Spécialiste en administration à l'ANS

Département fédéral des finances; Bern; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Le Département fédéral des finances recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) capable de gérer des tâches administratives variées dans l'organisation, la gestion de l'information et les acquisitions, principalement en langue allemande.

Vous assumerez le rôle de point de contact principal, planifierez des rendez-vous, gérerez la correspondance et soutiendrez l'exploitation opérationnelle, tout en assurant l'archivage et le partage fluide des informations.

Qualifications

• Formation commerciale et plusieurs années d'expérience en assistance, administration ou coordination.
• Intérêt pour les méthodes numériques, maîtrise de MS Office et connaissance éventuelle de GEVER/Acta Nova.
• Sens de l'organisation, autonomie et capacité à prioriser.
• Bonnes compétences en communication et esprit d'équipe.

Responsibilities

• Gérer des tâches administratives variées, organisation, gestion de l'information, acquisitions et administration, principalement en allemand.
• Assumer le rôle de principal point de contact et coordonner les rendez-vous, la correspondance et les points en suspens.
• Participer à l'optimisation des processus, à l'assurance qualité et au soutien de l'exploitation opérationnelle.
• Fournir un appui à l'organisation et à la coordination de séances et d'événements, y compris la préparation de documents, de présentations et de procès-verbaux.
• Aider à garantir l'archivage structuré des documents et un échange d'information fluide.

Skills

Maîtrise MS Office

Méthodes numériques

Bilingue – deux langues officielles

GEVER/Acta Nova connaissance

Tools

GEVER/Acta Nova

Job description

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Gérer de façon autonome des tâches administratives variées dans les domaines de l'organisation, de la gestion de l'information, des acquisitions et de l'administration, principalement en langue allemande
• Assumer le rôle de principal point de contact et coordonner les rendez-vous, la correspondance et les points en suspens
• Participer activement à l'optimisation de processus, à l'assurance qualité et au soutien de l'exploitation opérationnelle
• Fournir un appui à l'organisation et à la coordination de séances et d'événements, y compris la préparation de documents, de présentations et de procès-verbaux
• Aider à garantir l'archivage structuré des documents et un échange d'information fluide

Ce qui vous rend unique

• Formation commerciale et plusieurs années d'expérience dans une fonction polyvalente d'assistance, d'administration ou de coordination
• Intérêt marqué pour les méthodes de travail numériques, maîtrise de la suite MSOffice et, dans l'idéal, connaissance de GEVER/Acta Nova
• Sens de l'organisation, méthode de travail structurée et autonome, capacité à établir des priorités
• Fiabilité, sens du service et de la communication, esprit d'équipe, flexibilité
• Très bonne connaissance de deux langues officielles

Ce que nous offrons

• Travailler pour la Suisse Nous nous engageons pour le succès du modèle suisse et pour le bien-être de la population.
• La diversité au quotidien Nous veillons à l'égalité des chances, qui nous permet de déployer nos compétences et d'exprimer des points de vue différents.
• Santé au travail Nous assistons et conseillons nos collaboratrices et collaborateurs pour toutes les questions liées à la santé physique ou psychique.

Organe d'état-major central du département, le Secrétariat général du DFF (SG-DFF) comprend les divisions État-major, Communication, Ressources, Service juridique, Numérisation et informatique ainsi que la déléguée fédérale au plurilinguisme et l'Administration numérique suisse (ANS). L'Administration numérique suisse (ANS) est rattachée sur le plan administratif au Secrétariat général du Département fédéral des finances. L'ANS coordonne et pilote la transformation numérique de la Confédération, des cantons et des communes, développe la stratégie pour l'administration numérique et s'engage pour le développement des services de base et la diffusion des prestations électroniques. Elle encourage la normalisation et l'harmonisation des processus techniques et spécialisés, et crée à cet effet des groupes de travail et des groupes spécialisés au sein desquels peuvent collaborer des experts issus de l'administration, de l'économie, du monde scientifique et de la société civile. Elle travaille en réseau avec des organisations apparentées. Vous trouverez davantage d'informations sous www.administration-numerique-suisse.ch.