Sekretärin der Geschäftsleitung

SIC Advisory AG; Cham; Vor Ort; CHF 60.000 - 80.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Home-Office möglich

Moderne Arbeitsplätze

Flache Hierarchien

Flexible Arbeitszeiten

Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

SIC Advisory AG in Cham, Schweiz, sucht eine zuverlässige Sekretärin/Back Office Administrator, die das organisatorische Rückgrat des Büros bildet und Geschäftsleitung sowie das technische Team entlastet. Zu den Aufgaben gehören Kalenderkoordination, Reiseplanung, professionelle Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Büroverwaltung und Unterstützung der Data Analytics/MLOps.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder ein BWL-Studium sowie 2–3 Jahre Erfahrung mit, sichern MS Office 365,

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. EFZ) oder Studium in Wirtschaft/BWL.
• Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Back-Office-R Rolle.
• Gute Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse und sichere MS Office 365 Kenntnisse.

Aufgaben

• Koordination von Terminen, Besprechungen und Videokonferenzen für Geschäftsleitung und Projektleiter.
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inkl. Flüge, Hotels und Transport.
• Verfassen von Dokumenten, Präsentationen und Protokollen; Posteingang/-ausgang; interne/externe Kommunikation (DE/EN).
• Büroorganisation inklusive Beschaffung von Büromaterial, Vertragsverwaltung und Koordination mit externen Dienstleistern.

Kenntnisse

MS Office

Organisation

Deutsch C2

Englisch B2

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung EFZ

Tools

MS Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung: Sekretärin / Back Office Administrator

Unternehmen: SIC Advisory AG

Standort: Cham, Schweiz

Über uns:

Die SIC Advisory AG ist Ihr Partner für zukunftsweisende Technologielösungen im Bereich Künstliche Intelligenz, MLOps und skalierbare Hochleistungsrechenzentren (GPU-Cluster). Mit Sitz in Cham unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Dateninfrastruktur zu optimieren und KI-Modelle produktiv zu machen. In einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und einem hochqualifizierten Team aus Data Scientists und Cloud-Architekten suchen wir eine verlässliche und strukturierte Persönlichkeit, die unser Back Office perfekt organisiert und unsere Führungskräfte entlastet.

Ihre Aufgaben

Sie sind das organisatorische Rückgrat unseres Büros in Cham und die rechte Hand der Geschäftsleitung sowie des technischen Teams.

• Termin- & Kalendermanagement: Sie koordinieren nationale und internationale Termine, Besprechungen und Videokonferenzen für die Geschäftsleitung und Projektleiter und behalten stets den Überblick.
• Reiseorganisation: Sie planen und buchen Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen) inklusive der Erstellung von detaillierten Reiseunterlagen.
• Schriftliche Korrespondenz: Sie erstellen professionelle Dokumente, Präsentationen und Protokolle. Sie verwalten den Posteingang/-ausgang und pflegen die interne und externe Kommunikation (auf Deutsch und Englisch).
• Büroorganisation & Verwaltung: Sie sind für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag zuständig – von der Bestellung von Büromaterial über die Verwaltung von Verträgen bis hin zur Koordination mit externen Dienstleistern (Hausverwaltung, IT-Equipment).
• Schnittstelle zum Team: Sie unterstützen die Fachbereiche (Data Analytics, MLOps) bei administrativen Aufgaben und sorgen dafür, dass sich unsere technischen Experten voll und ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
• Finanz- & Rechnungswesen: Sie unterstützen bei der Erfassung von Spesenabrechnungen, der Rechnungsprüfung und der termingerechten Weiterleitung an die Buchhaltung.

Ihr Profil

• Erfahrung: Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann EFZ) oder ein Studium im Bereich Wirtschaft/BWL und bringen mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenz- oder Back-Office-Rolle mit.
• Organisationstalent: Sie sind strukturiert, zuverlässig und arbeiten auch unter Zeitdruck präzise. Sie behalten den Überblick über mehrere parallele Aufgaben.
• Technologie-affin: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und haben idealerweise erste Erfahrung mit modernen Kollaborationstools (z. B. Teams, Slack, SharePoint). Ein grundlegendes Interesse an der Technologiebranche (KI / IT-Infrastruktur) ist ein Plus.
• Sprachkenntnisse: Sie kommunizieren souverän und verhandlungssicher in Deutsch (Muttersprache oder Niveau C2) sowie sehr gut in Englisch (mindestens Niveau B2/C1), da unsere internen Prozesse oft zweisprachig geführt werden.
• Diskretion: Im Umgang mit vertraulichen Unternehmens- und Personaldaten zeichnen Sie sich durch ein hohes Maß an Verschwiegenheit und Loyalität aus.

Wir bieten

• Ein zukunftsorientiertes Umfeld: Werden Sie Teil eines wachsenden Unternehmens an der Spitze der KI-Entwicklung und erleben Sie hautnah, wie moderne Technologien entstehen.
• Flache Hierarchien: Kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes, kollegiales Arbeitsklima. Ihre Meinung zählt!
• Flexibilität: Genießen Sie flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, je nach Aufgabenstellung auch mobil zu arbeiten (Home-Office).
• Moderner Arbeitsplatz: Ein helles, modernes Büro in Cham mit bester Anbindung und hochwertiger technischer Ausstattung.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Bei uns haben Sie die Chance, sich weiterzubilden und langfristig mehr Verantwortung zu übernehmen.