Spezialist:in Projektadministration & Governance (60–80 %) (m/f/d), befristet

Accelleron Industries; Baden; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Accelleron Industries sucht eine/m erfahrene/n Projektadministrator/in im Bereich Real Estate & Facility Management. Sie unterstützen die Projektleiter bei Struktur, Statusübersichten und Terminverfolgung und verantworten die Dokumentation sowie die Prozess-Standards über den gesamten Projektlebenszyklus.

Zu Ihren Aufgaben gehören CAPEX-Unterlagen, Protokolle und strukturierte Übergaben an Betrieb, FM und IFM-Dienstleister.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische, technische oder immobilienspezifische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in Projektadministration, -koordination, PMO oder Bau-/Immobilienadministration.
• Sehr strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise; gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Projektadministration & Unterstützung der Projektleiter.
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungsgrundlagen, CAPEX-Unterlagen, Protokollen und relevanten Projektinformationen.
• Unterstützung bei Projektabschluss, Abnahmen und strukturierter Übergabe an Betrieb, FM und IFM-Dienstleister.
• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung einheitlicher Projektprozesse, Vorlagen und Checklisten.
• Erstellung und Pflege übergreifender Projektübersichten, Status- & Terminübersichten sowie Massnahmenverfolgung.
• Enge Zusammenarbeit mit SCM bei Ausschreibungen, Offerteneinholung und Vergabeunterlagen.
• Koordination administrativer Supplier-Onboarding-Themen (NDAs, Lieferantendokumente, Bestellunterlagen).
• Strukturierte Nutzung der Projektablage in Teams und SharePoint; Einsatz von Planner.

Skills

Projektkoordination

PMO

Dokumentenmanagement

Sprachkenntnisse Deutsch

Education

Kaufmännische/technische oder immobilienspezifische Ausbildung

Tools

Microsoft Teams

SharePoint

Planner

Microsoft Office

Meisterplan

AutoCAD

Job description

Bei Accelleron kommst du weiter! Aufbauend auf der Erfolgsgeschichte von mehr als 100 Jahren ABB Turbocharging wirst du Teil eines Teams echter Expertinnen und Experten in einem spannenden internationalen Umfeld, die sich gemeinsam für Spitzenleistungen einsetzen. Als vertrauenswürdiger Partner unterstützen wir unsere Kundinnen und Kunden beim Übergang zu nachhaltigen Industrien mit innovativer Technologie, Expertise und intelligenten Lösungen.Wir fördern Vielfalt und Inklusion in allen Dimensionen (z. B. Geschlecht, LGBTQ+, ethnische Zugehörigkeit, Alter, Beeinträchtigung, Religion oder andere Merkmale), da wir individuelle Unterschiede begrüssen und feiern.Stellenbeschreibung:Diese Position ist auf zwei Jahre befristet, mit der Möglichkeit einer Verlängerung.In dieser Rolle unterstützen Sie die Projektleiter im Real Estate & Facility Management bei einer strukturierten, effizienten und nachvollziehbaren Projektabwicklung. Die Verantwortung für Scope, technische Lösungen, Kosten, Termine und Projektergebnis bleibt beim jeweiligen Projektleiter. Sie übernehmen die Federführung bei Projektadministration, Dokumentationsqualität, Standards, Prozessen und übergreifender Projekttransparenz. Damit schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für die Projektsteuerung und entwickeln die Arbeitsweise im RE/FM-Projektportfolio kontinuierlich weiter.Ihre Verantwortlichkeiten:Projektadministration & Unterstützung der ProjektleiterUnterstützung der Projektleiter bei Projektstruktur, Statusübersichten, Pendenzen, Entscheiden, Meetings und Projektunterlagen.Vorbereitung und Nachverfolgung von Entscheidungsgrundlagen, CAPEX-Unterlagen, Protokollen und relevanten Projektinformationen.Unterstützung bei Projektabschluss, Abnahmen und strukturierter Übergabe an Betrieb, FM und IFM-Dienstleister.Projekt-Governance, Prozesse & QualitätAufbau, Pflege und Weiterentwicklung einheitlicher Projektprozesse, Standards, Vorlagen und Checklisten.Sicherstellung einer vollständigen, aktuellen und nachvollziehbaren Projektdokumentation über den gesamten Projektlebenszyklus.Überprüfung definierter Prozess- und Dokumentationsanforderungen sowie Organisation von Lessons Learned und Verbesserungen.Projekttransparenz & ReportingAufbau und Pflege übergreifender Projektübersichten für Real Estate & Facility Management.Sicherstellung transparenter Informationen zu Status, Terminen, Pendenzen, Risiken, Entscheidungen und nächsten Schritten.Unterstützung von Projektleitern und Management bei Reviews, Reports und konsequenter Massnahmenverfolgung.Beschaffungs- & LieferantenunterstützungEnge Zusammenarbeit mit SCM und den Projektleitern bei Ausschreibungen, Offerteneinholung, Angebotsvergleichen und Vergabeunterlagen.Koordination administrativer Supplier-Onboarding-Themen wie NDAs, erforderlicher Lieferantendokumente und Bestellunterlagen.Unterstützung der Kommunikation und Dokumentation mit Planern, Unternehmern und Dienstleistern. SCM bleibt Owner des Beschaffungsprozesses.Systeme & DokumentenmanagementStrukturierte Nutzung und Weiterentwicklung der Projektablage in Microsoft Teams und SharePoint.Nutzung von Microsoft Planner für das Aufgaben-, Pendenzen- und Massnahmenmanagement sowie Sicherstellung einer konsistenten Ablagestruktur.Unterstützung bei der Weiterentwicklung digitaler Werkzeuge und Arbeitsweisen im RE/FM-Projektmanagement.Ihr Profil:Abgeschlossene kaufmännische, technische oder immobilienspezifische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.Mehrjährige Erfahrung in Projektadministration, Projektkoordination, PMO, Bau-/Immobilienadministration oder einem vergleichbaren Umfeld.Sehr strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein.Erfahrung im Dokumenten-, Pendenzen- und Prozessmanagement sowie in der Unterstützung mehrerer Projektleiter und interner Schnittstellen.Gutes Verständnis von Projektabläufen sowie von Beschaffungs- und Lieferantenprozessen.Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.Sicherer Umgang mit Microsoft Teams, Microsoft Planner, SharePoint und den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.Von Vorteil:Erfahrung im Real Estate-, Bau-, Infrastruktur- oder Facility-Management-Umfeld, idealerweise in einem industriellen Unternehmen.Kenntnisse in CAPEX-Prozessen, Ausschreibungen, Offertvergleichen und Supplier-Onboarding.Erfahrung in Prozessoptimierung, Standardisierung oder beim Aufbau einer PMO-/Projekt-Governance-Struktur.Kenntnisse in Meisterplan und/oder AutoCAD.Englischkenntnisse.Woran wir den Erfolg in dieser Rolle messen:Projektleiter werden bei administrativen und koordinativen Aufgaben spürbar entlastet und können sich auf die Führung ihrer Projekte konzentrieren.Projektdokumentationen sind vollständig, aktuell, einheitlich strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.Projektstatus, Pendenzen, Entscheidungen, Risiken und nächste Schritte sind transparent und aktuell.Standards, Prozesse, Vorlagen und Ablagestrukturen sind praktikabel, etabliert und werden kontinuierlich weiterentwickelt.Beschaffungs- und Supplier-Onboarding-Unterlagen sind vollständig und rechtzeitig für SCM und die Projektverantwortlichen vorbereitet.Projektabschlüsse und Übergaben erfolgen strukturiert, dokumentiert und ohne Informationsverlust.Die Rolle schafft Verbindlichkeit und Qualität über das RE/FM-Projektportfolio hinweg, ohne die Projektverantwortung der Projektleiter zu übernehmen.Wir freuen uns auf deine Bewerbung (gerne auf Englisch). Wenn du mehr über Accelleron erfahren möchtest, besuche unsere Website accelleron.com.Datenschutzerklärung von Accelleron: accelleron.com/privacy-notice/candidateJob Family Group:Administration