nachverfolgung des geplanten Ersatzteilverbrauchs aus Rahmenverträgen und Bereitstellung eines nachvollziehbaren Forecasts für die beteiligten Bereiche.

Sicherstellung der Aktualität der Ersatzteildokumentation sowie rechtzeitige Information des Dokumentationsteams bei Änderungen oder erkannten Abweichungen.

Prozessverantwortung und Schnittstellen

Die Verantwortung der Spare Parts Administration beginnt mit einer ausreichend qualifizierten Kundenanfrage oder einer vollständigen internen Übergabe. Sie umfasst Angebotserstellung, Auftragsadministration, interne Koordination und Statuskommunikation. Die operative Verantwortung für Beschaffung, Herstellung, Versand oder technische Freigaben geht an die jeweils zuständige Fachstelle über. Der Teamleader stellt sicher, dass Übergaben vollständig sind und offene Punkte weiterverfolgt werden.

Kundenbetreuung und Account Management verantworten die Kundenbeziehung sowie kommerzielle Verhandlungen ausserhalb der delegierten Kompetenzen. Die Spare Parts Administration stellt belastbare Angebots- und Auftragsdaten bereit und übernimmt die vereinbarte Kundenkommunikation.

Der technische Support und die zuständigen Fachbereiche klären unklare Artikel, technische Alternativen und die Eignung von Ersatzlösungen. Die Spare Parts Administration koordiniert die Anfrage und übernimmt das Ergebnis in Angebot und Auftrag.

Beschaffung und Produktion verantworten Materialverfügbarkeit, Beschaffung, Fertigung und bestätigte Bereitstellungstermine. Die Spare Parts Administration überwacht den Informationsfluss und kommuniziert relevante Änderungen.

Logistik und Export verantworten Verpackung, Versandplanung, Transport und Exportdokumente. Die Spare Parts Administration übermittelt Kundenanforderungen und vollständig geklärte Auftragsdaten.

Q+S und Incident verantworten die fachliche Bearbeitung qualitätsrelevanter oder wiederkehrender Fehler. Die Spare Parts Administration stellt Fallinformationen bereit und koordiniert die Kundenkommunikation mit den zuständigen Stellen.

Kommerzielle Verantwortung und Datenqualität

Anwendung der freigegebenen Preislisten, Kalkulationsgrundlagen, Lieferbedingungen und Rabattregelungen.

Sicherstellung korrekter Ersatzteilpreise und auftragsrelevanter Daten im ERP-System gemäss den festgelegten Verantwortlichkeiten.

Prüfung der Vollständigkeit und Plausibilität von Angeboten und Aufträgen vor der Freigabe oder Übergabe an nachgelagerte Bereiche.

Frühzeitige Eskalation bei unklaren Preisen, aussergewöhnlichen Konditionen, fehlender Verfügbarkeit oder Risiken für die Auftragserfüllung.

Qualität und Prozessentwicklung

Sicherstellung einheitlicher und nachvollziehbarer Abläufe in der Ersatzteiladministration sowie Pflege der dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Hilfsmittel.

Analyse wiederkehrender Fehler und Bearbeitungsprobleme gemeinsam mit den beteiligten Fachstellen sowie Umsetzung geeigneter Korrekturmassnahmen.

Kontinuierliche Weiterentwicklung und Digitalisierung der bestehenden Prozesse mit Fokus auf klare Verantwortlichkeiten, verlässliche Daten und effiziente Bearbeitung.

Sicherstellung, dass Änderungen an Prozessen, Preisen, Artikeln oder Dokumentationen im Team bekannt sind und konsequent angewendet werden.

Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse

Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitenden der Spare Parts Administration im Rahmen der übertragenen Führungsverantwortung.

Festlegung von Prioritäten, Aufgabenverteilung und Stellvertretungen innerhalb des Teams unter Berücksichtigung der betrieblichen Vorgaben.

Gewährung von Rabatten innerhalb der jeweils gültigen Kompetenzregelung. Abweichungen ausserhalb der eigenen Kompetenz sind vor einer Zusage freizugeben.

Unterschriftsberechtigung für Angebote und weitere Dokumente gemäss dem gültigen Unterschriftenreglement.

Einleitung und Koordination interner Eskalationen bei gefährdeten Lieferterminen, Qualitätsproblemen, fehlenden Ressourcen oder ungeklärten Verantwortlichkeiten.

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung mit gutem technischen Verständnis oder technische Grundausbildung mit geeigneter kaufmännischer Weiterbildung.

Mehrjährige Erfahrung im Verkaufsinnendienst, in der Ersatzteiladministration oder in einer vergleichbaren Funktion in einem technischen Umfeld.

Ausgewiesene Erfahrung in der personellen und fachlichen Führung sowie Fähigkeit, Mitarbeitende verbindlich zu führen und weiterzuentwickeln.

Sehr gute Kenntnisse der Ferrum Produkte und ein gutes Verständnis des Customer Service Portfolios oder die Fähigkeit, sich diese Kenntnisse rasch anzueignen.

Sicherer Umgang mit ERP-Systemen, CRM, Dokumentationssystemen und den im Unternehmen eingesetzten digitalen Arbeitsmitteln.

Gutes Verständnis von Auftragsabwicklung, Materialverfügbarkeit, Lieferbedingungen sowie den Schnittstellen zu Beschaffung, Produktion, Logistik und Export.

Sehr gute Kommunikation in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch. Weitere Sprachen sind von Vorteil.

Persönliche Kompetenzen

Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie ein gutes Verständnis für die Anforderungen des technischen Verkaufsinnendienstes.

Klare, respektvolle und verbindliche Führung mit der Fähigkeit, Mitarbeitende zu motivieren und Verantwortung einzufordern.

Strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent und sichere Priorisierung bei hohem Arbeitsvolumen.

Durchsetzungsfähigkeit, Entscheidungsfreude und rechtzeitige Eskalation bei Risiken oder Zielkonflikten.

Vernetztes Denken und konstruktive Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen.

Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und lösungsorientierter Umgang mit anspruchsvollen Kunden- und Teamsituationen.

Rahmen der Funktion

Die Funktion verbindet die Führung der Spare Parts Administration mit der operativen Bearbeitung des Ersatzteilgeschäfts.
Sie trägt keine alleinige Verantwortung für technische Freigaben, Materialbeschaffung, Produktion, Versand, Export oder finanzielle Entscheide, sofern diese nicht ausdrücklich durch eine gültige Kompetenzregelung übertragen wurden.
Für sämtliche Entscheidungen gelten die aktuelle Kompetenzregelung, das Unterschriftenreglement und die internen Prozesse. Die Auflistung der Aufgaben ist nicht abschliessend und kann bei organisatorischen oder geschäftlichen Veränderungen angepasst werden.