Spécialiste Administratif B2B

Jobup; Chiasso; Hybrid; CHF 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Semaine de travail 36h

Hybride - travail possible

Job summary

Lastminute.com recherche un Spécialiste Administratif B2B pour rejoindre l'équipe Partenariats à Chiasso. Vous agissez comme référence administrative entre les partenariats et l'administration/finances, en rapprochant les ventes partenaires et les flux financiers.

Vous utiliserez Excel et des outils IA pour vérifier les données, générer les documents comptables et optimiser les processus, tout en respectant les délais et en travaillant en mode hybride.

Qualifications

• Excellentes compétences Excel (RECHERCHEV, tableaux croisés dynamiques).
• Utilisation confiante des outils d'IA au quotidien pour accélérer analyses et tâches routinières.
• Au moins 3 ans d'expérience en tâches administratives de bureau.
• Connaissance des notions administratives et comptables (factures, notes de crédit, bons de commande).
• Anglais écrit et parlé excellent (l'italien est un plus).
• Diplôme universitaire requis en économie est un atout.
• Grande précision et sens du détail.
• Autonomie et proactivité dans la gestion des tâches.
• Bonnes compétences interpersonnelles et esprit d'équipe.
• Capacité à travailler dans un environnement en développement et changement rapide.

Responsibilities

• Être le point de contact de l'équipe Partenariats avec l'équipe Administration et le département administratif des partenaires.
• Travailler avec les Partenariats pour comprendre les flux commerciaux et représenter les besoins auprès de la Finance.
• Vérifier mensuellement, à l'aide d'Excel, les données de ventes des partenaires et s’enquêter sur les divergences.
• Fournir les données mensuelles pour l’émission des documents comptables et assurer le rapprochement des chiffres.
• Créer et gérer les bons de commande pour couvrir les factures payables.
• Gérer les tâches de bout en bout de manière autonome et dans les délais mensuels.
• Proposer et mettre en œuvre des améliorations des flux avec IA et automatisation.

Skills

Excel avancé

IA outils

Esprit d'équipe

Anglais courant

Education

Diplôme universitaire

Économie souhaitable

Tools

Outils IA

Job description

Rejoignez lastminute.com en tant que Spécialiste Administratif B2B. Travaillez dans un environnement dynamique et bénéficiez d'une semaine de travail plus courte.

Tâches

• Agir en tant que point de contact administratif pour le partenariat.
• Vérifier mensuellement les données de vente des partenaires avec Excel.
• Gérer les commandes d'achat et assurer la réconciliation des chiffres.

Compétences

• Minimum 3 ans d'expérience en tâches administratives.
• Compétences avancées en Excel et utilisation d'outils IA.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en travail d'équipe.

Spécialiste Administratif B2B

• Temps plein
• Département : Marketing & Médias

Description de l'entreprise

Chez lastminute.com, nous vivons pour les vacances. Nous sommes le leader européen Travel-Tech des forfaits vacances dynamiques. Grâce à la technologie, nous transformons les pensées spontanées en expériences significatives, aidant les gens à voyager à travers le monde

Description du poste

Le cadre

• Intitulé du poste : Spécialiste Administratif B2B
• Mode de travail : Hybride
• Équipe : Partenariats
• Lieu : Chiasso, Suisse
• Contrat : CDD (1 an) - temps plein (36 heures/semaine)
• Temps de déplacement requis : Aucun / Minimal

Nous recherchons un Spécialiste Administratif B2B pour rejoindre l'équipe Partenariats chez lastminute.com, une entreprise mondiale dynamique de 1 200 personnes animant des millions de voyages de vacances.

L'équipe Partenariats gère un portefeuille croissant de partenaires B2B, et nous avons besoin d'une personne qui devienne leur point de référence administratif : quelqu'un qui comprend comment fonctionne notre activité de partenariat, avec ses flux et spécificités, et la capacité de traduire les besoins commerciaux et financiers en exigences fonctionnelles et cas d'utilisation pour les équipes Tech. Bonnes compétences en gestion de projet, y compris l'analyse des dépendances et la coordination entre processus, systèmes et équipes.

Positionné entre les équipes Partenariats et Administration & Finance, vous vous assurerez que les ventes de nos partenaires sont correctement rapprochées, facturées et couvertes, en apportant les besoins de l'équipe et de nos partenaires à la Finance, et les exigences de la Finance à l'équipe. Vous prendrez en charge vos tâches de bout en bout en toute autonomie, et vous utiliserez intelligemment les outils de données et l'IA pour rendre nos processus actuels plus rapides et plus fiables.

Si vous êtes précis avec les chiffres, curieux de comprendre comment une entreprise fonctionne en coulisses et désireux d'améliorer les méthodes de travail, continuez votre lecture !

Responsabilités clés

• Être le point de contact de l'équipe Partenariats avec l'équipe Administration et le département administratif des partenaires, pour toutes les tâches administratives, et la référence administrative pour nos partenaires.
• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe Partenariats pour apprendre les flux commerciaux et les spécificités de chaque partenaire, et représenter les besoins de l'équipe et des partenaires auprès de la Finance
• Vérifier mensuellement, à l'aide d'Excel, les données de ventes communiquées par les partenaires par rapport aux données des systèmes de l'entreprise, en enquêtant et en alignant toute divergence.
• Fournir à l'équipe Administration, chaque mois, les données nécessaires à l'émission des documents comptables aux partenaires concernés, en prenant la responsabilité complète de bout en bout pour garantir que toutes les étapes administratives internes et partenaires sont complétées et que les chiffres sont correctement rapprochés.
• Créer et gérer les bons de commande pour couvrir les factures payables de l'équipe.
• Gérer de manière autonome les tâches assignées, du début à la fin, en respectant les délais mensuels.
• Proposer et mettre en œuvre des améliorations aux flux actuels, en tirant également parti des outils d'IA et de l'automatisation pour optimiser les activités.

Qualifications

Essentiel

• Excellentes compétences Excel (RECHERCHEV, tableaux croisés dynamiques, etc.).
• Utilisation confiante et quotidienne des outils d'IA pour accélérer l'analyse et les tâches routinières, avec la curiosité de trouver de nouveaux cas d'utilisation.
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle en tâches administratives de bureau.
• Connaissance des concepts administratifs et comptables (factures, notes de crédit, bons de commande).
• Langues : excellent anglais écrit et parlé. L'italien est considéré comme un plus apprécié.
• Diplôme universitaire requis ; un diplôme en économie est considéré comme un atout.
• Grand niveau de précision et attention aux détails.
• Autonomie et proactivité dans la gestion des tâches assignées, avec un esprit de résolution de problèmes.
• Bonnes compétences interpersonnelles et excellente capacité à travailler en équipe.
• Capacité à travailler dans un environnement en développement, dont la dynamique et les directives peuvent changer très rapidement.

Informations supplémentaires

Comment nous travaillons ensemble :

• Un environnement inclusif, convivial et international (vous travaillerez avec des collègues de plus de 10 pays et plus de 48 nationalités)
• Semaine de travail plus courte (36h en temps plein), avec une demi-journée de travail le vendredi
• Début et fin de journée de travail flexibles
• Possibilité de travailler de n'importe où pendant une période définie par an selon la réglementation locale

Comment nous apprenons ensemble :

• Fri-Yays : une demi-journée le vendredi matin sans réunions, dédiée au travail en profondeur, à la croissance personnelle, à l'apprentissage et à la formation et/ou au temps de concentration.
• Parcours de formation au développement des compétences professionnelles et managériales, accès aux plateformes d'e-learning et à notre plateforme interne offrant des contenus de formation sur mesure

Autres avantages :

• 2 jours de congé payés par an pour des activités de bénévolat
• Événements sociaux occasionnels pour favoriser les liens entre collègues
• Réductions dans l'industrie du voyage et tarifs exclusifs flash pour le personnel
• Nous soutenons nos employés lors des moments importants de la vie avec des options de congé (par exemple, responsabilités parentales, mariages, deuils, déménagements, etc.) conformément aux lois locales.

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